Komandējumu izdevumi: kā pareizi tos atlīdzināt

Darba devējs nosūta darbinieku komandējumā darba pienākumu izpildei ārpus darba līgumā noteiktās darba vietas. Darbinieku var nosūtīt komandējumā līdz 30 secīgām kalendāra dienām, ja vien puses nav vienojušās par ilgāku laiku. Tas jāņem vērā, noformējot braucienu un izdevumu atlīdzināšanu.

Darbinieku komandējumiem piemēro darba tiesību noteikumus. Savukārt juridiskas personas vadības vai kontroles institūcijas locekļa braucienam ir jāņem vērā šā amata attiecību un izdevumu atlīdzināšanas īpašā kārtība.

Komandējuma izdevumi

Ar komandējumu pamatoti saistītos izdevumus atlīdzina pēc izdevumu dokumentiem. Parastiem dokumentētiem brauciena un naktsmītnes izdevumiem nav dienas naudas tipa vispārēja limita, tomēr jāvērtē saistība ar darbu un attiecīgās atlīdzības nosacījumi.

Darba devēja rakstveida lēmumā par komandējumu norāda:

• galamērķi;
• brauciena ilgumu;
• brauciena mērķi;
• atlīdzināmo izdevumu apmēru;
• dienas naudas apmēru.

Ja nav pienācīga lēmuma vai brauciens neatbilst komandējuma būtībai, izmaksām var nepiemērot komandējuma atbrīvojumu. Nodokļu režīmu tad nosaka pēc maksājuma faktiskā satura.

Piemēram, nepamatota atlīdzība var būt apliekama kā darba samaksa vai darba devēja piešķirts labums. Dokumentētu, ar darbu saistītu izdevumu atmaksa pati par sevi nav darbinieka alga.

Komandējumam Igaunijas iekšienē nav paredzēta ar nodokli neapliekama dienas nauda. Tomēr darba devējs var bez nodokļa atlīdzināt dokumentētus un pamatotus izdevumus, kas radušies darba uzdevuma izpildei.

Komandējuma izdevumi var ietvert:

• transportu uz komandējuma vietu;
• naktsmītni viesnīcā vai citā apmešanās vietā;
• autostāvvietu un citus ar braucienu saistītus izdevumus.

Izdevumiem jābūt vajadzīgiem komandējuma mērķa sasniegšanai un pamatotiem ar atbilstošiem dokumentiem.

Izdevumu atlīdzināšana ārvalstu komandējumā

No 2025. gada ārvalstu komandējuma dienas naudas neapliekamais limits ir 75 eiro dienā par pirmajām 15 komandējuma dienām, bet ne vairāk kā par 15 dienām kalendāra mēnesī. Par pārējām dienām limits ir 40 eiro dienā. Tas nav divu nedēļu limits, un jāņem vērā arī viena nepārtraukta komandējuma dienu skaits.

Dienas naudas piemērošanas nosacījumi:

• ja vienā dienā nepārtraukti pārvietojas starp divām komandējuma vietām, dienas naudu par šo dienu nemaksā dubultā;
• arī vairāku valstu robežu šķērsošana vienā dienā pati par sevi nedod tiesības uz vairākām dienas naudām;

ārvalstu komandējuma galamērķim jāatrodas vismaz 50 kilometru attālumā no tās apdzīvotās vietas robežas, kur atrodas darba vieta.

Par izbraukšanas un atgriešanās dienu dienas naudu piemēro šādi:

• izbraukšanas dienā — ja transportlīdzeklis ceļā uz ārvalsti izbrauc ne vēlāk kā plkst. 21.00;
• atgriešanās dienā — ja transportlīdzeklis no ārvalsts ierodas pēc plkst. 3.00.

Atsevišķi var atlīdzināt dokumentētus transporta izdevumus komandējuma vietā. Ar komandējumu pamatoti saistīta naktsmītne un pārvietošanās ir nošķirama no dienas naudas un personiskajiem izdevumiem.

