Штатный бухгалтер уволился: как передать дела и не пропустить отчётность

Если штатный бухгалтер уходит, важно вовремя передать дела новому специалисту. Иначе фирма рискует пропустить сроки подачи деклараций, потерять доступ к документам или обнаружить незавершённые операции уже после увольнения.

В статье — пошаговый план передачи бухгалтерии, проверки доступов и поиска замены.

Сколько времени есть у фирмы

При обычном увольнении по собственному желанию бухгалтер должен предупредить работодателя минимум за 30 календарных дней. На испытательном сроке срок предупреждения составляет 15 календарных дней. В исключительных случаях трудовой договор можно расторгнуть без предварительного предупреждения. Эти правила установлены законом о трудовом договоре (Töölepingu seadus, TLS).

Срок предупреждения считают со следующего дня после того, как работодатель получил заявление.

Пример. Бухгалтер предупредил об увольнении 1 марта и работает до конца месяца. В апреле фирме нужно подать декларацию TSD за мартовские выплаты и декларацию по НДС за март. Сделать это придётся уже без прежнего бухгалтера.

Бухгалтер может уйти и раньше, например по соглашению сторон или при наличии законного основания для увольнения без предупреждения. Поэтому лучше начать передачу дел сразу после получения заявления, а не откладывать её на последние рабочие дни.

Какие последствия могут быть для фирмы

Увольнение бухгалтера не освобождает фирму от подачи деклараций и уплаты налогов. Основные сроки остаются прежними:

• TSD — до 10-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты.
• Декларация по НДС — до 20-го числа следующего месяца.
• Годовой отчёт — в течение шести месяцев после окончания финансового года.

Если последний день подачи декларации выпадает на выходной или государственный праздник, срок переносится на следующий рабочий день.

За непредставление налоговых деклараций фирме может грозить штраф до 3200 € согласно закону о налоговом порядке (Maksukorralduse seadus, MKS). Кроме того, Налогово-таможенный департамент (EMTA) может потребовать подать декларацию и применить предусмотренные законом меры принуждения.

Если не уплатить налог вовремя, на задолженность начисляются проценты — 0,06 % в день.

За организацию бухгалтерского учёта отвечает правление фирмы. Поэтому даже при неожиданном увольнении бухгалтера именно фирме придётся обеспечить своевременную подачу отчётности и уплату налогов.

Что сделать сразу после заявления об увольнении

Не ждите последнего рабочего дня бухгалтера. Как только получили заявление:

• Проверьте ближайшие сроки. Какие декларации и налоговые платежи предстоят в следующие два месяца?
• Назначьте ответственного за передачу дел. Кто будет принимать документы и контролировать незавершённые задачи?
• Проверьте доступ к бухгалтерии. Убедитесь, что у фирмы есть доступ к бухгалтерской программе, документам и необходимым рабочим системам.
• Начните искать замену. Новый сотрудник или бухгалтерская фирма должны успеть принять учёт до ближайших сроков отчётности.

Чем раньше вы начнёте передачу бухгалтерии, тем меньше риск обнаружить недостающие документы или незакрытый учёт уже после увольнения сотрудника.

Как организовать передачу бухгалтерии

До увольнения бухгалтер должен передать дела так, чтобы новый специалист мог продолжить работу. Для этого нужно получить не только документы, но и информацию о состоянии учёта и незавершённых задачах.

• Бухгалтерские документы и данные. Счета, договоры, банковские выписки, регистры бухгалтерского учёта и другие документы, необходимые для продолжения работы.
• Информация о состоянии учёта. По какой месяц учёт завершён, какие операции ещё не проведены, есть ли расхождения или ошибки, требующие исправления.
• Незавершённые задачи. Неоплаченные счета, задолженности клиентов и поставщиков, вопросы с налоговой, декларации, которые нужно подать или исправить.
• Данные для расчёта зарплаты. Информация о сотрудниках, отпусках, больничных, применяемых налоговых льготах и других обстоятельствах, влияющих на расчёт зарплаты.
• Информация о рабочих системах. Какие бухгалтерские программы и сервисы используются, где хранятся документы и какие права доступа необходимо переоформить.

Всё это лучше оформить актом передачи дел. Укажите, какие документы переданы, какие задачи остались незавершёнными и по какой месяц закрыт учёт. Тогда новый бухгалтер будет понимать, с чего начинать, а у фирмы останется подтверждение состояния бухгалтерии на момент передачи.

По закону о бухгалтерском учёте (Raamatupidamise seadus, RPS) бухгалтерские документы, как правило, необходимо хранить семь лет. Проверьте, что первичные документы, договоры и отчёты находятся в системе, доступной фирме, а не только в личной почте или на компьютере бухгалтера.

