Palgaline raamatupidaja lahkus: kuidas töö üle anda ja aruanded õigel ajal esitada

Kui palgaline raamatupidaja lahkub, on oluline anda tema töö õigel ajal uuele spetsialistile üle. Vastasel juhul võib ettevõte jätta deklaratsioonid tähtajaks esitamata, kaotada juurdepääsu dokumentidele või avastada pooleli jäänud tehinguid alles pärast töötaja lahkumist.

Artiklis on samm-sammuline plaan raamatupidamise üleandmiseks, juurdepääsude kontrollimiseks ja asendaja leidmiseks.

Kui palju on ettevõttel aega?

Töölepingu korralisel ülesütlemisel peab raamatupidaja teatama tööandjale ette vähemalt 30 kalendripäeva. Katseajal on etteteatamistähtaeg 15 kalendripäeva. Erandlikel asjaoludel võib töölepingu üles öelda ka ette teatamata. Need reeglid tulenevad töölepingu seadusest (TLS).

Etteteatamistähtaega arvestatakse ülesütlemisavalduse tööandjale kättesaamisele järgnevast päevast.

Näide. Raamatupidaja teatab lahkumisest 1. märtsil ja töötab kuu lõpuni. Aprillis peab ettevõte esitama märtsis tehtud väljamaksete TSD ning märtsikuu käibedeklaratsiooni. Seda tuleb teha juba ilma endise raamatupidajata.

Raamatupidaja võib lahkuda ka varem, näiteks poolte kokkuleppel või juhul, kui on seaduslik alus tööleping ette teatamata üles öelda. Seetõttu tasub alustada töö üleandmist kohe pärast avalduse saamist, mitte jätta seda viimastele tööpäevadele.

Millised võivad olla tagajärjed ettevõttele?

Raamatupidaja lahkumine ei vabasta ettevõtet deklaratsioonide esitamisest ega maksude tasumisest. Peamised tähtajad jäävad samaks:

• TSD — väljamakse tegemise kuule järgneva kuu 10. kuupäevaks.
• Käibedeklaratsioon — järgneva kuu 20. kuupäevaks.
• Majandusaasta aruanne — kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu.

Kui deklaratsiooni esitamise viimane päev langeb nädalavahetusele või riigipühale, nihkub tähtaeg järgmisele tööpäevale.

Deklaratsioonide esitamata jätmise eest võib ettevõtet maksukorralduse seaduse (MKS) alusel oodata kuni 3200 euro suurune rahatrahv. Lisaks võib Maksu- ja Tolliamet (MTA) nõuda deklaratsiooni esitamist ning rakendada seaduses ette nähtud sunnimeetmeid.

Kui maksu õigel ajal ei tasuta, arvestatakse võlalt intressi 0,06% päevas.

Ettevõtte raamatupidamise korraldamise eest vastutab juhatus. Seetõttu peab ettevõte tagama aruannete õigeaegse esitamise ja maksude tasumise ka siis, kui raamatupidaja lahkub ootamatult.

Mida teha kohe pärast lahkumisavalduse saamist?

Ärge oodake raamatupidaja viimase tööpäevani. Kohe pärast avalduse saamist:

• Kontrollige lähenevaid tähtaegu. Millised deklaratsioonid ja maksumaksed tuleb järgmise kahe kuu jooksul esitada või tasuda?
• Määrake üleandmise eest vastutav inimene. Kes võtab dokumendid vastu ja jälgib pooleli jäänud ülesandeid?
• Kontrollige juurdepääsu raamatupidamisele. Veenduge, et ettevõttel on ligipääs raamatupidamisprogrammile, dokumentidele ja vajalikele töösüsteemidele.
• Alustage asendaja otsimist. Uus töötaja või raamatupidamisbüroo peab jõudma arvestuse üle võtta enne järgmisi aruandlustähtaegu.

Mida varem alustate raamatupidamise üleandmist, seda väiksem on oht avastada puuduvaid dokumente või lõpetamata arvestust alles pärast töötaja lahkumist.

