Firmenwagen in Estland: drei Modelle und ihre Steuern

Was ist für den Eigentümer einer OÜ günstiger: ein Auto über die Gesellschaft kaufen oder den eigenen Wagen beruflich nutzen? Davon hängt ab, wie viel Vorsteuer abgezogen werden kann, welche Steuern anfallen und ob berufliche Fahrten steuerfrei erstattet werden können.

Wir vergleichen drei Modelle anhand eines Autos für 30.000 Euro ohne Umsatzsteuer. Dazu zeigen wir Berechnungen, benötigte Unterlagen und die wesentlichen Entscheidungskriterien.

Außerdem erläutern wir, was Sie gemeinsam mit Ihrer Buchhaltung prüfen sollten, um unnötige Steuerkosten zu vermeiden.

Drei Modelle für die berufliche Nutzung eines Autos

Für eine OÜ kommen insbesondere folgende Modelle infrage:

1. Ein Firmenwagen ausschließlich für betriebliche Fahrten. Private Fahrten sind ausgeschlossen. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann die Gesellschaft dafür die Vorsteuer vollständig abziehen.
2. Ein Firmenwagen für betriebliche und private Fahrten. Der Vorsteuerabzug ist dabei grundsätzlich auf 50 Prozent begrenzt; für die erlaubte private Nutzung fallen Steuern auf einen geldwerten Vorteil an.
3. Ein persönlicher Pkw für berufliche Fahrten. Das Auto bleibt außerhalb des Unternehmensvermögens. Die Gesellschaft erstattet nachgewiesene berufliche Fahrten innerhalb der gesetzlichen Höchstgrenzen steuerfrei.

Entscheidend ist nicht allein, wem das Fahrzeug gehört, sondern auch seine tatsächliche Nutzung. Sie beeinflusst Vorsteuerabzug, laufende Steuern und die erforderlichen Nachweise.

Modell 1: Firmenwagen ausschließlich für betriebliche Fahrten

Wird der Pkw ausschließlich für umsatzsteuerpflichtige betriebliche Tätigkeiten verwendet, kann die Gesellschaft unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Vorsteuer aus Kauf und Betrieb vollständig abziehen. Ein geldwerter Vorteil entsteht nicht, wenn private Fahrten tatsächlich ausgeschlossen sind.

Beispiel. Die Gesellschaft kauft ein Auto für 30.000 Euro zuzüglich 24 Prozent Umsatzsteuer, insgesamt 37.200 Euro. Sind die Voraussetzungen für den vollständigen Vorsteuerabzug erfüllt, kann sie 7.200 Euro abziehen. Auch bei Kraftstoff, Reparaturen und anderen Fahrzeugkosten hängt der volle Abzug von der ausschließlich berechtigten betrieblichen Verwendung ab.

Zu beachten ist insbesondere die Eintragung bei der Verkehrsbehördezur ausschließlich betrieblichen Verwendung. Zusätzlich muss die Gesellschaft nachweisen können, dass keine privaten Fahrten stattfinden. Dafür sind etwa hilfreich:

• interne Regeln zur Fahrzeugnutzung;
• Aufzeichnungen über Datum, Strecke und betrieblichen Zweck der Fahrten. Ein elektronisches GPS-Fahrtenbuch erleichtert den Nachweis, ersetzt aber nicht die tatsächliche Einhaltung der Regeln;
• Unterlagen zur betrieblichen Notwendigkeit des Autos;
• Angaben zum Standort außerhalb der Arbeitszeit.

Die estnische Steuerbehörde EMTA prüft die tatsächliche Nutzung. Steht das Fahrzeug beispielsweise am Wochenende beim Eigentümer zu Hause und fehlen nachvollziehbare Aufzeichnungen, kann der Nachweis einer rein betrieblichen Verwendung schwieriger werden.

Die Buchhaltung sollte deshalb nicht nur den Vorsteuerabzug berechnen, sondern auch dessen Nachweise prüfen. Andernfalls kann der Abzug bei einer Steuerprüfung korrigiert werden.

Sind Fahrten zwischen Wohnung und Büro betriebliche Fahrten?

Nicht automatisch. Für bestimmte Fälle sieht das Gesetz Ausnahmen von der Besteuerung als geldwerter Vorteil vor, etwa wenn öffentliche Verkehrsmittel nur mit unangemessenem Zeit- oder Kostenaufwand nutzbar sind. Eine weitere Ausnahme betrifft bestimmte Arbeitnehmer mit Arbeitsvertrag und einem Wohnort mindestens 50 Kilometer von der Arbeitsstätte entfernt. Die Voraussetzungen und die umsatzsteuerliche Behandlung sind gesondert zu prüfen.

