Kā pārbaudīt grāmatvedi Igaunijā 10 minūtēs: pārbaudes saraksts uzņēmējam

Grāmatveža kļūda uzņēmumam var radīt papildu nodokļus, nokavējuma procentus un sodus. Taču par grāmatvedības organizāciju Igaunijā atbild uzņēmuma valde. Kā vēl pirms līguma saprast, vai speciālistam var uzticēties? Sāciet ar desmit minūšu pārbaudi: parādīsim, kur meklēt informāciju, ko jautāt un kam pievērst uzmanību līgumā.

Rakstā «Ideāls grāmatvedis Igaunijā» aplūkojām laba speciālista īpašības. Šeit — praktisks pārbaudes saraksts: divi reģistri, seši jautājumi un pieci līguma punkti pirms sadarbības sākuma.

Pārbaudiet grāmatvedi publiskos reģistros

Vai grāmatvedim ir profesionāls sertifikāts

Parastam grāmatvedības darbam Igaunijā licence nav vajadzīga, taču ir brīvprātīgs profesionālais sertifikāts (kutsetunnistus). To izsniedz Igaunijas Grāmatvežu asociācija (Eesti Raamatupidajate Kogu, ERK) pēc eksāmena vienā no trim līmeņiem:

Līmenis	Nosaukums igauņu valodā	Tulkojums
5	Raamatupidaja	Grāmatvede
6	Vanemraamatupidaja	Vecākais grāmatvedis
7	Juhtivraamatupidaja	Vadošais grāmatvedis

Atveriet profesiju reģistru kutseregister.ee un ievadiet grāmatveža vārdu un uzvārdu. Reģistrā redzams, vai viņam ir sertifikāts un kādā līmenī. Līmeņu praktiskās atšķirības aplūkotas rakstā «Grāmatvežu atšķirības: amati un līmeņi».

Sertifikāta neesamība nav iemesls uzreiz atteikt kandidātam. Pieredzējis grāmatvedis var strādāt arī bez tā. Tad noskaidrojiet, ar kādiem uzņēmumiem viņš strādājis un kādus uzdevumus veicis patstāvīgi.

Pārbaudiet grāmatvedības uzņēmumu

Atveriet komercreģistru ariregister.rik.ee un ievadiet uzņēmuma reģistrācijas kodu. Apskatiet reģistrācijas datumu un darbinieku skaitu.

Uzņēmuma vecums. Uzņēmums, kas strādā 10–20 gadus, ir darbojies vairāku nodokļu reformu laikā un var būt pieredzējis klientu pārbaudes. Reģistra datums parāda darbības ilgumu, bet pats par sevi neapliecina darba kvalitāti.

Darbinieku skaits. Ja uzņēmumā ir viens cilvēks, noskaidrojiet aizvietošanas kārtību atvaļinājuma vai slimības laikā. TSD jāiesniedz līdz 10. datumam arī tad, ja grāmatvedis slimo. Komandā darbu var pārņemt kolēģis, ja tas iepriekš organizēts.

Seši jautājumi grāmatveža pārbaudei

Reģistri palīdz pārbaudīt kvalifikāciju un uzņēmuma darbības ilgumu. Taču darba organizāciju un problēmu risināšanas pieeju atklāj saruna. Uzdodiet šos sešus jautājumus tikšanās laikā vai e-pastā.

1. Kas iesniedz deklarācijas un kādos termiņos?

Labs grāmatvedis uzreiz nosauks datumus. TSD deklarāciju par darbiniekiem veiktu izmaksu nodokļiem iesniedz līdz izmaksas mēnesim sekojošā mēneša 10. datumam. PVN deklarāciju (KMD) — līdz taksācijas periodam sekojošā mēneša 20. datumam.

Piemērs: oktobra algu izmaksājāt 3. novembrī. TSD jāiesniedz līdz 10. decembrim, nevis 10. novembrim, jo termiņu skaita pēc izmaksas mēneša. Pieredzējis grāmatvedis to ņems vērā.

Uzmanieties, ja atbilde ir «kā parasti», «mēneša sākumā» vai «neuztraucieties».

2. Kādā programmā kārtojat uzskaiti?

Labs grāmatvedis nosauks programmu, piemēram, Merit, SmartAccounts vai Directo.

Ja uzskaiti kārto Excel, noskaidrojiet kontroles un datu nodošanas kārtību: manuālas tabulas var palielināt kļūdu risku un sarežģīt darba pārņemšanu.

3. Vai man būs savs e-MTA un grāmatvedības programmas lietotāja konts?

Laba atbilde: jā. e-MTA pamatpiekļuve saglabājas jums kā valdes loceklim. Grāmatvedim jūs pats piešķirat e-MTA tiesības un jebkurā brīdī varat tās atcelt. Arī grāmatvedības programmā jums vajadzīga sava piekļuve, lai patstāvīgi pārbaudītu dokumentus un uzskaites stāvokli.

Uzmanieties no atbildes: «Viss ir pie manis, jums to nevajag.» Pārtraucot sadarbību, var rasties risks palikt bez sava uzņēmuma datiem.

4. Kas notiks, ja dokumentus iesniegšu novēloti?

Laba atbilde: grāmatvedis iepriekš izskaidro dokumentu termiņu un nokavējuma sekas — vai pagūs tos iekļaut pārskatā, kā brīdinās par iespējamu deklarācijas kavējumu un kas par to atbildēs.

Atbilde «kaut kā atrisināsim» ir brīdinājums, ka kārtība nav skaidra. Ja deklarācija kavēsies, ar nodokļu administrāciju būs jāskaidrojas jums.

Ikmēneša dokumentus esam apkopojuši rakstā «Dokumenti grāmatvedim Igaunijā».

