Dienstreisekosten richtig erstatten

Eine Dienstreise führt einen Arbeitnehmer zur Erfüllung seiner Aufgaben vorübergehend an einen anderen Ort als den vertraglich vereinbarten Arbeitsort. Eine Entsendung von mehr als 30 aufeinanderfolgenden Kalendertagen setzt grundsätzlich eine entsprechende Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer voraus. Das ist bei Planung und Kostenerstattung zu berücksichtigen.

Für Arbeitnehmer gilt das Arbeitsvertragsrecht. Reisen von Mitgliedern eines Leitungs- oder Kontrollorgans beruhen dagegen auf deren Organstellung und den einschlägigen Vereinbarungen. Steuerliche Erstattungsregeln können für beide Gruppen gelten, ohne dass ihre arbeitsrechtlichen Ansprüche identisch sind.

Dienstreisekosten

Notwendige, dienstlich veranlasste Reisekosten werden anhand von Belegen erstattet. Für ordnungsgemäß nachgewiesene Reise- und Übernachtungskosten besteht grundsätzlich keine pauschale betragsmäßige Steuerfreigrenze. Tagesgelder und andere besondere Entschädigungen folgen dagegen eigenen Grenzen und Voraussetzungen.

Der Arbeitgeber dokumentiert die Dienstreise und die vereinbarten Erstattungen in einer schriftlichen Entscheidung. Darin werden insbesondere festgehalten:

• Reiseziel;
• Reisedauer;
• dienstlicher Zweck;
• Art und Umfang der erstatteten Kosten;
• gegebenenfalls das Tagegeld.

Fehlen die erforderlichen Unterlagen oder ein nachvollziehbarer dienstlicher Zweck, können Zahlungen ihre Steuerfreiheit verlieren. Die Einordnung richtet sich danach, was tatsächlich bezahlt oder dem Arbeitnehmer zugewendet wurde.

Ein nicht steuerfrei zulässiges Tagegeld kann als Arbeitslohn zu versteuern sein. Die Übernahme privater Kosten kann dagegen einen geldwerten Vorteil darstellen. Ordnungsgemäß belegter dienstlicher Kostenersatz wird nicht allein wegen seiner Auszahlung an den Arbeitnehmer zu Lohn.

Für Dienstreisen innerhalb Estlands gibt es kein steuerfreies Tagegeld. Notwendige und belegte Fahrt-, Übernachtungs- und andere dienstlich veranlasste Kosten können dennoch steuerfrei erstattet werden.

Typische Kosten einer Dienstreise sind:

• die Fahrt zum Reiseziel und zurück;
• Übernachtung im Hotel oder einer anderen Unterkunft;
• Parkgebühren und andere notwendige Nebenkosten.

Angemessen sind Kosten, die mit der Erfüllung des dienstlichen Auftrags zusammenhängen. Private Ausgaben werden nicht allein dadurch zu Reisekosten, dass sie während einer Dienstreise entstehen.

Erstattungen bei Auslandsdienstreisen

Bei einer Auslandsdienstreise können bis zu 75 Euro Tagegeld für die ersten 15 Reisetage steuerfrei bleiben, jedoch höchstens für 15 Tage je Kalendermonat. Für die weiteren Tage beträgt die steuerfreie Obergrenze 40 Euro pro Tag. Entscheidend sind sowohl die einzelne Reise als auch die Monatsgrenze.

Voraussetzungen für das Tagegeld:

• Folgen zwei Auslandsdienstreisen ohne zwischenzeitliche Heimkehr aufeinander, wird für denselben Kalendertag nur einmal Tagegeld gezahlt.
• Auch bei einem Wechsel zwischen mehreren Ländern wird ein Kalendertag nicht mehrfach als Tagegeldtag gerechnet.

Das ausländische Reiseziel muss grundsätzlich mindestens 50 Kilometer von der Grenze der Ortschaft entfernt liegen, in der sich der Arbeitsort befindet. Maßgeblich ist nicht eine beliebig gemessene Entfernung vom Bürogebäude.

Für den Abreise- und Rückreisetag gelten folgende Voraussetzungen:

• Am Abreisetag muss das Verkehrsmittel in Richtung Ausland spätestens um 21 Uhr abfahren.
• Am Rückreisetag muss das Verkehrsmittel nach 3 Uhr ankommen.

