Какие документы передавать бухгалтеру в Эстонии

Для ежемесячного учёта эстонской OÜ подготовьте счета покупателям и от поставщиков, выписки по банковским и платёжным счетам, документы по расходам и сведения о выплатах сотрудникам. К займам, возвратам и другим нестандартным операциям приложите пояснения. Точный состав пакета зависит от деятельности компании: ниже список, по которому удобно проверить, ничего ли не потерялось.

Одна банковская выписка не всегда объясняет, что купила компания и зачем. Например, платёж поставщику подтверждает движение денег, а счёт или договор раскрывает содержание сделки. Поэтому документы лучше собирать вместе с пояснениями, а не досылать их по одному после вопросов бухгалтера.

Какие документы собрать за месяц

Используйте этот список как основу рабочего процесса, а не как универсальный перечень обязательных форм. Если какого-то вида операций у компании не было, соответствующий раздел не нужен.

• Продажи. Выставленные счета, кредитные счета и документы по возвратам. Отметьте отменённые счета и изменения уже переданных документов, чтобы бухгалтер видел актуальную версию.
• Покупки и расходы. Счета поставщиков, чеки, подтверждения подписок и другие документы по затратам компании. Для неоднозначной покупки кратко поясните её связь с работой OÜ.
• Банк и платёжные сервисы. Выписки по всем использованным счетам за один и тот же период. Если компания принимает платежи через платформу, приложите её отчёт с комиссиями и возвратами, а не только сумму, поступившую в банк.
• Сотрудники и выплаты. Изменения договоров и оплаты, сведения об отработанном времени, отпусках и других обстоятельствах, которые нужны для расчёта. Передавайте персональные данные по согласованному защищённому каналу.
• Займы и расчёты с владельцем. Договоры, решения и пояснения к переводам между компанией и собственником. Пометка «перевод» сама по себе не раскрывает основание платежа.
• Имущество и необычные сделки. Документы по приобретению или продаже оборудования, аренде, крупным авансам и новым видам деятельности. Такие операции лучше обсудить отдельно.

Что проверить в счёте или чеке

По разъяснению Министерства финансов Эстонии, первичный документ должен позволять понять сделку и оценить её достоверность. В нём должны быть дата операции, описание её содержания и числовые показатели. Для сделки между юридическими лицами важны также идентификатор документа и данные сторон. Для счетов по НДС действуют дополнительные требования.

Перед отправкой проверьте, читается ли документ целиком, видны ли сумма и валюта, правильно ли указана компания. Если прислали исправленный счёт, приложите его с пометкой, какой документ он заменяет. Не исправляйте реквизиты поставщика самостоятельно: запросите корректный документ у него.

При вопросах о регистрации и учёте НДС используйте раздел FPRO «НДС в Эстонии». Наличие суммы налога на счёте ещё не решает все вопросы о её отражении в учёте конкретной компании.

Как передать файлы без путаницы

Согласуйте с бухгалтером один основной канал и дату передачи документов. Это рабочая договорённость: не стоит принимать срок из чужого договора обслуживания за общий срок, установленный для всех компаний.

1. Обозначьте период. Разложите документы по месяцам, а внутри месяца разделите продажи, покупки, выписки и прочие операции.
2. Сохраните исходные файлы. Передавайте полученный электронный документ, а не скриншот его части. Если доступна выгрузка из банка или учётной системы, уточните нужный формат заранее.
3. Назовите файлы понятно. Например, дата, контрагент и номер счёта. Это рекомендация для поиска, а не требование закона к названию файла.
4. Составьте список вопросов. Для непонятного платежа укажите дату, сумму, контрагента и то, что уже известно. Если документа нет, сообщите об этом сразу.
5. Проверьте доступ. Убедитесь, что бухгалтер может открыть папку и скачать файлы. Пароли и личные коды электронной подписи вместе с документами передавать не нужно.

Что делать, если часть документов отсутствует

Не заменяйте недостающий документ вымышленным описанием. Запросите копию у поставщика или в личном кабинете сервиса, а бухгалтеру передайте список пробелов. Отдельно укажите платежи, назначение которых пока не удалось установить.

Если учёт за предыдущие периоды не завершён, начните с границы: по какой дате данные подтверждены, какие выписки доступны и каких документов не хватает. Это поможет обсудить объём восстановления учёта до начала текущей работы.

Передача бухгалтеру не заменяет архив

Организуйте хранение так, чтобы компания сохраняла доступ к документам и после смены бухгалтера. Заранее договоритесь, где находятся оригиналы, кто делает выгрузки и как передаётся архив при завершении обслуживания.

Срок хранения нельзя одинаково отсчитывать для всех документов. Минфин указывает общее правило для первичных бухгалтерских документов: семь лет после окончания соответствующего финансового года. Для плательщиков НДС Налогово-таможенный департамент Эстонии отдельно поясняет хранение выставленных и полученных счетов: семь лет со дня выставления или получения, с сохранением исходной формы информации. Поэтому электронный счёт нужно сохранять электронно.

Проверка перед отправкой

• Выбран один период, выписки собраны по всем использованным счетам.
• К счетам и расходам приложены нужные пояснения.
• Возвраты, комиссии и исправленные документы не потерялись.
• Изменения по сотрудникам и выплатам переданы отдельно.
• Недостающие документы перечислены, доступ к файлам проверен.

Если нужен постоянный учёт или разбор накопившихся документов, посмотрите, как устроено бухгалтерское обслуживание в Эстонии. Перед обращением достаточно описать деятельность компании, состояние учёта и объём документов: состав работы согласуется под вашу ситуацию.