Sales Tax in den USA: Grundlagen für Unternehmen

Sales Tax gehört zu den wichtigen indirekten Steuern in den USA. Anders als bei einer einheitlichen Mehrwertsteuer gibt es keine allgemeine Sales Tax auf Bundesebene. Die Regeln werden von den einzelnen Bundesstaaten festgelegt.

Sie bestimmen unter anderem Steuersätze, steuerpflichtige Waren und Dienstleistungen sowie Registrierungs- und Erklärungspflichten. Unternehmen müssen deshalb die jeweils betroffenen Bundesstaaten einzeln betrachten. Die offiziellen Informationen der kalifornischen Steuerbehörde CDTFA erläutern beispielhaft das Sales- und Use-Tax-System Kaliforniens. Für andere Bundesstaaten sind deren eigene Steuerbehörden zuständig.

Was ist Sales Tax?

Sales Tax fällt typischerweise beim Verkauf steuerpflichtiger Waren an Endkunden an. Je nach Bundesstaat werden auch bestimmte Dienstleistungen erfasst. Der Käufer trägt die Steuer, während der verpflichtete Verkäufer sie einzieht und abführt.

Der Verkäufer berechnet die Steuer bei der Zahlung und führt sie an die zuständige Behörde ab. Im Regelfall wird der Endverkauf besteuert; begünstigte Einkäufe zur Weiterveräußerung sind gesondert nachzuweisen.

Sales Tax und Use Tax

Die Use Tax ergänzt die Sales Tax. Sie kann eine Besteuerung sicherstellen, wenn bei einem steuerpflichtigen Erwerb keine ausreichende Sales Tax eingezogen wurde.

Das kann beispielsweise Waren betreffen, die ohne Steuer gekauft und anschließend in einem steuererhebenden Bundesstaat genutzt werden.

Soweit kein ausreichender Steuerabzug durch den Verkäufer erfolgt, muss der Käufer eine geschuldete Use Tax gegebenenfalls selbst erklären und zahlen. Anrechnungen bereits gezahlter Steuern und weitere Voraussetzungen richten sich nach dem jeweiligen Bundesstaat.

Wer muss Sales Tax einziehen?

Eine wesentliche Voraussetzung ist häufig Nexus, also eine ausreichende steuerliche Verbindung zum Bundesstaat. Daraus allein folgt jedoch noch keine einheitliche Pflicht für jeden Verkäufer: Steuerbarkeit, Marktplatzregeln und Ausnahmen sind ebenfalls zu prüfen. Unabhängig davon kann beim Käufer Use Tax entstehen.

Für einen Nexus können beispielsweise relevant sein:

• ein Büro oder Lager im Bundesstaat;
• Mitarbeiter oder dort gelagerte Waren;
• die Teilnahme an Messen, je nach Dauer, Tätigkeit und geltenden Ausnahmen;
• die Nutzung von Fulfillment-Zentren;
• das Erreichen der maßgeblichen Umsatz- oder Transaktionsgrenzen.

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, kann eine Registrierung erforderlich werden. Dann sind die steuerpflichtigen Verkäufe korrekt abzurechnen und die vorgeschriebenen Erklärungen einzureichen. Ausnahmen und Beginn der Pflicht richten sich nach dem Bundesstaat.

Sales-Tax-Sätze

Einen landesweit einheitlichen Sales-Tax-Satz gibt es nicht. Der Gesamtbetrag kann sich aus mehreren Ebenen zusammensetzen.

Mögliche Bestandteile sind:

• Sales Tax des Bundesstaates;
• Steuer des Countys;
• kommunale Steuer;
• Steuer eines besonderen Steuerbezirks.

Auch innerhalb eines Bundesstaates können unterschiedliche Sätze gelten. Maßgeblich sind die Regeln zum Besteuerungsort und die genaue Adresse; je nach Umsatz kann auf den Bestimmungsort oder andere Anknüpfungspunkte abgestellt werden.

Delaware, Montana, New Hampshire, Oregon und Alaska erheben keine allgemeine Sales Tax auf Ebene des Bundesstaates. In Alaska können jedoch lokale Sales Taxes anfallen. Besondere Abgaben auf einzelne Leistungen bleiben auch andernorts möglich.