Kuidas korraldada raamatupidamise üleandmine?

Enne lahkumist peab raamatupidaja andma töö üle nii, et uus spetsialist saaks jätkata. Selleks tuleb saada lisaks dokumentidele ka teave arvestuse seisu ja lõpetamata ülesannete kohta.

• Raamatupidamisdokumendid ja andmed. Arved, lepingud, pangaväljavõtted, raamatupidamisregistrid ja muud töö jätkamiseks vajalikud dokumendid.
• Teave arvestuse seisu kohta. Millise kuuni on arvestus lõpetatud, millised tehingud on veel kajastamata ning kas esineb parandamist vajavaid erinevusi või vigu.
• Pooleli jäänud ülesanded. Tasumata arved, klientide ja tarnijate võlgnevused, maksuametiga seotud küsimused ning deklaratsioonid, mis tuleb esitada või parandada.
• Palgaarvestuse andmed. Teave töötajate, puhkuste, haiguslehtede, kohaldatavate maksusoodustuste ja muude palgaarvestust mõjutavate asjaolude kohta.
• Teave töösüsteemide kohta. Milliseid raamatupidamisprogramme ja teenuseid kasutatakse, kus hoitakse dokumente ning millised juurdepääsuõigused tuleb ümber vormistada.

Kõik see tasub vormistada üleandmis-vastuvõtmisaktis. Märkige, millised dokumendid on üle antud, millised ülesanded on veel pooleli ja millise kuuni on arvestus lõpetatud. Nii teab uus raamatupidaja, millest alustada, ning ettevõttele jääb kinnitus raamatupidamise seisu kohta üleandmise hetkel.

Raamatupidamise seaduse (RPS) järgi tuleb raamatupidamisdokumente üldjuhul säilitada seitse aastat. Kontrollige, et algdokumendid, lepingud ja aruanded asuvad ettevõttele ligipääsetavas süsteemis, mitte üksnes raamatupidaja isiklikus e-postkastis või arvutis.

Millised juurdepääsud pärast lahkumist sulgeda?

Töösuhte lõppemise ajaks lõpetage endise töötaja juurdepääsud:

• e-MTA. Ettevõtte esindaja õigused ei lõpe töösuhte lõppemisel automaatselt. Need tuleb ise lõpetada menüüs „Seaded“ → „Pääsuõigused“ → „Esindajate pääsuõigused“.
• Internetipank. Lõpetage kontode vaatamise ning maksete ettevalmistamise ja kinnitamise õigused.
• Raamatupidamisprogramm ja pilvesalvestus. Sulgege töötaja isiklik kasutajakonto. Kui kasutati ühiseid paroole, vahetage need välja.

Ärge andke uuele raamatupidajale endise töötaja isiklikke paroole. Vormistage vajalikud õigused uuele kasutajale.

Kui raamatupidaja on lahkunud, kuid tema esindusõigused on alles, võib ta endiselt näha ettevõtte maksuandmeid ja teha talle antud õiguste piires toiminguid.

Kes hakkab pärast töötaja lahkumist raamatupidamist tegema?

Kui palgaline raamatupidaja lahkub, peab ettevõte otsustama, kes jätkab arvestust ja aruannete esitamist. Võimalusi on kolm.

Palgata uus raamatupidaja. See sobib ettevõttele, mis vajab täistööajaga spetsialisti. Töötaja leidmine ja tööle vormistamine võib aga võtta üle kuu, eriti kui kandidaat töötab veel teises ettevõttes. Ka selleks ajaks tuleb korraldada arvestuse pidamine ja deklaratsioonide esitamine.

Osta raamatupidamisteenus sisse. Raamatupidamisbüroo saab töö üle võtta ilma pika värbamisprotsessita. Seejuures ei sõltu arvestus ühe töötaja kohalolekust: puhkuse või haiguse ajal saab teda asendada teine spetsialist. Palgalise raamatupidaja ja teenuse sisseostmise kuludest loe lähemalt artiklist „Kui palju maksab raamatupidaja Eestis?“.

