Welche Unterlagen benötigt Ihr Buchhalter in Estland?

Für die monatliche Buchhaltung einer estnischen OÜ stellen Sie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Auszüge von Bank- und Zahlungskonten, Ausgabenbelege und Angaben zu Zahlungen an Beschäftigte zusammen. Ergänzen Sie Darlehen, Erstattungen und andere ungewöhnliche Geschäftsvorfälle um Erläuterungen. Welche Unterlagen erforderlich sind, hängt von der Tätigkeit Ihres Unternehmens ab. Die folgende Liste hilft Ihnen, die Vollständigkeit zu prüfen.

Ein Kontoauszug allein erklärt nicht immer, was das Unternehmen gekauft hat und zu welchem Zweck. Eine Zahlung an einen Lieferanten belegt beispielsweise den Geldfluss; erst die Rechnung oder der Vertrag beschreibt das Geschäft. Sammeln Sie Belege deshalb zusammen mit den notwendigen Erläuterungen, statt sie nach jeder Rückfrage einzeln nachzureichen.

Welche Unterlagen Sie monatlich zusammenstellen sollten

Verwenden Sie die Liste als Grundlage für Ihren Arbeitsablauf, nicht als allgemein verbindliches Verzeichnis vorgeschriebener Formulare. Geschäftsvorfälle, die in Ihrem Unternehmen nicht vorkommen, können Sie auslassen.

• Verkäufe. Ausgestellte Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Belege zu Erstattungen. Kennzeichnen Sie stornierte Rechnungen und Änderungen an bereits übermittelten Unterlagen, damit der Buchhalter mit der aktuellen Fassung arbeitet.
• Einkäufe und Ausgaben. Lieferantenrechnungen, Kassenbelege, Abonnementbestätigungen und weitere Ausgabenbelege des Unternehmens. Erläutern Sie bei nicht eindeutigen Anschaffungen kurz den Zusammenhang mit der Tätigkeit der OÜ.
• Banken und Zahlungsdienste. Auszüge aller genutzten Konten für denselben Zeitraum. Nimmt das Unternehmen Zahlungen über eine Plattform entgegen, legen Sie auch deren Abrechnung mit Gebühren und Erstattungen bei – nicht nur den beim Bankkonto eingegangenen Betrag.
• Beschäftigte und Zahlungen. Änderungen von Verträgen und Vergütung, Angaben zur Arbeitszeit, zu Urlaub und zu weiteren abrechnungsrelevanten Umständen. Übermitteln Sie personenbezogene Daten über den vereinbarten geschützten Kanal.
• Darlehen und Zahlungen zwischen Unternehmen und Eigentümer. Verträge, Beschlüsse und Erläuterungen zu Überweisungen zwischen Unternehmen und Eigentümer. Der Vermerk „Überweisung“ erklärt den Zahlungsgrund allein nicht.
• Vermögen und ungewöhnliche Geschäfte. Unterlagen zum Kauf oder Verkauf von Ausstattung, zu Mietverhältnissen, größeren Vorauszahlungen und neuen Tätigkeitsbereichen. Besprechen Sie solche Vorgänge am besten gesondert.

Was Sie bei einer Rechnung oder einem Kassenbeleg prüfen sollten

Nach den Erläuterungen des estnischen Finanzministeriumsmuss ein Buchungsbeleg ermöglichen, den Geschäftsvorfall zu verstehen und seine Richtigkeit zu beurteilen. Er muss das Datum, eine Beschreibung des Vorgangs und die Beträge beziehungsweise Mengen enthalten. Bei Geschäften zwischen juristischen Personen sind außerdem die Belegnummer und die Angaben zu den Beteiligten wichtig. Für Mehrwertsteuerrechnungen gelten zusätzliche Anforderungen.

Prüfen Sie vor der Übermittlung, ob der vollständige Beleg lesbar ist, Betrag und Währung erkennbar sind und das Unternehmen richtig angegeben ist. Kennzeichnen Sie bei einer korrigierten Rechnung, welchen früheren Beleg sie ersetzt. Ändern Sie die Angaben eines Lieferanten nicht selbst, sondern fordern Sie einen korrekten Beleg von ihm an.

Bei Fragen zur Registrierung und Erfassung der Mehrwertsteuer nutzen Sie den FPRO-Bereich „Mehrwertsteuer in Estland“. Ein auf der Rechnung ausgewiesener Steuerbetrag beantwortet noch nicht alle Fragen zur buchhalterischen Behandlung beim jeweiligen Unternehmen.