5. Kas notiks ar uzskaiti, ja grāmatvedis saslims vai dosies atvaļinājumā?

Laba atbilde: viņš izskaidros aizvietošanu un lietu nodošanu. Uzticamā grāmatvedības uzņēmumā viena darbinieka prombūtne neaptur darbu.

Atbilde «es neslimoju» nav aizvietošanas plāns. Ja visa uzskaite atkarīga no viena cilvēka, prombūtne var radīt problēmas, īpaši gada pārskatu iesniegšanas laikā, piemēram, jūnijā.

6. Kas atbild par grāmatveža kļūdām?

Laba atbilde: grāmatvedis izskaidros atbildības gadījumus un zaudējumu atlīdzināšanu. Nosacījumiem jābūt līgumā. Papildu priekšrocība ir profesionālās civiltiesiskās atbildības apdrošināšana.

Uzmanieties no atbildes «es nekļūdos» vai «mums tādu situāciju nav».

Līgums: pieci pārbaudāmi punkti

Pat ja atbildes ir pārliecinošas, vienošanās jāfiksē rakstiski. Pirms parakstīšanas lūdziet līguma projektu un atrodiet piecus punktus:

Pakalpojumu saraksts. Pārbaudiet, vai līgumā norādīts, kas iekļauts cenā: uzskaite, KMD un TSD deklarācijas, gada pārskats. Par neiekļautu pakalpojumu var izrakstīt atsevišķu rēķinu.

Atbildība par kļūdām. Noskaidrojiet, kādos gadījumos grāmatvedis atlīdzina zaudējumus, tostarp viņa vainas dēļ radušos sodus un nokavējuma procentus.

Aizvietošana. Precizējiet, kurš turpinās darbu grāmatveža slimības vai atvaļinājuma laikā.

Piekļuve uzskaitei. Dokumentiem un pārskatiem jābūt pieejamiem bez nepieciešamības ikreiz tos pieprasīt grāmatvedim.

Līguma izbeigšana. Pārbaudiet paziņošanas termiņu, dokumentu nodošanas kārtību un datu formātu.

Piecas brīdinājuma pazīmes

Ja pārbaudē pamanāt kaut vienu, apsveriet citus kandidātus:

Nav rakstiska līguma. Bez tā sarežģīti pierādīt saskaņotos pakalpojumus, termiņus un atbildību.

Neprasa dokumentus jūsu identitātes pārbaudei. Saskaņā ar Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršanas likumu grāmatvedības pakalpojumu sniedzējam pirms sadarbības jāveic klienta izpēte un identitātes pārbaude. Attiecīgos dokumentus parasti glabā piecus gadus pēc darījuma attiecību beigām, ievērojot likuma īpašos nosacījumus un izņēmumus. Ja grāmatvedis klienta dokumentus vispār neprasa, tas ir brīdinājums.

Nerāda pārskatu pirms iesniegšanas. Par uzņēmuma pārskatiem atbild vadība, tāpēc dokumentus jāvar pārbaudīt pirms nosūtīšanas.

Sola nodokļu ietaupījumu, nepaskaidrojot kā. Uzticams grāmatvedis izskaidros likumīgas iespējas tieši jūsu uzņēmumam un vajadzīgos nosacījumus.

Nav sasniedzams pārskatu periodā. Ja grāmatvedis nedēļām neatbild, īpaši pirms deklarāciju un gada pārskata termiņiem, rodas kavējuma risks.

Ja pēc pārbaudes maināt grāmatvedi

Vispirms saskaņojiet nodošanas robežu: pēdējo pabeigto mēnesi, iesniegtās deklarācijas un neapstrādātos darījumus. Pierakstiet katra atvērtā jautājuma izpildītāju, lai uzdevums nepaliktu starp diviem pakalpojumu sniedzējiem.

1. Saņemiet atlikumus, pieejamos programmas eksportus, pārskatus un attaisnojuma dokumentu arhīvu.
2. Nododiet jaunajam grāmatvedim trūkstošo dokumentu, labojumu un tuvāko uzdevumu sarakstu.
3. Pārbaudiet uzņēmuma piekļuves un piešķiriet jaunajam izpildītājam tikai saskaņotās tiesības. Personiskos PIN kodus un paroles nenododiet.
4. Fiksējiet failu saņemšanu un periodu, no kura sākas jaunā apkalpošana.

Dokumentu saraksts palīdzēs sagatavot paketi. Pāreju uz FPRO un grāmatvedības pakalpojumiem Igaunijā apjomu var pārrunāt pirms nodošanas pabeigšanas, atsevišķi nosakot iepriekšējo periodu atjaunošanu.

Uzdodiet šos jautājumus arī mums

Šo sarakstu var izmantot jebkura grāmatvedības uzņēmuma pārbaudei, tostarp Finance PRO: uzdodiet mums tos pašus sešus jautājumus un lūdziet līguma projektu.

Nevēlaties pārbaudīt paši? Uzticiet to mums.

Grāmatvedības pakalpojumi un konsultācijas: info@fpro.ee, +372 5366 6674 vai pieteikums lapā par grāmatvedības pakalpojumiem Igaunijā. Sākotnējais jūsu situācijas izvērtējums ir bez maksas.

Lasiet arī

• Ideāls grāmatvedis Igaunijā: kā izvēlēties speciālistu, kam uzticēt uzskaiti
• Dokumenti grāmatvedim Igaunijā
• Grāmatvežu atšķirības: amati un līmeņi

Dati un termiņi aktuāli 2026. gada 16. oktobrī. Raksts ir informatīvs un neaizstāj konsultāciju. Ja jūsu situācija atšķiras, rakstiet uz info@fpro.ee.