Kādi dokumenti jānodod grāmatvedim Igaunijā

Igaunijas OÜ ikmēneša uzskaitei sagatavojiet pircējiem izrakstītos un no piegādātājiem saņemtos rēķinus, bankas un maksājumu kontu izrakstus, izdevumu dokumentus un ziņas par izmaksām darbiniekiem. Aizdevumiem, atmaksām un citiem nestandarta darījumiem pievienojiet paskaidrojumus. Precīzs dokumentu sastāvs ir atkarīgs no uzņēmuma darbības: tālāk ir saraksts, kas palīdzēs pārliecināties, vai nekas nav aizmirsts.

Bankas izraksts vien ne vienmēr izskaidro, ko uzņēmums nopircis un kāpēc. Piemēram, maksājums piegādātājam apliecina naudas kustību, bet rēķins vai līgums atklāj darījuma būtību. Tāpēc labāk savākt dokumentus kopā ar paskaidrojumiem, nevis sūtīt tos pa vienam pēc grāmatveža jautājumiem.

Kādi dokumenti jāsavāc par mēnesi

Izmantojiet sarakstu kā darba procesa pamatu, nevis visiem obligātu veidlapu uzskaitījumu. Ja uzņēmumam nav bijis attiecīgā veida darījumu, šī sadaļa nav vajadzīga.

• Pārdošana. Izrakstītie rēķini, kredītrēķini un atmaksu dokumenti. Atzīmējiet atceltos rēķinus un izmaiņas jau nodotajos dokumentos, lai grāmatvedis redzētu aktuālo versiju.
• Pirkumi un izdevumi. Piegādātāju rēķini, čeki, abonementu apstiprinājumi un citi uzņēmuma izdevumu dokumenti. Ja pirkuma saistība ar OÜ darbību nav acīmredzama, īsi to paskaidrojiet.
• Banka un maksājumu pakalpojumi. Visu izmantoto kontu izraksti par vienu un to pašu periodu. Ja uzņēmums saņem maksājumus platformā, pievienojiet tās pārskatu ar komisijām un atmaksām, nevis tikai bankā saņemto summu.
• Darbinieki un izmaksas. Līgumu un atalgojuma izmaiņas, ziņas par nostrādāto laiku, atvaļinājumiem un citiem aprēķinam vajadzīgiem apstākļiem. Personas datus nododiet pa saskaņotu aizsargātu kanālu.
• Aizdevumi un norēķini ar īpašnieku. Līgumi, lēmumi un paskaidrojumi par pārskaitījumiem starp uzņēmumu un īpašnieku. Norāde «pārskaitījums» pati par sevi neatklāj maksājuma pamatu.
• Manta un neparasti darījumi. Dokumenti par iekārtu iegādi vai pārdošanu, nomu, lieliem avansiem un jauniem darbības veidiem. Šādus darījumus labāk apspriest atsevišķi.

Ko pārbaudīt rēķinā vai čekā

Kā skaidro Igaunijas Finanšu ministrija, attaisnojuma dokumentam jāļauj saprast darījumu un novērtēt tā ticamību. Tajā jābūt darījuma datumam, tā satura aprakstam un skaitliskajiem rādītājiem. Juridisku personu savstarpējā darījumā svarīgs arī dokumenta identifikators un pušu dati. PVN rēķiniem ir papildu prasības.

Pirms nosūtīšanas pārbaudiet, vai dokuments ir pilnībā salasāms, vai redzama summa un valūta un vai pareizi norādīts uzņēmums. Ja saņemts labots rēķins, pievienojiet norādi, kuru dokumentu tas aizstāj. Nelabojiet piegādātāja rekvizītus paši: pieprasiet viņam pareizu dokumentu.

Jautājumos par PVN reģistrāciju un uzskaiti izmantojiet FPRO sadaļu «PVN Igaunijā». Nodokļa summa rēķinā vēl neatrisina visus jautājumus par tā uzskaiti konkrētajā uzņēmumā.

