Einen Buchhalter in Estland in zehn Minuten prüfen: Checkliste für Unternehmer

Fehler in der Buchhaltung können zusätzliche Steuern, Verzugszinsen und Bußgelder verursachen. Für die Organisation der Buchhaltung in Estland ist jedoch der Vorstand des Unternehmens verantwortlich. Wie erkennen Sie vor Vertragsabschluss, ob Sie einem Fachmann vertrauen können? Beginnen Sie mit einer zehnminütigen Prüfung: Wir zeigen, wo Sie Informationen finden, welche Fragen Sie stellen und worauf Sie im Vertrag achten sollten.

Im Beitrag „Den passenden Buchhalter in Estland finden“ haben wir die Merkmale eines guten Fachmanns erläutert. Hier folgt die praktische Checkliste: zwei Register, sechs Fragen und fünf Vertragspunkte, die Sie vor Beginn der Zusammenarbeit prüfen sollten.

Den Buchhalter anhand öffentlicher Register prüfen

Hat der Buchhalter einen beruflichen Qualifikationsnachweis?

Für gewöhnliche Buchhaltungstätigkeiten in Estland ist keine Lizenz erforderlich. Es gibt jedoch einen freiwilligen Qualifikationsnachweis (kutsetunnistus). Diesen vergibt der Estnische Buchhalterverband (Eesti Raamatupidajate Kogu, ERK) nach einer Prüfung auf einer von drei Stufen:

Stufe	Estnische Bezeichnung	Deutsche Bezeichnung
5	Raamatupidaja	Buchhalter
6	Vanemraamatupidaja	Senior-Buchhalter
7	Juhtivraamatupidaja	Leitender Buchhalter

Öffnen Sie das Berufsregister kutseregister.ee und geben Sie Vor- und Nachnamen des Buchhalters ein. Das Register zeigt, ob und auf welcher Stufe er einen Qualifikationsnachweis hat. Die praktischen Unterschiede zwischen den Stufen erläutern wir im Beitrag „Buchhalter im Vergleich: Aufgaben und Qualifikationsstufen“.

Ein fehlendes Zertifikat ist kein Grund, einen Kandidaten sofort auszuschließen. Ein erfahrener Buchhalter kann auch ohne diesen Nachweis arbeiten. Fragen Sie dann, für welche Unternehmen er gearbeitet und welche Aufgaben er selbstständig gelöst hat.

Die Buchhaltungsfirma prüfen

Öffnen Sie das Handelsregister ariregister.rik.ee und geben Sie den Registercode der Firma ein. Achten Sie auf zwei Angaben: Gründungsdatum und Beschäftigtenzahl.

Alter des Unternehmens. Ein Unternehmen, das seit 10–20 Jahren tätig ist, hat mehrere Steuerreformen und Kundenprüfungen erlebt. Das Eintragungsdatum im Register gibt einen Hinweis auf seine Erfahrung.

Beschäftigtenzahl. Besteht die Firma aus nur einer Person, kann deren Urlaub oder Krankheit Ihre Buchhaltung zum Stillstand bringen. Die TSD-Erklärung muss trotzdem bis zum 10. eingereicht werden. In einer Firma mit einem Team kann ein Kollege die Arbeit übernehmen.

Sechs Fragen, mit denen Sie einen Buchhalter prüfen können

Register geben Auskunft über die Qualifikation und darüber, wie lange eine Firma besteht. Wie gut der Buchhalter seine Arbeit organisiert und Probleme löst, zeigt sich aber erst im Gespräch. Stellen Sie bei einem Termin oder per E-Mail diese sechs Fragen.

1. Wer reicht die Erklärungen ein und zu welchen Fristen?

Ein guter Buchhalter nennt die Termine sofort. Die TSD-Erklärung über Steuern auf Zahlungen an Beschäftigte wird bis zum 10. des auf die Auszahlung folgenden Monats eingereicht. Die Umsatzsteuererklärung KMD ist bis zum 20. des auf den Besteuerungszeitraum folgenden Monats abzugeben.

Beispiel: Sie zahlen den Oktoberlohn am 3. November aus. Dann ist die TSD bis zum 10. Dezember fällig und nicht bis zum 10. November, denn maßgeblich ist der Auszahlungszeitpunkt. Ein erfahrener Buchhalter kennt diesen Unterschied.