Besteuerung von Waren

Der Einzelhandel mit körperlichen Waren ist ein zentraler Anwendungsbereich der Sales Tax. Welche Produkte erfasst sind, hängt vom Bundesstaat ab.

Zu den möglicherweise steuerpflichtigen Waren zählen:

• Kleidung, Schuhe und Elektronik;
• Möbel und Haushaltsgeräte;
• Fahrzeuge und Baumaterialien;
• Kosmetik und Haushaltswaren;
• Sportartikel und Bürobedarf;
• Spielzeug und andere fertige Produkte.

Eine allgemeine Liste ersetzt die Prüfung nicht. Entscheidend sind Produktkategorie, Besteuerungsort, Lieferadresse und gegebenenfalls der Status der Beteiligten.

Waren mit Steuerbefreiung

Bestimmte Warengruppen können ganz oder teilweise befreit sein oder einem besonderen Satz unterliegen.

Je nach Bundesstaat kommen beispielsweise folgende Kategorien in Betracht:

• Lebensmittel für den häuslichen Verbrauch;
• verschreibungspflichtige Medikamente;
• bestimmte Medizinprodukte;
• bestimmte landwirtschaftliche Betriebsmittel;
• begünstigte Produktionsanlagen;
• Waren, die nachweislich zur Weiterveräußerung erworben werden.

Die Voraussetzungen unterscheiden sich erheblich. Ein Lebensmittel kann in einem Bundesstaat steuerfrei sein, in einem anderen einem ermäßigten oder dem regulären Satz unterliegen.

Resale Certificate

Ein gültiges Resale Certificate kann einen steuerfreien Einkauf zur Weiterveräußerung ermöglichen. Die Steuer wird dann grundsätzlich beim späteren steuerpflichtigen Endverkauf erhoben. Anerkennung und Form des Nachweises richten sich nach dem Bundesstaat.

Solche Nachweise sind unter anderem wichtig für:

• Großhändler;
• Einzelhändler;
• Onlinehändler;
• Vertriebsgesellschaften;
• andere Unternehmen, die Waren zur Weiterveräußerung einkaufen.

Gültige Bescheinigungen und zugehörige Unterlagen müssen aufbewahrt werden. Bei einer Prüfung belegen sie die Voraussetzungen der Befreiung. Fehlt ein erforderlicher Nachweis, kann die steuerfreie Behandlung versagt werden; es handelt sich nicht um einen allgemeinen Vorsteuerabzug.

Warenrückgaben und Sales Tax

Bei einer Rückgabe sind Kaufpreiserstattung und die Korrektur bereits erhobener Sales Tax nach den Vorgaben des Bundesstaates zu behandeln und nachvollziehbar zu verbuchen.

Fehlerhafte Rückgaben können Differenzen zwischen Verkaufsdaten, Zahlungsabrechnungen und Steuererklärungen verursachen. Eine eindeutige Zuordnung von Erstattung und Steuerkorrektur hilft, solche Risiken zu vermeiden.

Die Besteuerung von Dienstleistungen

Bei Dienstleistungen unterscheiden sich die Regeln besonders stark. Steuerpflicht besteht nur, soweit die Vorschriften des jeweiligen Bundesstaates die Leistung erfassen.

Dieselbe Tätigkeit kann in einem Bundesstaat steuerpflichtig und in einem anderen steuerfrei sein. Deshalb muss jede angebotene Leistungsart eingeordnet werden.

Welche Dienstleistungen können steuerpflichtig sein?

Die erfassten Dienstleistungen und ihre Definitionen variieren von Bundesstaat zu Bundesstaat.

Beispiele für möglicherweise steuerpflichtige Leistungen sind:

• Reparaturen und die Installation von Anlagen;
• Wartung und Vermietung von Gegenständen;
• Telekommunikationsleistungen und digitale Dienste;
• Cloud-Dienste und Software as a Service, kurz SaaS;
• Datenspeicherung und Datenverarbeitung;
• bestimmte Werbe- und Reinigungsleistungen;
• Unterhaltungsangebote und Veranstaltungen.