Wenn Sie einen Firmenwagen ausschließlich betrieblich einsetzen möchten, klären Sie vorher mit Ihrer Buchhaltung, ob Ihre Fahrten unter eine entsprechende Ausnahme fallen.

Modell 2: Firmenwagen für betriebliche und private Fahrten

Ist die private Nutzung des Firmenwagens erlaubt, ist der Vorsteuerabzug für Kauf und Betrieb grundsätzlich auf 50 Prozent begrenzt. Zusätzlich versteuert die Gesellschaft die private Nutzung als geldwerten Vorteil, auf Estnisch erisoodustus. Dessen monatlicher Wert richtet sich nach Motorleistung und Fahrzeugalter:

• 1,96 Euro je Kilowatt bei einem Fahrzeug bis einschließlich fünf Jahren;
• 1,47 Euro je Kilowatt bei einem Fahrzeug, das älter als fünf Jahre ist.

Die tatsächliche Zahl privater Kilometer ist für diese pauschale Bewertung nicht entscheidend. Bereits die eingeräumte Möglichkeit privater Nutzung kann den steuerpflichtigen Vorteil begründen.

Beispiel. Die Gesellschaft kauft ein Auto mit 110 Kilowatt, das noch keine fünf Jahre alt ist.

Berechnung	Betrag
Wert des Vorteils: 110 kW × 1,96 Euro	215,60 €
Einkommensteuer: 215,60 Euro × 22/78	60,81 €
Sozialsteuer: (215,60 Euro + 60,81 Euro) × 33 Prozent	91,22 €
Steuern der Gesellschaft je Monat	152,03 €
Steuern der Gesellschaft je Jahr	1824,36 €

Die Buchhaltung berechnet den geldwerten Vorteil und erklärt ihn monatlich mit der TSD. Die Erklärung ist grundsätzlich bis zum zehnten Tag des Folgemonats einzureichen.

Beim Kauf für 30.000 Euro ohne Umsatzsteuer kann die Gesellschaft bei gemischter Nutzung grundsätzlich 3.600 statt 7.200 Euro Vorsteuer abziehen. Der Abzug ist damit um 3.600 Euro geringer als bei einer ausschließlich berechtigten betrieblichen Verwendung. Hinzu kommt die monatliche Besteuerung des geldwerten Vorteils.

Vor dem Kauf sollten deshalb beide Beträge berechnet werden: der mögliche Vorsteuerabzug und die laufenden Steuern auf private Nutzung. So sind die Kosten vor der Entscheidung bekannt und nicht erst bei der ersten Steuererklärung.

Modell 3: Persönlicher Pkw mit Erstattung beruflicher Fahrten

Wenn Ihnen das Auto gehört oder Sie es rechtmäßig nutzen dürfen, kann die Gesellschaft nachgewiesene berufliche Fahrten unter den gesetzlichen Voraussetzungen steuerfrei erstatten. Die steuerfreie Höchstgrenze beträgt — 0,50 Euro je Kilometer, höchstens 550 Euro im Monat je berechtigtem Empfänger und Arbeitgeber.

Die Erstattung ist für die gesetzlich erfassten Arbeitnehmer und Organmitglieder möglich. Auch der Eigentümer einer OÜ kann berechtigt sein, wenn er dem Vorstand angehört und den persönlichen Pkw beruflich nutzt. Das Fahrzeug darf dabei nicht im Eigentum oder Besitz der erstattenden Gesellschaft stehen.

Erforderlich sind eine schriftliche Entscheidung des Arbeitgebers und nachvollziehbare Fahrtaufzeichnungen. Dazu gehören insbesondere Datum, Strecke, beruflicher Zweck, Kilometerzahl und Kilometerstände.

Wie hoch kann die Erstattung sein?

Berufliche Kilometer im Monat	Erstattung
300 km	150 €
600 km	300 €
900 km	450 €
1.100 km	550 €
1.500 km	550 €

Auch bei mehr als 1.100 beruflichen Kilometern bleibt die steuerfreie Monatsgrenze bei 550 Euro. Eine Zahlung oberhalb der zulässigen Grenze wird grundsätzlich als geldwerter Vorteil in Anlage 4 der TSD erklärt.

Beispiel einer Fahrtkostenerstattung

Sie legen mit Ihrem persönlichen Auto in einem Monat 600 Kilometer für die OÜ zurück. Bei ordnungsgemäßem Nachweis kann die Gesellschaft 300 Euro ohne Einkommen- und Sozialsteuer erstatten.

Die Erstattung setzt tatsächliche berufliche Fahrten voraus. Sie ersetzt weder Gehalt noch Dividenden und darf nicht allein als zusätzliche Auszahlung an den Unternehmenseigentümer erfolgen.