Zusätzlich zum Tagegeld können notwendige und belegte Fahrt- und Übernachtungskosten der Auslandsdienstreise steuerfrei erstattet werden. Für Fahrten am Reiseziel gelten ebenfalls die Anforderungen an den dienstlichen Zusammenhang und die Belege.

Dienstreise mit dem privaten Auto

Die dienstliche Nutzung des privaten Pkw muss nachvollziehbar sein. Nach den Dienstreiseregeln können belegte, unmittelbar reisebedingte Kosten wie Kraftstoff und notwendige Gebühren erstattet werden. Reparaturen und laufende Wartung gehören nicht zu dieser besonderen Kostenerstattung.

Für die Erstattung kommen zwei unterschiedliche Grundlagen infrage:

• die Erstattung tatsächlich entstandener Reisekosten auf Grundlage der Kostenbelege;
• eine Kilometerentschädigung nach den Pkw-Regeln mit den erforderlichen Fahrtaufzeichnungen, ohne für jeden Kilometer einen einzelnen Kostenbeleg vorzulegen.

Bei der Kilometerentschädigung können bis zu 0,50 Euro je dienstlich gefahrenem Kilometer, höchstens 550 Euro je Kalendermonat und zahlendem Arbeitgeber, steuerfrei bleiben. Für belegte tatsächliche Kosten nach den Dienstreiseregeln gilt diese 550-Euro-Grenze dagegen nicht. Dieselben Kosten dürfen nicht doppelt erstattet werden.

Weitere Dienstreisekosten

Erstattungsfähige, dienstlich veranlasste Nebenkosten können außerdem sein:

• Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel;
• eine erforderliche Reiseversicherung;
• Visakosten;
• ein Mietwagen im Ausland;
• Parkgebühren, Taxifahrten und Gepäcktransport;
• Wechselkursdifferenzen und vergleichbare Kosten.

Auch diese Aufwendungen müssen durch geeignete Unterlagen belegt sein.

Kosten, die unabhängig von der Dienstreise ohnehin entstanden wären, sind nicht schon wegen der Reise notwendige dienstliche Aufwendungen. Eine andere betriebliche Veranlassung oder eine private Kostenübernahme ist gesondert zu beurteilen.

Ausgaben in Fremdwährung erstatten

Für die Umrechnung belegter Fremdwährungsausgaben in Euro kommen insbesondere drei Vorgehensweisen infrage:

• der EZB-Tageskurs am Datum des Kostenbelegs;
• der EZB-Kurs am auf die Rückkehr von der Dienstreise folgenden Arbeitstag;
• die tatsächlich angefallenen Eurokosten nach dem Bank- oder Wechselbeleg.

Wurde beispielsweise mit einer Bankkarte bezahlt, kann der Arbeitgeber die tatsächlich abgebuchten Eurokosten anhand der Abrechnung erstatten. Eine zusätzliche Umrechnung ist dann nicht erforderlich.

Besonderheiten bei Reisen von Organmitgliedern

Für Reisen von Mitgliedern eines Leitungs- oder Kontrollorgans sind neben den steuerlichen Regeln die Organstellung und die getroffenen Vereinbarungen maßgeblich. Ein Arbeitsvertrag ist für die Erstattung in dieser Eigenschaft nicht automatisch Voraussetzung.

Die steuerlichen Voraussetzungen einer dienstlich veranlassten Reise können ähnlich sein. Die Pflicht zur Reise und der Anspruch auf Zahlung ergeben sich bei Arbeitnehmern jedoch aus anderen Grundlagen als bei Organmitgliedern. Eine Organstellung darf deshalb nicht ohne Weiteres wie ein Arbeitsverhältnis behandelt werden.

Ein Organmitglied hat nicht allein aufgrund seiner Funktion denselben gesetzlichen Anspruch auf Tagegeld wie ein Arbeitnehmer. Eine Zahlung kann vereinbart werden. Für ihre steuerfreie Behandlung gelten die einschlägigen Grenzen und Nachweispflichten.

Die Gesellschaft sollte deshalb Reisezweck, Erstattungsumfang und gegebenenfalls das Tagegeld des Organmitglieds durch eine entsprechende Entscheidung oder Vereinbarung dokumentieren.

Fazit

Eine klare Reiseentscheidung, belegte Kosten und die getrennte Behandlung von Tagegeld und sonstigen Erstattungen erleichtern die Abrechnung und verringern das Risiko einer falschen steuerlichen Einordnung.