Juristische, buchhalterische, prüfende und beratende Leistungen sind in vielen Fällen nicht erfasst. Eine allgemeine Steuerfreiheit sämtlicher freiberuflicher Dienstleistungen in allen Bundesstaaten lässt sich daraus jedoch nicht ableiten.

Fernleistungen und freiberufliche Dienstleistungen

Bei aus der Ferne erbrachten Leistungen ist neben der Leistungsbeschreibung auch der steuerliche Anknüpfungspunkt wichtig.

Typische Beispiele sind:

• IT-Leistungen und Softwareentwicklung;
• Marketing und Beratung;
• Design und Onlineunterricht;
• Datenverarbeitung;
• Zugang zu digitalen Plattformen.

Zu prüfen sind insbesondere der Standort des Kunden, dessen Status als Unternehmen oder Privatperson, die steuerliche Einordnung der Leistung und ein möglicher Nexus des Anbieters.

Digitale Produkte und elektronische Dienstleistungen

Digitale Angebote werden von den Bundesstaaten unterschiedlich eingeordnet. Die Bezeichnung im Vertrag allein entscheidet die Steuerfrage nicht.

Zu diesen Angeboten gehören beispielsweise:

• elektronische Bücher, Musik und Filme;
• Onlinekurse und digitale Abonnements;
• mobile Anwendungen und digitale Lizenzen;
• Zugang zu Onlinedatenbanken;
• Cloud-Dienste.

Auch bei digitalen Produkten gibt es keine einheitliche Behandlung. Ein E-Book kann beispielsweise in einem Bundesstaat steuerpflichtig und in einem anderen befreit sein.

Ein Onlinekurs kann je nach Ausgestaltung als Bildungsleistung, digitales Produkt oder Plattformzugang gelten. Diese Einordnung kann die Steuerpflicht verändern.

Software und SaaS

Bei Software können unter anderem Übertragungsart, Nutzungsrechte und Grad der individuellen Entwicklung entscheidend sein.

Zu unterscheiden sind beispielsweise:

• Standardsoftware auf einem Datenträger;
• heruntergeladene Software;
• Cloud-Dienste und SaaS;
• Softwarelizenzen;
• individuell entwickelte Software.

SaaS kann in einem Bundesstaat steuerpflichtig und in einem anderen nicht erfasst sein. Anbieter müssen daher die Regeln an den relevanten Kundenstandorten und ihre eigenen Registrierungspflichten prüfen.

E-Commerce

Für Onlineverkäufe gelten grundsätzlich ebenfalls die einschlägigen Sales-Tax-Regeln. Der Vertrieb über das Internet ist für sich genommen keine Steuerbefreiung.

Mit South Dakota v. Wayfair änderte der Oberste Gerichtshof 2018 die bisherige Anforderung einer physischen Präsenz. Bundesstaaten können seither unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen auch Verkäufer ohne Präsenz zur Steuererhebung verpflichten. Daraus entsteht keine automatische Registrierungspflicht in sämtlichen Bundesstaaten.

Wirtschaftlicher Nexus

Für Onlinehändler ist deshalb Economic Nexus besonders wichtig. Entscheidend sind die im jeweiligen Bundesstaat geltenden Schwellenwerte und Berechnungsregeln.

Geprüft werden können insbesondere:

• die Höhe der relevanten Verkäufe in den Bundesstaat;
• die Zahl der Bestellungen, soweit noch als Kriterium vorgesehen;
• der maßgebliche Berechnungszeitraum.

Einige Bundesstaaten verwenden eine Umsatzgrenze von 100.000 US-Dollar. Andere setzen abweichende Grenzen oder zusätzliche Kriterien an; welche Verkäufe mitzählen, muss ebenfalls geprüft werden.

Beispiele für staatliche Schwellenwerte:

• Kalifornien: mehr als 500.000 US-Dollar aus relevanten Warenverkäufen im laufenden oder vorangegangenen Kalenderjahr, einschließlich einzubeziehender Verkäufe verbundener Personen.
• Texas: eine Grenze von 500.000 US-Dollar für den maßgeblichen Umsatz in den vorangegangenen zwölf Kalendermonaten; gesetzliche Definition und Ausnahmen beachten.
• New York: mehr als 500.000 US-Dollar und zugleich mehr als 100 relevante Warenverkäufe in den unmittelbar vorangegangenen vier Sales-Tax-Quartalen.