Vorsicht bei Antworten wie „wie üblich“, „am Monatsanfang“ oder „Machen Sie sich keine Sorgen“.

2. Mit welcher Software führen Sie die Buchhaltung?

Ein guter Buchhalter nennt das Programm sofort, beispielsweise Merit, SmartAccounts oder Directo.

Wird ausschließlich mit Excel gearbeitet, sollten Sie genauer nachfragen: Fehler passieren leichter und die Übergabe an einen anderen Buchhalter wird schwieriger.

3. Erhalte ich einen eigenen Zugang zu e-MTA und zur Buchhaltungssoftware?

Eine gute Antwort lautet: ja. In e-MTA, dem Onlineportal der Steuerbehörde, behalten Sie als Vorstandsmitglied den Hauptzugang. Dem Buchhalter erteilen Sie selbst Zugriffsrechte in e-MTA und können sie jederzeit entziehen. Auch in der Buchhaltungssoftware sollten Sie einen eigenen Zugang haben, um Unterlagen und Buchungsstand selbst prüfen zu können.

Vorsicht, wenn der Buchhalter sagt: „Das liegt alles bei mir, Sie brauchen keinen Zugang.“ Bei einer Trennung könnten Ihnen sonst die Daten Ihres eigenen Unternehmens fehlen.

4. Was passiert, wenn ich Unterlagen zu spät einreiche?

Eine gute Antwort: Der Buchhalter erläutert vorab, bis wann er die Unterlagen benötigt und was bei einer späteren Übergabe passiert. Kann er sie noch in der laufenden Erklärung berücksichtigen? Warnt er Sie vor einer möglichen Verspätung und wer trägt die Verantwortung, wenn die Erklärung zu spät eingereicht wird?

Vorsicht bei „Das kriegen wir schon irgendwie hin“. Fehlt eine klare Regelung und kommt die Erklärung zu spät, müssen Sie sich mit der Steuerbehörde auseinandersetzen.

Eine Übersicht der Unterlagen, die Sie Ihrem Buchhalter üblicherweise monatlich übergeben sollten, finden Sie im Beitrag „Unterlagen für den Buchhalter in Estland“.

5. Der Buchhalter ist krank oder im Urlaub. Was passiert mit meiner Buchhaltung?

Eine gute Antwort: Der Buchhalter erklärt, wer ihn während seiner Abwesenheit vertritt und wie die Übergabe organisiert wird. In einer zuverlässigen Buchhaltungsfirma läuft die Arbeit auch dann weiter, wenn ein Mitarbeiter ausfällt.

Vorsicht bei der Antwort „Ich werde nicht krank“. Hängt die gesamte Buchhaltung von einer Person ab, kann deren Abwesenheit zum Problem werden, besonders während der Jahresabschlusssaison, etwa im Juni.

6. Wer haftet für Fehler des Buchhalters?

Eine gute Antwort: Der Buchhalter erläutert, in welchen Fällen er haftet und wie daraus entstandene Schäden ersetzt werden. Diese Bedingungen sollten im Vertrag stehen. Eine Berufshaftpflichtversicherung ist ein zusätzlicher Vorteil.

Vorsicht bei Aussagen wie „Ich mache keine Fehler“ oder „So etwas kommt bei uns nicht vor“.

Der Vertrag: fünf Punkte, die Sie prüfen sollten

Auch überzeugende Antworten sollten schriftlich festgehalten werden. Bitten Sie vor der Unterzeichnung um den Vertragsentwurf und prüfen Sie fünf Punkte:

Leistungsumfang. Prüfen Sie, ob im Vertrag steht, welche Leistungen im Preis enthalten sind: laufende Buchhaltung, KMD- und TSD-Erklärungen sowie Jahresbericht. Nicht enthaltene Leistungen können gesondert berechnet werden.

Haftung für Fehler. Prüfen Sie, unter welchen Voraussetzungen der Buchhalter Schäden ersetzt, einschließlich von ihm verursachter Bußgelder und Verzugszinsen.

Vertretung. Klären Sie, wer die Buchhaltung bei Krankheit oder Urlaub Ihres Buchhalters weiterführt.

