Sie haben ein Auto auf Ihre OÜ gekauft, aber die ausschließlich betriebliche Nutzung nicht im Verkehrsregister vermerkt? Oder Sie erstatten Fahrten mit dem Privatwagen, ohne ein Fahrtenbuch zu führen?
Solche Fehler können das Unternehmen mehr als 150 € im Monat kosten. Werden sie erst nach einigen Jahren entdeckt, müssen frühere Steuererklärungen berichtigt und Verzugszinsen gezahlt werden.
Wir betrachten fünf häufige Fehler bei der steuerlichen Behandlung von Firmenwagen in Estland: welche Folgen sie haben, was sie kosten können und wie sie sich beheben lassen.
Für die Beispiele nehmen wir einen Pkw, der jünger als fünf Jahre ist, 110 kW leistet und ohne Umsatzsteuer 30.000 € kostet.
1. Die ausschließlich betriebliche Nutzung wurde nicht gemeldet
Was passiert. Der Inhaber hat ein Auto auf das Unternehmen gekauft und nutzt es ausschließlich betrieblich. Er hat dies jedoch nicht der estnischen Verkehrsbehörde Transpordiamet mitgeteilt.
Mögliche Folgen. Fehlt der Vermerk, geht die estnische Steuer- und Zollbehörde (EMTA) davon aus, dass das Unternehmen auch Privatfahrten gestattet. Dadurch entsteht ein geldwerter Vorteil (erisoodustus): ein privater Nutzen, den ein Beschäftigter oder Vorstandsmitglied auf Kosten des Unternehmens erhält. Darauf sind monatlich Einkommensteuer und Sozialsteuer zu zahlen.
Bei einem Pkw unter fünf Jahren mit 110 kW beträgt der monatliche Wert des Vorteils 110 kW × 1,96 € = 215,60 €. Daraus ergeben sich Einkommensteuer und Sozialsteuer von insgesamt 152,03 € im Monat. In drei Jahren summieren sich die Steuern auf 5.473,08 €, ohne Verzugszinsen.
So vermeiden Sie den Fehler. Wird der Firmenwagen tatsächlich ausschließlich betrieblich genutzt, reichen Sie die Mitteilung über den Onlinedienst der Verkehrsbehörde oder bei einer Servicestelle ein. Die Meldepflicht betrifft Pkw der Kategorie M1. Für Fahrzeuge der Kategorie N1 ist diese Mitteilung nicht erforderlich.
Die Mitteilung allein genügt nicht: Das Unternehmen muss belegen können, dass tatsächlich keine Privatfahrten stattfinden.
2. Die betriebliche Nutzung wurde erklärt, lässt sich aber nicht belegen
Was passiert. Im Verkehrsregister ist die ausschließlich betriebliche Nutzung vermerkt. Bei der OÜ sind jedoch keine Beschäftigten registriert, der Inhaber erhält weder Gehalt noch eine Vergütung als Vorstandsmitglied, und aus den Unterlagen geht nicht hervor, wer das Fahrzeug zu welchem Zweck nutzt.
Mögliche Folgen. EMTA kann die Angaben im Verkehrsregister mit dem Beschäftigungsregister TÖR und den Einkommen- und Sozialsteuererklärungen TSD abgleichen. Im Steuerhandbuch wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass betriebliche Fahrten voraussetzen, dass jemand für das Unternehmen arbeitet.
Ein fehlendes Gehalt beweist für sich genommen noch keinen Verstoß. Kann das Unternehmen aber nicht erklären, wer den Firmenwagen für welche betrieblichen Aufgaben nutzt, wird die Steuerbehörde nachfragen.
So vermeiden Sie den Fehler. Stellen Sie sicher, dass aus den Unterlagen hervorgeht, wer das Auto auf welcher Grundlage und für welche betrieblichen Aufgaben nutzt. Lässt sich die betriebliche Nutzung nicht belegen, klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, ob die Einstufung als ausschließlich betrieblich genutztes Fahrzeug passt.
3. Die gesamte Vorsteuer wurde abgezogen, obwohl der Firmenwagen auch privat genutzt wird
Was passiert. Das Unternehmen hat beim Autokauf 100 % der Vorsteuer abgezogen, weil es eine ausschließlich betriebliche Nutzung erklärt hat. Der Inhaber fährt damit jedoch auch einkaufen oder bringt seine Kinder zur Schule.
Auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gelten grundsätzlich als Privatfahrten. Zwei Ausnahmen sind vorgesehen: Die Arbeitsstätte ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht mit angemessenem Zeit- und Kostenaufwand erreichbar, oder der aufgrund eines Arbeitsvertrags Beschäftigte wohnt mindestens 50 km von der Arbeitsstätte entfernt.
Mögliche Folgen. Der Fehler betrifft gleich zwei Steuerarten.
Die Umsatzsteuer. Beginnen Privatfahrten innerhalb der ersten zwei Jahre nach dem Kauf, wird der Vorsteuerabzug beim Kauf nach der Zweijahresregel auf 50 % begrenzt. Zu berichtigen ist die Umsatzsteuererklärung KMD für den Kaufmonat. In unserem Beispiel:
- Kaufpreis ohne Umsatzsteuer: 30.000 €
- Umsatzsteuer bei einem Satz von 24 %: 7.200 €
- Beim Kauf wurden 7.200 € Vorsteuer abgezogen.
- Nach der Berichtigung beträgt der Abzug 3.600 €; somit sind 3.600 € zurückzuzahlen
Steuern auf den geldwerten Vorteil. Darf der Firmenwagen privat genutzt werden, fallen auf den geldwerten Vorteil Einkommensteuer und Sozialsteuer an. Bei einem Fahrzeug mit 110 kW sind das 152,03 € im Monat.
In unserem Beispiel muss das Unternehmen 3.600 € der bereits abgezogenen Vorsteuer zurückzahlen und zusätzlich monatlich 152,03 € an Steuern für die Möglichkeit der Privatnutzung zahlen.
So vermeiden Sie den Fehler. Wird das Auto auch privat benötigt, richten Sie die gemischte Nutzung ein: Lassen Sie den Vermerk im Register entfernen und erklären Sie den geldwerten Vorteil.
Bei ausschließlich betrieblicher Nutzung genügt der Registervermerk allein nicht. Die Steuerbehörde erwartet eine betriebliche Nutzungsregelung, die den Beschäftigten bekannt ist, und eine Kontrolle der tatsächlichen Verwendung. Als Nachweise kommen interne Regeln, ein Fahrtenbuch oder ein elektronisches GPS-Fahrtenbuch in Betracht.
4. Privatwagenkosten werden ohne Fahrtenbuch erstattet
Was passiert. Der Inhaber nutzt seinen Privatwagen für betriebliche Fahrten. Das Unternehmen zahlt ihm monatlich 550 € als Erstattung, ein Fahrtenbuch wird jedoch nicht geführt.
Mögliche Folgen. Die Erstattung für einen Privatwagen kann steuerfrei sein, wenn die Voraussetzungen und Höchstgrenzen eingehalten werden. Im Jahr 2026 gelten:
- bis zu 0,50 € je Kilometer für betriebliche Fahrten
- höchstens 550 € im Monat je Person
Ohne Fahrtenbuch entfällt die Steuerbefreiung. In einem Beispiel von EMTA werden die ohne Fahrtenbuch gezahlten 550 € ausdrücklich als Arbeitslohn eingeordnet. Allein die Sozialsteuer von 33 % beträgt dann 181,50 € im Monat beziehungsweise 2.178 € im Jahr. Zusätzlich ist Einkommensteuer einzubehalten; je nach Art der Zahlung können weitere Pflichtabgaben anfallen.
So vermeiden Sie den Fehler. Für eine steuerfreie Erstattung sind drei Unterlagen erforderlich:
- Eine schriftliche Entscheidung des Unternehmens mit Empfänger, Betrag und Zeitraum.
- Eine Kopie des Nachweises über das Nutzungsrecht am Fahrzeug, etwa der Zulassungsbescheinigung oder des Leasingvertrags.
- Ein Fahrtenbuch für betriebliche Fahrten mit Fahrer, Kennzeichen, Datum, Fahrtzweck sowie Kilometerstand vor und nach der Fahrt.
550 € sind ein Höchstbetrag und keine feste Zahlung allein für den Besitz eines Autos. Die Erstattung wird anhand der nachgewiesenen betrieblichen Fahrten berechnet.