Die Kilometerpauschale deckt gewöhnliche Fahrzeugkosten wie Kraftstoff, Versicherung und Reparaturen bereits ab. Bezahlt die Gesellschaft diese zusätzlich, kann ein steuerpflichtiger Vorteil entstehen. Parkgebühren während beruflicher Fahrten können unter den Voraussetzungen gesondert erstattet werden.

Bei einer Dienstreise mit dem persönlichen Auto können unter den gesetzlichen Voraussetzungen tatsächlich belegte zusätzliche Reisekosten gesondert berücksichtigt werden. Eine doppelte Erstattung derselben Kosten sowie Reparatur- und Wartungskosten sind dabei auszuschließen. Weitere Hinweise finden Sie im Beitrag „Dienstreisekosten richtig erstatten“.

Die ausgezahlten Erstattungen werden in der jährlichen Erklärung INF 14 angegeben, die grundsätzlich bis zum 1. Februar des Folgejahres einzureichen ist.

Welches Modell passt zu Ihnen?

Wenn das Auto ausschließlich betrieblich benötigt wird,kann ein Kauf über die Gesellschaft infrage kommen. Bei erfüllten Voraussetzungen sind 100 Prozent Vorsteuerabzug und die Vermeidung eines privaten geldwerten Vorteils möglich. Die Gesellschaft muss den Ausschluss privater Fahrten nachweisen können.

Wenn Sie das Auto beruflich und privat nutzen möchten,vergleichen Sie den Kauf durch die OÜ mit der Verwendung eines persönlichen Fahrzeugs. Beim Firmenwagen sind regelmäßig der halbe Vorsteuerabzug und die monatlichen Steuern auf den Vorteil zu berücksichtigen. Beim persönlichen Auto kommt eine nachgewiesene Fahrtkostenerstattung innerhalb der Grenzen infrage.

Wenn Sie bereits ein persönliches Auto besitzen,berechnen Sie Ihren beruflichen Kilometerumfang und die mögliche Erstattung. Möglicherweise ist ein zusätzlicher Firmenwagen wirtschaftlich nicht erforderlich.

Die passende Lösung hängt auch von Kaufpreis, laufenden Kosten und der tatsächlichen Nutzung ab. Bitten Sie Ihre Buchhaltung vor dem Kauf um einen Vergleich der gesamten Unternehmenskosten für die einzelnen Modelle.

Fehler können teuer werden, etwa wenn die Gesellschaft die volle Vorsteuer abzieht, der Eigentümer das Auto aber auch für Familienfahrten verwendet. Mehr dazu im Artikel „Firmenwagen in Estland: fünf Steuerfehler und ihre Folgen“.

Was Sie vor dem Autokauf prüfen sollten

Vor einem Kauf über die Gesellschaft sind drei Schritte sinnvoll:

1. Ermitteln Sie Ihre beruflichen Kilometer. Prüfen Sie die Fahrten der letzten drei Monate zu Kunden, Lieferanten und betrieblichen Einsatzorten. Besitzen Sie bereits einen persönlichen Pkw, berechnen Sie eine mögliche Erstattung mit 0,50 Euro je Kilometer.
2. Entscheiden Sie, ob private Fahrten stattfinden sollen. Falls ja, berücksichtigen Sie die Begrenzung des Vorsteuerabzugs und die Steuern auf den geldwerten Vorteil. Eine ausschließlich betriebliche Verwendung sollten Sie nur ansetzen, wenn Sie diese tatsächlich sicherstellen und belegen können.
3. Vergleichen Sie die Kosten gemeinsam mit Ihrer Buchhaltung. Lassen Sie Vorsteuerabzug, monatliche Steuern, Betriebskosten und jährliche Kraftfahrzeugsteuer berechnen. Berücksichtigen Sie auch einen möglichen späteren Verkauf.

Wie Finance PRO Sie bei der Fahrzeugbuchhaltung unterstützt

Ein Firmenwagen beeinflusst nicht nur den Kaufpreis, sondern auch die laufende Buchhaltung. Vorsteuerabzug, Fahrzeugkosten und eine mögliche private Nutzung müssen richtig erfasst und erklärt werden.

Finance PRO bietet seit 1998 Buchhaltungsleistungen in Estland an. Wir unterstützen Sie beim Vergleich der Modelle, bei Steuerberechnungen, der Dokumentenprüfung und der laufenden Buchhaltung. Die Arbeit des Buchhalters wird von einem zweiten Fachmitarbeiter geprüft; ein Koordinator überwacht die Abgabefristen.

Sie planen einen Firmenwagen? Wir berechnen die steuerlichen Folgen vorab. Das Auto gehört bereits Ihrer OÜ? Wir prüfen, ob Kosten und Steuern richtig erfasst werden.

Beginnen Sie mit einer kostenlosen ersten Prüfung.

Telefon: +372 5366 6674

E-Mail: info@fpro.ee

Weitere Informationen finden Sie unter Buchhaltungsleistungen in Estland.

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