Millised dokumendid edastada raamatupidajale Eestis

Eesti OÜ igakuiseks raamatupidamiseks valmistage ette klientidele esitatud ja tarnijatelt saadud arved, panga- ja maksekontode väljavõtted, kuludokumendid ning andmed töötajatele tehtud väljamaksete kohta. Lisage laenude, tagasimaksete ja muude tavapärasest erinevate tehingute juurde selgitused. Dokumentide täpne koosseis sõltub ettevõtte tegevusest. Allolev kontrollnimekiri aitab veenduda, et midagi pole puudu.

Ainuüksi pangaväljavõte ei selgita alati, mida ettevõte ostis ja milleks. Näiteks kinnitab makse tarnijale raha liikumist, arve või leping aga selgitab tehingu sisu. Seetõttu on parem koguda dokumendid koos selgitustega, mitte saata neid ükshaaval pärast raamatupidaja küsimusi.

Millised dokumendid iga kuu kokku koguda

Kasutage nimekirja töökorralduse alusena, mitte kõigile kohustuslike vormide loeteluna. Kui ettevõttel mõnda liiki tehinguid ei olnud, pole vastavat osa vaja.

• Müük. Esitatud arved, kreeditarved ja tagasimaksetega seotud dokumendid. Märkige tühistatud arved ning varem edastatud dokumentide muudatused, et raamatupidaja teaks, milline versioon kehtib.
• Ostud ja kulud. Tarnijate arved, tšekid, tellimuste kinnitused ning muud ettevõtte kuludokumendid. Kui ostu eesmärk pole ilmne, selgitage lühidalt selle seost OÜ tegevusega.
• Pangad ja makseteenused. Kõigi kasutatud kontode väljavõtted sama perioodi kohta. Kui ettevõte saab makseid platvormi kaudu, lisage selle aruanne koos teenustasude ja tagasimaksetega, mitte üksnes panka laekunud summa.
• Töötajad ja väljamaksed. Lepingute ja töötasu muudatused, tööaja andmed, puhkused ning muu arvestuseks vajalik teave. Edastage isikuandmed kokkulepitud turvalise kanali kaudu.
• Laenud ja arveldused omanikuga. Lepingud, otsused ja selgitused ettevõtte ning omaniku vaheliste ülekannete kohta. Märge „ülekanne” ei selgita iseenesest makse alust.
• Vara ja ebatavalised tehingud. Seadmete ostu või müügi, rendi, suurte ettemaksete ning uute tegevusaladega seotud dokumendid. Neid tehinguid on parem eraldi arutada.

Mida arvel või tšekil kontrollida

Rahandusministeeriumi selgituse järgi peab algdokument võimaldama mõista tehingut ja hinnata selle tõepärasust. Dokumendis peavad olema tehingu kuupäev, majandusliku sisu kirjeldus ja arvnäitajad. Juriidiliste isikute vahelise tehingu puhul on olulised ka dokumendi tunnus ja osapoolte andmed. Käibemaksuarvetele kehtivad lisanõuded.

Enne saatmist kontrollige, kas dokument on tervikuna loetav, summa ja valuuta on näha ning ettevõtte andmed õiged. Kui saate parandatud arve, lisage märge selle kohta, millist dokumenti see asendab. Ärge parandage tarnija andmeid ise: küsige temalt korrektne dokument.

Käibemaksukohustuslasena registreerimise ja käibemaksuarvestuse küsimustes vaadake FPRO lehte „Käibemaks Eestis”. Arvel näidatud maksusumma ei lahenda veel kõiki küsimusi selle kajastamise kohta konkreetse ettevõtte raamatupidamises.

Kuidas failid segaduseta üle anda

Leppige raamatupidajaga kokku üks peamine kanal ja dokumentide edastamise kuupäev. See on töökorralduslik kokkulepe: teise ettevõtte teenuslepingus olevat tähtaega ei tuleks pidada kõigile ettevõtetele kehtivaks üldiseks tähtajaks.

1. Määrake periood. Jagage dokumendid kuude kaupa ning eraldage iga kuu sees müük, ostud, väljavõtted ja muud tehingud.
2. Säilitage algsed failid. Saatke saadud elektrooniline dokument, mitte kuvatõmmis selle osast. Kui pangast või raamatupidamistarkvarast saab andmeid eksportida, täpsustage sobiv vorming ette.
3. Nimetage failid arusaadavalt. Näiteks lisage kuupäev, tehingupartner ja arve number. See on soovitus otsimise lihtsustamiseks, mitte seadusest tulenev failinime nõue.
4. Koostage küsimuste nimekiri. Ebaselge makse puhul märkige kuupäev, summa, tehingupartner ja juba teada olev teave. Kui dokument puudub, andke sellest kohe teada.
5. Kontrollige ligipääsu. Veenduge, et raamatupidaja saab kausta avada ja failid alla laadida. Paroole ega isiklikke digiallkirjastamise koode ei ole vaja dokumentidega koos saata.

Mida teha, kui osa dokumente puudub

Ärge asendage puuduvat dokumenti väljamõeldud kirjeldusega. Küsige koopia tarnijalt või laadige see teenuse kasutajakontolt alla ning edastage raamatupidajale puuduste nimekiri. Märkige eraldi maksed, mille otstarvet pole veel õnnestunud kindlaks teha.

Kui varasemate perioodide raamatupidamine on lõpetamata, määrake esmalt piir: millise kuupäevani on andmed kinnitatud, millised väljavõtted on olemas ja millised dokumendid puuduvad. See aitab enne jooksva töö alustamist arutada raamatupidamise taastamise mahtu.

Raamatupidajale edastamine ei asenda arhiivi

Korraldage säilitamine nii, et ettevõttele jääks ligipääs dokumentidele ka pärast raamatupidaja vahetamist. Leppige ette kokku, kus asuvad originaalid, kes teeb andmeväljavõtted ja kuidas antakse arhiiv teenuse lõppemisel üle.

Säilitustähtaja arvestus ei alga kõigi dokumentide puhul samast hetkest. Rahandusministeerium toob raamatupidamise algdokumentide üldreeglina välja seitse aastat vastava majandusaasta lõpust. Käibemaksukohustuslastele selgitab Maksu- ja Tolliamet esitatud ja saadud arvete säilitamist eraldi: seitse aastat arve väljastamisest või saamisest, säilitades teabe algsel kujul. Seega tuleb elektrooniline arve säilitada elektrooniliselt.

Kontroll enne saatmist

• Valitud on üks periood ja kogutud kõigi kasutatud kontode väljavõtted.
• Arvetele ja kuludele on lisatud vajalikud selgitused.
• Tagasimaksed, teenustasud ja parandatud dokumendid pole puudu.
• Töötajate ja väljamaksete muudatused on edastatud eraldi.
• Puuduvad dokumendid on loetletud ning ligipääs failidele kontrollitud.

Kui vajate jooksvat raamatupidamist või kogunenud dokumentide korrastamist, vaadake, kuidas on korraldatud raamatupidamisteenused Eestis. Enne pöördumist piisab ettevõtte tegevuse, raamatupidamise seisukorra ja dokumentide mahu kirjeldusest. Töö sisu lepitakse kokku teie olukorra järgi.