5. Zusätzlich zur Kilometererstattung wird auch der Kraftstoff bezahlt
Was passiert. Der Inhaber erhält eine Erstattung für betriebliche Fahrten mit seinem Privatwagen. Zusätzlich bezahlt das Unternehmen Kraftstoff, Versicherung oder Reparaturen dieses Fahrzeugs.
Mögliche Folgen. Die Kilometererstattung deckt bereits sämtliche Fahrzeugkosten außer Parkgebühren ab. Zusätzliche Zahlungen behandelt EMTA daher als steuerpflichtigen geldwerten Vorteil.
Angenommen, das Unternehmen bezahlt monatlich 100 € Kraftstoff für den Privatwagen des Inhabers:
| Steuer | Betrag |
|---|---|
| Einkommensteuer: 100 € × 22/78 | 28,21 € |
| Sozialsteuer: (100 € + 28,21 €) × 33 % | 42,31 € |
| Steuern insgesamt | 70,52 € |
Damit kosten 100 € Kraftstoff das Unternehmen insgesamt 170,52 €.
So vermeiden Sie den Fehler. Zahlt das Unternehmen eine Kilometererstattung, sollte es Kraftstoff, Versicherung und Reparaturen des Privatwagens nicht zusätzlich übernehmen: Auf diese Ausgaben fallen Steuern auf den geldwerten Vorteil an. Nur Parkgebühren für betriebliche Fahrten können zusätzlich steuerfrei erstattet werden.
Bei einer Dienstreise mit dem Privatwagen können die Kosten gegen Belege erstattet werden. Mehr dazu im Beitrag „Dienstreisekosten richtig erstatten“.
Was tun, wenn der Fehler bereits passiert ist?
EMTA kann Steuern grundsätzlich für drei Jahre rückwirkend festsetzen, bei vorsätzlicher Nichtzahlung für fünf Jahre. Die Verzugszinsen betragen 0,06 % pro Tag. Es lohnt sich daher nicht, auf eine Steuerprüfung zu warten.
- Ermitteln Sie, seit wann der Fehler besteht. Zum Beispiel: Seit welchem Monat wird der Firmenwagen auch privat genutzt, oder für welchen Zeitraum wurden Erstattungen ohne Fahrtenbuch gezahlt?
- Prüfen Sie Unterlagen und Erklärungen. Betroffen sein können das Verkehrsregister, TSD- und KMD-Erklärungen, betriebliche Entscheidungen und die Aufzeichnungen über Fahrten.
- Berichtigen Sie die Erklärungen. Der geldwerte Vorteil wird in Anlage 4 zur TSD erklärt. Die Berichtigung des Vorsteuerabzugs nach der Zweijahresregel erfolgt in der KMD für den Kaufmonat.
- Zahlen Sie Steuern und Zinsen. Die Zinsen berechnet e-MTA automatisch.
- Richten Sie die Buchhaltung für die Zukunft ein. Prüfen Sie die Fahrzeugnutzung, Mitteilungen, Unterlagen und Erstattungsverfahren.
Betreut Sie eine Buchhaltung in Estland, beginnen Sie dort: Sie kennt die Erklärungen der vergangenen Monate und kann feststellen, welche davon betroffen sind.
Wie Ihre Buchhaltung in Estland die Fahrzeugunterlagen prüft
Fehler beim Firmenwagen betreffen mehrere Unterlagen gleichzeitig: das Verkehrsregister, Steuererklärungen, betriebliche Entscheidungen und Fahrtenbücher. Widersprechen sie einander, können Steuernachzahlungen entstehen.
Finance PRO bietet seit 1998 Buchhaltungsleistungen in Estland an. Wir prüfen, ob die Unterlagen mit der tatsächlichen Fahrzeugnutzung übereinstimmen, berechnen die steuerlichen Folgen und bereiten die Berichtigungen vor.
Sie sind unsicher, ob das Fahrzeug Ihrer OÜ richtig erfasst ist? Wir prüfen die Buchhaltung und sagen Ihnen, was zu berichtigen ist. Eine erste Einschätzung Ihrer Situation ist kostenlos.
Telefon: +372 5366 6674
E-Mail: info@fpro.ee
Mehr über unsere Buchhaltungsleistungen in Estland.
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Steuersätze und Höchstbeträge entsprechen dem Stand vom 4. November 2026. Der Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
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