Какие доступы закрыть после увольнения

К моменту прекращения трудовых отношений отключите бывшему сотруднику доступы:

• e-MTA. Права представителя фирмы не прекращаются автоматически при увольнении. Их нужно отозвать самостоятельно через «Seaded» → «Pääsuõigused» → «Esindajate pääsuõigused».
• Интернет-банк. Отзовите права на просмотр счетов, подготовку и подтверждение платежей.
• Бухгалтерская программа и облачные хранилища. Отключите личную учётную запись сотрудника. Если использовались общие пароли, смените их.

Не передавайте новому бухгалтеру личные пароли прежнего сотрудника. Доступы следует оформлять на нового пользователя с необходимыми полномочиями.

Если бухгалтер уволился, а права представителя ему оставили, он может по-прежнему видеть налоговые данные фирмы и выполнять действия в пределах предоставленных полномочий.

Кто будет вести бухгалтерию после увольнения сотрудника

Если штатный бухгалтер уходит, фирме нужно решить, кто продолжит вести учёт и сдавать отчётность. Есть три варианта.

Нанять нового бухгалтера в штат. Это решение подходит фирмам, которым нужен специалист на полный рабочий день. Но поиск и оформление сотрудника могут занять больше месяца, особенно если кандидат ещё работает в другой компании. На это время всё равно придётся организовать ведение учёта и подачу деклараций.

Передать бухгалтерию на аутсорсинг. Бухгалтерская фирма может принять дела без длительного процесса найма. При этом учёт не зависит от присутствия одного сотрудника: на время отпуска или больничного его может заменить другой специалист. Подробнее о расходах на штатного бухгалтера и аутсорсинг читайте в статье «Сколько стоит бухгалтер в Эстонии».

Если у фирмы много операций, возможен и смешанный формат: сотрудник в офисе собирает документы и решает текущие административные вопросы, а бухгалтерская фирма ведёт учёт, рассчитывает налоги и сдаёт отчётность.

Как выбрать подходящий формат, читайте в статье «Какой бухгалтер нужен вашей фирме».

Частые вопросы, когда бухгалтер уволился

Бухгалтер уволился и не отдаёт документы. Что делать?

Сначала направьте письменное требование о передаче бухгалтерских документов и данных, указав конкретный срок. Если вопрос не удаётся решить, обратитесь к юристу.

Параллельно начните восстанавливать недостающую информацию по банковским выпискам, документам в бухгалтерской программе и копиям счетов у контрагентов. Не стоит откладывать восстановление до разрешения спора с бывшим сотрудником.

Можно ли пока сдавать декларации самому?

Да. Член правления, который может представлять фирму один, получает доступ к e-MTA автоматически и может подавать декларации. Если член правления представляет фирму только вместе с другими, нужен представитель, которого члены правления уполномочат вместе.

Однако сама подача декларации — только часть работы. Нужно правильно рассчитать налоги, проверить данные о зарплате, применить необлагаемый минимум и учесть обязательные взносы. Ошибки впоследствии придётся исправлять.

Новый бухгалтер нашёл ошибки предшественника. Кто отвечает?

Перед налоговой за исполнение налоговых обязательств отвечает фирма. Ошибки в декларациях необходимо исправить, а при недоплате налогов могут начисляться проценты.

При передаче дел стоит проверить последние декларации и сопоставить их с данными бухгалтерского учёта. Это поможет выявить возможные ошибки и вовремя подготовить исправления.

Как Finance PRO помогает при смене бухгалтера

Если штатный бухгалтер уволился, необязательно ждать, пока найдётся новый сотрудник. Бухгалтерская фирма может принять учёт и взять на себя ближайшие обязательства по отчётности.

Finance PRO оказывает бухгалтерские услуги в Эстонии с 1998 года. При передаче дел мы проверим, по какой месяц закрыт учёт, какие документы отсутствуют и какие декларации предстоит подать в ближайшее время.

Если обнаружатся ошибки или незавершённые операции, оценим объём необходимых исправлений и восстановления учёта.

В Finance PRO предусмотрена двойная проверка бухгалтерского учёта: работу каждого бухгалтера проверяет второй специалист. За соблюдением сроков отчётности следит отдельный координатор.

Ваш бухгалтер уволился или собирается уходить? Поможем принять бухгалтерию, проверить состояние учёта и организовать своевременную подачу отчётности. Первая оценка вашей ситуации — бесплатно.

Телефон: +372 5366 6674

Электронная почта: info@fpro.ee

Подробнее о наших бухгалтерских услугах в Эстонии.

Читайте также

• Какой бухгалтер нужен вашей фирме в Эстонии: от помощника до главбуха
• Сколько стоит бухгалтер в Эстонии: штатный специалист или аутсорс
• Как проверить бухгалтера в Эстонии за 10 минут

Информация актуальна на 11 ноября 2026 года. Статья носит информационный характер и не заменяет индивидуальную бухгалтерскую или юридическую консультацию. Ваш случай может отличаться — напишите нам.