Die Berechnung ist für jeden Bundesstaat gesondert vorzunehmen.

Verkäufe im eigenen Onlineshop

Beim Verkauf über den eigenen Shop muss das Unternehmen seine steuerlichen Pflichten selbst klären, unabhängig von der eingesetzten Shopsoftware.

Das betrifft beispielsweise:

• Shopify und WooCommerce;
• Magento und BigCommerce;
• individuell entwickelte E-Commerce-Systeme.

Soweit die Voraussetzungen vorliegen, muss das Unternehmen insbesondere:

• die Bundesstaaten mit relevantem Nexus ermitteln;
• die erforderlichen Sales-Tax-Registrierungen vornehmen;
• die korrekten Steuersätze hinterlegen;
• die geschuldete Steuer beim Kunden einziehen;
• Erklärungen abgeben und die Steuer abführen;
• Rückgaben und Korrekturen nachvollziehbar erfassen.

Eine automatische Steuerberechnung ersetzt keine erforderliche Registrierung. Auch die rechtliche Einordnung der Verkäufe bleibt Aufgabe des Unternehmens.

Verkäufe über Marktplätze

Bei bestimmten Plattformverkäufen greifen Marketplace-Facilitator-Regeln. Dann berechnet und erhebt der verpflichtete Plattformbetreiber die Steuer für die erfassten Umsätze.

Er übernimmt dafür typischerweise:

• die Berechnung der Sales Tax;
• den Einzug beim Käufer;
• die Abführung an die zuständige Steuerbehörde.

Welche Pflichten beim Verkäufer verbleiben, hängt vom Bundesstaat, dem Vertriebsmodell und möglichen eigenen Verkäufen ab.

Je nach den geltenden Voraussetzungen muss der Verkäufer insbesondere:

• eine eigene Registrierung vornehmen, soweit keine Ausnahme greift;
• die vorgeschriebenen Erklärungen fristgerecht abgeben;
• Verkäufe über die eigene Website gesondert berücksichtigen;
• Marktplatzabrechnungen aufbewahren;
• die maßgeblichen Umsatzgrenzen überwachen;
• geeignete steuerliche Aufzeichnungen führen;
• vorgeschriebene Erklärungen einschließlich gegebenenfalls erforderlicher Nullmeldungen abgeben.

Besonders sorgfältig ist die Kombination aus Marktplatzverkäufen und eigenem Onlineshop zu prüfen.

Verkäufe über soziale Netzwerke

Immer mehr Unternehmen verkaufen über soziale Netzwerke und deren integrierte Handelsfunktionen.

Das betrifft beispielsweise:

• TikTok Shop.
• Instagram Shop.
• Facebook Marketplace.
• YouTube Shopping.

Auch hier sind Nexus und die Rollen der Beteiligten zu prüfen. Entscheidend ist unter anderem, wer steuerlich als Verkäufer oder verpflichteter Marketplace Facilitator gilt und welche Umsätze die Plattform tatsächlich erfasst.

Amazon FBA und Warenlager

Warenbestände in Amazon-FBA-Lagern können einen physischen Nexus begründen. Der konkrete Lagerort ist deshalb steuerlich relevant.

Das gilt auch ohne eigenes Büro oder eigene Mitarbeiter. Eine uneingeschränkte Registrierungspflicht folgt daraus jedoch nicht in jedem Fall: Einzelne Bundesstaaten kennen Ausnahmen für Händler, deren Verkäufe ausschließlich über einen steuerabführenden Marktplatz laufen.

Verkäufer sollten daher die Lagerorte und Bestandsbewegungen dokumentieren und die dort geltenden Regeln prüfen.

Dropshipping

Beim Dropshipping hängen die Pflichten von der konkreten Liefer- und Vertragsstruktur ab.

Zu klären ist insbesondere:

• wer nach den Unterlagen als Verkäufer auftritt;
• wer dem Käufer die Rechnung stellt;
• wer die Steuer erheben muss;
• ob ein gültiges Resale Certificate benötigt wird;
• wo ein Nexus entsteht;
• wer für Nachweise und steuerliche Fehler verantwortlich ist.