So übermitteln Sie Dateien übersichtlich

Vereinbaren Sie mit dem Buchhalter einen zentralen Übermittlungsweg und einen Termin für die Übergabe. Das ist eine vertragliche Arbeitsvereinbarung: Eine Frist aus dem Betreuungsvertrag eines anderen Unternehmens ist keine allgemeine gesetzliche Frist für alle Unternehmen.

1. Geben Sie den Zeitraum an. Ordnen Sie Belege nach Monaten und innerhalb eines Monats nach Verkäufen, Einkäufen, Kontoauszügen und sonstigen Geschäftsvorfällen.
2. Bewahren Sie die Originaldateien auf. Übermitteln Sie das erhaltene elektronische Dokument, nicht einen Screenshot eines Ausschnitts. Ist ein Export aus der Bank oder Buchhaltungssoftware möglich, klären Sie das benötigte Format vorab.
3. Benennen Sie Dateien verständlich. Zum Beispiel mit Datum, Geschäftspartner und Rechnungsnummer. Das erleichtert die Suche und ist keine gesetzliche Vorgabe für Dateinamen.
4. Erstellen Sie eine Fragenliste. Geben Sie bei einer unklaren Zahlung Datum, Betrag, Geschäftspartner und den bereits bekannten Sachverhalt an. Fehlt ein Beleg, teilen Sie das sofort mit.
5. Prüfen Sie die Zugriffsrechte. Stellen Sie sicher, dass der Buchhalter den Ordner öffnen und die Dateien herunterladen kann. Passwörter und persönliche Signatur-PINs müssen Sie nicht zusammen mit den Unterlagen weitergeben.

Was tun, wenn Unterlagen fehlen?

Ersetzen Sie einen fehlenden Beleg nicht durch eine erfundene Beschreibung. Fordern Sie eine Kopie beim Lieferanten oder im Kundenkonto des Dienstes an und geben Sie dem Buchhalter eine Liste der Lücken. Kennzeichnen Sie Zahlungen, deren Zweck noch nicht geklärt ist, gesondert.

Ist die Buchhaltung früherer Zeiträume noch nicht abgeschlossen, klären Sie zunächst den Stand: Bis zu welchem Datum sind die Daten bestätigt, welche Kontoauszüge liegen vor und welche Belege fehlen? So lässt sich der Aufwand für die Aufarbeitung vor Beginn der laufenden Betreuung besprechen.

Die Übergabe an den Buchhalter ersetzt kein Archiv

Organisieren Sie die Aufbewahrung so, dass das Unternehmen auch nach einem Buchhalterwechsel Zugriff auf die Unterlagen behält. Vereinbaren Sie vorab, wo die Originale liegen, wer Exporte erstellt und wie das Archiv bei Beendigung der Betreuung übergeben wird.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht bei allen Dokumenten am selben Tag. Das Finanzministerium nennt für Buchungsbelege grundsätzlich sieben Jahre ab dem Ende des betreffenden Geschäftsjahres. Für Mehrwertsteuerpflichtige erläutert die estnische Steuer- und Zollbehörde die Aufbewahrung ausgestellter und erhaltener Rechnungen gesondert: sieben Jahre ab Ausstellung beziehungsweise Erhalt; die ursprüngliche Form der Informationen muss erhalten bleiben. Elektronische Rechnungen sind daher elektronisch aufzubewahren.

Prüfung vor der Übergabe

• Ein einheitlicher Zeitraum ist ausgewählt, und die Auszüge aller genutzten Konten sind zusammengestellt.
• Rechnungen und Ausgaben sind bei Bedarf erläutert.
• Erstattungen, Gebühren und korrigierte Belege sind vollständig erfasst.
• Änderungen bei Beschäftigten und Zahlungen werden gesondert übermittelt.
• Fehlende Belege sind aufgelistet, und der Zugriff auf die Dateien ist geprüft.

Wenn Sie laufende Betreuung oder Unterstützung bei aufgelaufenen Belegen benötigen, informieren Sie sich über unseren Buchhaltungsservice in Estland. Beschreiben Sie vor der Kontaktaufnahme kurz die Tätigkeit des Unternehmens, den Stand der Buchhaltung und den Belegumfang. Der Leistungsumfang wird auf Ihre Situation abgestimmt.