Kā nodot failus bez pārpratumiem

Vienojieties ar grāmatvedi par vienu galveno kanālu un dokumentu nodošanas datumu. Tā ir darba vienošanās: citā pakalpojuma līgumā norādītais termiņš nav visiem uzņēmumiem kopīgs likumā noteikts termiņš.

1. Norādiet periodu. Sakārtojiet dokumentus pa mēnešiem, bet mēneša ietvaros atsevišķi nodaliet pārdošanu, pirkumus, izrakstus un citus darījumus.
2. Saglabājiet oriģinālfailus. Nododiet saņemto elektronisko dokumentu, nevis tā daļas ekrānattēlu. Ja iespējams eksportēt datus no bankas vai uzskaites sistēmas, laikus noskaidrojiet vajadzīgo formātu.
3. Nosauciet failus saprotami. Piemēram, norādiet datumu, darījuma partneri un rēķina numuru. Tas ir ieteikums vieglākai meklēšanai, nevis likuma prasība faila nosaukumam.
4. Sagatavojiet jautājumu sarakstu. Neskaidram maksājumam norādiet datumu, summu, partneri un jau zināmo. Ja dokumenta nav, pasakiet to uzreiz.
5. Pārbaudiet piekļuvi. Pārliecinieties, ka grāmatvedis var atvērt mapi un lejupielādēt failus. Paroles un personiskos e-paraksta kodus kopā ar dokumentiem nodot nevajag.

Ko darīt, ja daļas dokumentu trūkst

Neaizstājiet trūkstošu dokumentu ar izdomātu aprakstu. Pieprasiet kopiju piegādātājam vai pakalpojuma lietotāja kontā, bet grāmatvedim nododiet trūkumu sarakstu. Atsevišķi norādiet maksājumus, kuru mērķi vēl nav izdevies noskaidrot.

Ja iepriekšējo periodu uzskaite nav pabeigta, sāciet ar robežas noteikšanu: līdz kuram datumam dati ir apstiprināti, kādi izraksti ir pieejami un kādu dokumentu trūkst. Tas palīdzēs vienoties par uzskaites atjaunošanas apjomu pirms kārtējā darba sākšanas.

Dokumentu nodošana grāmatvedim neaizstāj arhīvu

Organizējiet glabāšanu tā, lai uzņēmums saglabātu piekļuvi dokumentiem arī pēc grāmatveža maiņas. Laikus vienojieties, kur atrodas oriģināli, kurš eksportē datus un kā arhīvu nodod pēc sadarbības beigām.

Glabāšanas termiņu nevar visiem dokumentiem skaitīt vienādi. Finanšu ministrija attaisnojuma dokumentiem norāda vispārīgu noteikumu: septiņi gadi pēc attiecīgā finanšu gada beigām. PVN maksātājiem Igaunijas Nodokļu un muitas pārvalde atsevišķi skaidro izrakstīto un saņemto rēķinu glabāšanu: septiņus gadus no izrakstīšanas vai saņemšanas dienas, saglabājot sākotnējo informācijas formu. Tāpēc elektronisks rēķins jāglabā elektroniski.

Pārbaude pirms nosūtīšanas

• Izvēlēts viens periods, izraksti savākti par visiem izmantotajiem kontiem.
• Rēķiniem un izdevumiem pievienoti vajadzīgie paskaidrojumi.
• Atmaksas, komisijas un labotie dokumenti nav pazuduši.
• Izmaiņas par darbiniekiem un izmaksām nodotas atsevišķi.
• Trūkstošie dokumenti uzskaitīti, piekļuve failiem pārbaudīta.

Ja vajadzīga pastāvīga uzskaite vai uzkrāto dokumentu sakārtošana, apskatiet, kā organizēta grāmatvedības apkalpošana Igaunijā. Pirms saziņas pietiek aprakstīt uzņēmuma darbību, uzskaites stāvokli un dokumentu apjomu: darba sastāvu vienosimies atbilstoši jūsu situācijai.