Kui ettevõttel on palju tehinguid, võib sobida ka kombineeritud lahendus: kontoritöötaja kogub dokumente ja lahendab igapäevaseid haldusküsimusi, raamatupidamisbüroo peab aga arvestust, arvutab makse ning esitab aruandeid.

Sobiva lahenduse valimisest loe artiklist „Millist raamatupidajat teie ettevõte vajab?“.

Korduma kippuvad küsimused raamatupidaja lahkumisel

Raamatupidaja lahkus ega anna dokumente üle. Mida teha?

Esmalt saatke kirjalik nõue raamatupidamisdokumentide ja andmete üleandmiseks ning määrake konkreetne tähtaeg. Kui küsimust ei õnnestu lahendada, pöörduge juristi poole.

Samal ajal alustage puuduva teabe taastamist pangaväljavõtete, raamatupidamisprogrammis olevate dokumentide ja tehingupartneritelt saadud arvekoopiate põhjal. Ärge lükake taastamist edasi seni, kuni vaidlus endise töötajaga laheneb.

Kas võin seni deklaratsioone ise esitada?

Jah. Juhatuse liige, kes võib ettevõtet üksinda esindada, saab e-MTA-le automaatse juurdepääsu ja võib deklaratsioone esitada. Kui juhatuse liige saab ettevõtet esindada ainult koos teistega, on vaja esindajat, kelle juhatuse liikmed volitavad ühiselt.

Deklaratsiooni esitamine on siiski ainult osa tööst. Maksud tuleb õigesti arvutada, palgaandmeid kontrollida, maksuvaba tulu rakendada ja kohustuslikke makseid arvestada. Vead tuleb hiljem parandada.

Uus raamatupidaja leidis eelkäija vigu. Kes vastutab?

Maksuameti ees vastutab maksukohustuste täitmise eest ettevõte. Deklaratsioonide vead tuleb parandada ja liiga vähe tasutud maksudelt võidakse arvestada intressi.

Töö üleandmisel tasub kontrollida viimaseid deklaratsioone ja võrrelda neid raamatupidamisandmetega. See aitab võimalikke vigu märgata ning parandused õigel ajal ette valmistada.

Kuidas Finance PRO raamatupidaja vahetamisel aitab?

Kui palgaline raamatupidaja on lahkunud, ei pea ootama uue töötaja leidmiseni. Raamatupidamisbüroo saab arvestuse üle võtta ja tegeleda lähenevate aruandluskohustustega.

Finance PRO osutab Eestis raamatupidamisteenuseid alates 1998. aastast. Töö üleandmisel kontrollime, millise kuuni on arvestus lõpetatud, millised dokumendid puuduvad ja millised deklaratsioonid tuleb lähiajal esitada.

Kui leiame vigu või pooleli jäänud tehinguid, hindame vajalike paranduste ja arvestuse taastamise mahtu.

Finance PRO-s kontrollitakse raamatupidamist kahekordselt: iga raamatupidaja töö vaatab üle teine spetsialist. Aruandlustähtaegadest kinnipidamist jälgib eraldi koordinaator.

Kas teie raamatupidaja lahkus või kavatseb lahkuda? Aitame raamatupidamise üle võtta, kontrollida arvestuse seisu ja korraldada aruannete õigeaegse esitamise. Teie olukorra esmane hindamine on tasuta.

Telefon: +372 5366 6674

E-post: info@fpro.ee

Loe lähemalt meie raamatupidamisteenustest Eestis.

Loe ka

• Millist raamatupidajat teie ettevõte Eestis vajab: assistendist pearaamatupidajani?
• Kui palju maksab raamatupidaja Eestis: palgaline spetsialist või sisseostetud teenus?
• Kuidas kontrollida raamatupidajat Eestis 10 minutiga?

Teave on ajakohane 11. novembri 2026 seisuga. Artikkel on informatiivne ega asenda individuaalset raamatupidamis- või õigusnõustamist. Teie olukord võib erineda — kirjutage meile.