Zugang zur Buchhaltung. Sie sollten jederzeit auf Buchhaltungsunterlagen und Berichte zugreifen können, ohne sie jedes Mal beim Buchhalter anfordern zu müssen.

Vertragsbeendigung. Prüfen Sie die Kündigungsfrist, den Ablauf der Dokumentenübergabe und das Format, in dem Sie Ihre Buchhaltungsdaten erhalten.

Fünf Warnzeichen

Schon eines dieser Merkmale ist ein Grund, auch andere Kandidaten genauer anzusehen:

Kein schriftlicher Vertrag. Ohne Vertrag lässt sich schwer nachweisen, welche Leistungen, Fristen und Haftungsbedingungen vereinbart wurden.

Keine Unterlagen zur Identitätsprüfung. Nach dem Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche muss eine Buchhaltungsfirma vor Beginn der Zusammenarbeit die Identität des Kunden feststellen und Dokumentenkopien fünf Jahre aufbewahren. Fragt der Buchhalter nicht einmal nach Ihren Unterlagen, ist Vorsicht angebracht.

Keine Einsicht in Berichte vor der Abgabe. Die Unternehmensleitung trägt die Verantwortung für die Berichterstattung. Deshalb sollten Sie die Unterlagen vor der Einreichung prüfen können.

Verspricht Steuerersparnisse, ohne den Weg zu erklären. Ein zuverlässiger Buchhalter erläutert, welche rechtmäßigen Möglichkeiten für Ihr Unternehmen bestehen und welche Voraussetzungen dafür gelten.

Ist während der Berichtsphase nicht erreichbar. Antwortet der Buchhalter wochenlang nicht, besonders vor Abgabefristen für Steuererklärungen oder den Jahresbericht, können wichtige Termine versäumt werden.

Wenn die Prüfung zu einem Buchhalterwechsel führt

Vereinbaren Sie zuerst eine klare Übergabegrenze: letzter abgeschlossener Monat, eingereichte Erklärungen und noch ungeklärte Vorgänge. Halten Sie fest, wer jede offene Frage abschließt, damit keine Aufgabe zwischen zwei Zuständigkeiten liegen bleibt.

1. Lassen Sie sich Salden und verfügbare Exporte aus der Buchhaltungssoftware, Berichte und das Archiv der Originalbelege übergeben.
2. Übergeben Sie dem neuen Buchhalter eine Liste fehlender Unterlagen, nötiger Korrekturen und anstehender Aufgaben.
3. Prüfen Sie die Unternehmenszugänge und erteilen Sie dem neuen Dienstleister nur die vereinbarten Berechtigungen. Geben Sie persönliche PINs und Passwörter nicht weiter.
4. Bestätigen Sie den Empfang der Dateien und halten Sie fest, ab welchem Zeitraum die neue Betreuung beginnt.

Die Unterlagenliste hilft bei der Zusammenstellung. Den Wechsel zu FPRO und den Umfang der Buchhaltungsleistungen in Estland können Sie bereits vor Abschluss der Übergabe besprechen. Kennzeichnen Sie dabei die Aufarbeitung früherer Zeiträume gesondert.

Stellen Sie auch uns diese Fragen

Mit dieser Checkliste können Sie jeden Buchhalter prüfen, auch bei Finance PRO. Stellen Sie uns dieselben sechs Fragen und bitten Sie um einen Vertragsentwurf.

Sie möchten die Prüfung abgeben? Wir übernehmen sie.

Buchhaltung und Beratung: info@fpro.ee oder +372 5366 6674. Sie können auch eine Anfrage auf unserer Seite stellen: Buchhaltungsleistungen in Estland. Die erste Einschätzung Ihrer Situation ist kostenlos.

Lesen Sie auch

• Der passende Buchhalter in Estland: So wählen Sie eine Fachkraft für Ihre Buchhaltung
• Unterlagen für den Buchhalter in Estland
• Buchhalter im Vergleich: Aufgaben und Qualifikationsstufen

Angaben und Fristen, Stand: 16. Oktober 2026. Dieser Beitrag dient der Information und ersetzt keine Beratung. Weicht Ihr Fall davon ab, schreiben Sie an info@fpro.ee.