Personīgās automašīnas izmantošana

Ja personīgās automašīnas izmantošana komandējumā ir pamatota, izdevumus var atlīdzināt atbilstoši izvēlētajai likumīgajai kārtībai. Pēc komandējuma noteikumiem atlīdzina dokumentētus brauciena tiešos izdevumus, piemēram, degvielu un maksas, taču ne jebkurus ar auto īpašumtiesībām saistītus tēriņus.

Darba devējs var izvēlēties vienu no šādām kārtībām:

• pamatotu komandējuma izdevumu atlīdzināšanu pēc izdevumu dokumentiem;
• atlīdzību pēc personīgās automašīnas izmantošanas noteikumiem, pamatojoties uz braucienu uzskaiti, nevis degvielas čekiem.

Otrajā gadījumā no 2025. gada neapliekamais apmērs ir līdz 0,50 eiro par kilometru un ne vairāk kā 550 eiro kalendāra mēnesī pie katra darba devēja, kas maksā atlīdzību. Dokumentētu izdevumu atlīdzināšanai pēc komandējuma noteikumiem šis pats 550 eiro limits automātiski nav piemērojams; vienus izdevumus nedrīkst atlīdzināt divreiz.

Citi komandējuma izdevumi

Atlīdzināt var arī pamatotus izdevumus par:

• sabiedriskā transporta biļetēm;
• ceļojuma apdrošināšanu;
• vīzas noformēšanu;
• automašīnas nomu ārvalstīs;
• autostāvvietu, taksometru un bagāžas pārvadāšanu;
• valūtas maiņas starpībām un līdzīgiem ar braucienu saistītiem maksājumiem.

Šie izdevumi jāapliecina ar atbilstošiem dokumentiem.

Personiskus izdevumus nevar automātiski atzīt par komandējuma izdevumiem. Savukārt ar darba devēja darbību saistītu izdevumu atlīdzināšanai ārpus komandējuma var būt cits tiesisks pamats, kas jāvērtē atsevišķi.

Ārvalstu valūtā samaksātu izdevumu atlīdzināšana

Ārvalstu valūtā veiktu izdevumu atmaksai var izmantot komandējuma noteikumos paredzētos pamatus:

• Eiropas Centrālās bankas kursu izdevuma dokumentā norādītajā datumā;
• Eiropas Centrālās bankas kursu komandējumam sekojošajā darbdienā;
• darbinieka faktiski radušos izdevumus, ko apliecina, piemēram, bankas maksājuma dati.

Pēdējā gadījumā atlīdzina dokumentēto faktisko summu, neveicot vēl vienu nepamatotu valūtas pārrēķinu.

Vadības un kontroles institūciju locekļu braucieni

Juridiskas personas vadības vai kontroles institūcijas locekļa, piemēram, valdes vai padomes locekļa, darba braucienam ir piemērojama attiecīgā izdevumu atlīdzināšanas kārtība. Ne katrs direktors, revidents vai ārpakalpojuma sniedzējs tikai amata nosaukuma dēļ ir šādas institūcijas loceklis.

Nodokļu atbrīvojuma pamatprincipi ir līdzīgi, tomēr atlīdzības pienākumu nosaka atšķirīgas tiesiskās attiecības. Darbinieka tiesības izriet no darba līguma un darba tiesībām, bet valdes locekļa gadījumā jāvērtē viņa līgums un juridiskās personas lēmumi.

Vadības institūcijas loceklim dienas naudas maksāšana nav obligāta tādā pašā veidā kā darba ņēmējam, taču to var paredzēt vienošanās. Ja dienas naudu maksā, nodokļu atbrīvojumam piemēro tos pašus attiecīgos limitus un nosacījumus.

Brauciena mērķi, izdevumu segšanu un iespējamo dienas naudu noformē juridiskās personas lēmumā un vajadzības gadījumā attiecīgajā līgumā.

Kopsavilkums

Pareiza brauciena noformēšana, izdevumu dokumenti un piemērotas atlīdzības kārtības izvēle palīdz sakārtot komandējumu uzskaiti un mazināt nodokļu riskus.