Fehlende oder ungeeignete Nachweise können zu Nachforderungen und mehrfacher Steuerbelastung innerhalb der Lieferkette führen. Die Behandlung muss vorab anhand der beteiligten Bundesstaaten geprüft werden.

Besondere Sales-Tax-Regeln

Neben den allgemeinen Vorschriften gibt es Sonderregeln, die Registrierung und Steuerbefreiung beeinflussen können.

Dazu gehören:

• Economic Nexus: steuerliche Anknüpfung anhand des Verkaufsvolumens;
• Physical Nexus: steuerliche Anknüpfung durch physische Präsenz;
• Marketplace Facilitator: Steuererhebung durch einen verpflichteten Marktplatzbetreiber;
• Resale Certificate: Nachweis für einen begünstigten Einkauf zur Weiterveräußerung;
• Sales Tax Holiday: zeitlich begrenzte Befreiung für bestimmte Produkte;
• Exempt Organizations: besondere Befreiungen für berechtigte Organisationen.

Einige Bundesstaaten gewähren zeitlich begrenzte Befreiungen, etwa für bestimmte Kleidung, Schulbedarf oder Notfallausrüstung. Zeitraum, Warenkategorien und Preisgrenzen sind jeweils gesondert festgelegt.

Gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen können unter bestimmten Voraussetzungen Befreiungen beanspruchen. Dafür sind häufig besondere Bescheinigungen erforderlich.

Sales Tax automatisch berechnen

Wegen der zahlreichen lokalen Sätze und unterschiedlichen Regeln setzen viele Unternehmen spezialisierte Software ein.

Solche Lösungen können helfen,

• den einschlägigen Satz anhand der relevanten Adresse zu ermitteln;
• lokale Steuerbestandteile zu berücksichtigen;
• Änderungen der Regeln nachzuhalten;
• die Steuer beim Verkauf zu berechnen;
• Erklärungen vorzubereiten;
• manuelle Fehler zu verringern.

Automatisierung ersetzt keine steuerliche Prüfung. Das Unternehmen muss klären, wo nach den gesetzlichen Kriterien Nexus und Registrierungspflichten bestehen. Diese Pflichten stehen nicht im freien Ermessen des Unternehmens.

Wie sich steuerliche Risiken verringern lassen

Bei einer Prüfung können Steuerbehörden unter anderem Marktplatzabrechnungen, Zahlungsdaten und Angaben zur Geschäftstätigkeit miteinander abgleichen.

Anlass für Nachfragen oder Prüfungen können beispielsweise sein:

• eine fehlende Registrierung trotz bestehender Pflicht;
• verspätete Steuererklärungen;
• falsche Steuersätze;
• fehlende oder ungültige Resale Certificates;
• Fehler bei Marktplatzverkäufen;
• Abweichungen zwischen Verkaufsdaten und Steuererklärungen;
• nicht abgegebene, gesetzlich vorgeschriebene Nullmeldungen.

Um Risiken zu verringern, sollten Unternehmen:

• den Beginn einer Registrierungspflicht überwachen und fristgerecht handeln;
• Waren und Dienstleistungen korrekt einordnen;
• relevante Umsätze nach Bundesstaaten erfassen;
• aktuelle Steuersätze verwenden;
• Rechnungen und Befreiungsnachweise aufbewahren;
• Erklärungen fristgerecht einreichen;
• Rückgaben korrekt dokumentieren;
• geeignete Automatisierung einsetzen;
• die Pflichten bei einer Ausweitung des Geschäfts erneut prüfen.

Ein geordneter Ablauf erleichtert die laufende Erfüllung der Pflichten und kann das Risiko von Nachforderungen senken.

Zusammenfassung

Sales Tax wird auf Ebene der Bundesstaaten geregelt, und die Unterschiede sind erheblich. Besonders sorgfältig sollten Unternehmen E-Commerce, digitale Produkte, SaaS, Marktplatzverkäufe sowie FBA-Lager und Dropshipping prüfen.

Eine einheitliche landesweite Regel reicht dafür nicht aus. Eine an Tätigkeit, Warenfluss und Kundenstandorten ausgerichtete Prüfung hilft, die Pflichten zu erkennen und Risiken zu begrenzen. Wir unterstützen Sie gern dabei!