Sales Tax in den USA: Registrierung und Pflichten

Unternehmer fragen häufig nach einer VAT-Registrierung in den USA. Dort gibt es jedoch keine allgemeine Mehrwertsteuer auf Bundesebene. Stattdessen erheben viele Bundesstaaten Sales Tax sowie ergänzend Use Tax. Eine Sales-Tax-Registrierung ist deshalb nach den Regeln des jeweiligen Bundesstaates zu prüfen.

Wie unterscheidet sich Sales Tax von der Mehrwertsteuer?

Die Systeme funktionieren unterschiedlich. Bei der Mehrwertsteuer wird grundsätzlich auf mehreren Wirtschaftsstufen Steuer erhoben; ein berechtigtes Unternehmen kann Vorsteuer abziehen.

Sales Tax wird typischerweise beim steuerpflichtigen Verkauf an den Endkunden erhoben. Der Verkäufer zieht die Steuer ein und führt sie an die zuständige Behörde ab. Eine allgemeine Vorsteuerverrechnung wie bei der Mehrwertsteuer gibt es nicht.

Nexus: die steuerliche Verbindung zum Bundesstaat

Eine Registrierungspflicht kann entstehen, wenn ein Unternehmen eine ausreichende Verbindung zu einem Bundesstaat hat. Diese Verbindung heißt Nexus. Wichtig sind vor allem zwei Formen.

Physischer Nexus

Ein physischer Nexus kann durch eine tatsächliche Präsenz entstehen.

Beispiele dafür sind:

• ein Büro oder Lager;
• ein Ladengeschäft oder Ausstellungsraum;
• Mitarbeiter oder Warenbestände;
• Waren in einem Amazon-FBA-Lager.

Eine solche Präsenz kann bei steuerpflichtigen Verkäufen eine Registrierung auslösen. Ausnahmen, insbesondere für ausschließlich über einen steuerabführenden Marktplatz verkaufende Händler, sind je Bundesstaat zu prüfen.

Wirtschaftlicher Nexus

Auch ohne Büro kann ein wirtschaftlicher Nexus entstehen. Seit dem Urteil South Dakota v. Wayfair erlauben die Regeln vieler Bundesstaaten eine Registrierungspflicht anhand des dort erzielten Verkaufsvolumens.

Dabei können insbesondere folgende Größen eine Rolle spielen:

• der relevante Verkaufsumsatz;
• die Zahl der Transaktionen, soweit der Bundesstaat dieses Kriterium verwendet;
• die Art der verkauften Waren oder Dienstleistungen.

Einige Bundesstaaten verwenden eine Umsatzgrenze von 100.000 US-Dollar. Diese Grenze gilt jedoch nicht einheitlich; auch die einzubeziehenden Verkäufe und die maßgeblichen Zeiträume unterscheiden sich.

Beispiele für staatliche Schwellenwerte:

• Kalifornien: mehr als 500.000 US-Dollar aus den relevanten Warenverkäufen im laufenden oder vorangegangenen Kalenderjahr; Verkäufe verbundener Personen sind einzubeziehen.
• Texas: eine Grenze von 500.000 US-Dollar für den relevanten Umsatz in den vorangegangenen zwölf Kalendermonaten. Bemessungsgrundlage und Ausnahmen sind gesondert zu prüfen.
• New York: mehr als 500.000 US-Dollar und zugleich mehr als 100 relevante Warenverkäufe in den unmittelbar vorangegangenen vier Sales-Tax-Quartalen. Beide Voraussetzungen müssen erfüllt sein.

Jeder Bundesstaat legt eigene Kriterien fest. Prüfen Sie deshalb immer die aktuellen Vorgaben der zuständigen Steuerbehörde.

Regeln für Marketplace Facilitators

In vielen Bundesstaaten müssen bestimmte Marktplatzbetreiber als Marketplace Facilitators die Steuer für die über ihre Plattform vermittelten Verkäufe berechnen, einziehen und abführen.

Beispiele für solche Plattformen sind:

• Amazon.
• Etsy.
• Walmart Marketplace.

Die Steuerabführung durch den Marktplatz beseitigt jedoch nicht automatisch sämtliche Pflichten des Verkäufers. Verkäufe und Steuerunterlagen müssen weiterhin nachvollziehbar dokumentiert werden.

Je nach Bundesstaat kann der Verkäufer insbesondere verpflichtet sein,

• sich selbst zu registrieren;
• Steuererklärungen einzureichen;
• den maßgeblichen Gesamtumsatz zu überwachen;
• Verkäufe außerhalb des Marktplatzes gesondert zu erfassen.

Registrierung: Ablauf und Unterlagen

Zunächst wird geprüft, wo das Unternehmen tätig ist und in welchen Bundesstaaten ein Nexus besteht. Daraus ergeben sich die erforderlichen Registrierungen.

Die Behörden können unter anderem folgende Angaben und Unterlagen verlangen:

• Gründungs- und Registrierungsunterlagen des Unternehmens;
• Employer Identification Number (EIN).
• Geschäftsanschrift und Angaben zu den Eigentümern;
• Beschreibung der Tätigkeit und erwartete Umsätze;
• Angaben zu Lagern und sonstiger physischer Präsenz.

Die Employer Identification Number, kurz EIN, ist eine bundessteuerliche Identifikationsnummer für Unternehmen. Sie kann bei der Registrierung als Identifikator benötigt werden. Die offiziellen Informationen des IRS erläutern die Beantragung einer EIN. Die Sales-Tax-Registrierung selbst erfolgt dagegen bei der zuständigen Behörde des jeweiligen Bundesstaates.

Dauer, Kosten und Steuererklärungen

Bearbeitungszeit und Verfahrensschritte richten sich nach dem Bundesstaat und dem Einzelfall. Rückfragen oder fehlende Unterlagen können die Registrierung verzögern; eine einheitliche Bearbeitungsfrist gibt es nicht.

In manchen Bundesstaaten ist die Registrierung gebührenfrei. Andere können Gebühren oder unter bestimmten Voraussetzungen eine Sicherheitsleistung verlangen.

Nach der Registrierung sind die vorgeschriebenen Erklärungen einzureichen. Den Abgabezeitraum bestimmt die zuständige Behörde.

Mögliche Abgabezeiträume sind:

• monatlich;
• vierteljährlich;
• jährlich.

Auch ohne steuerpflichtige Verkäufe kann eine Nullmeldung vorgeschrieben sein, solange die Registrierung besteht. Prüfen Sie die Vorgaben des Bundesstaates; versäumte Meldungen können Sanktionen auslösen.

Häufige Fehler

Typische Versäumnisse können zu Nachforderungen und Prüfungen führen.

Typische Beispiele sind:

• die Suche nach einer VAT-Registrierung, ohne die Sales-Tax-Regeln zu prüfen;
• eine fehlende Nexus-Analyse;
• das Übersehen eines wirtschaftlichen Nexus;
• die Anwendung falscher Steuersätze;
• verspätete Steuererklärungen;
• die Annahme, ein Marktplatz übernehme ausnahmslos alle Pflichten.

Eine sorgfältige Prüfung der Geschäftstätigkeit und rechtzeitige Registrierung können das Risiko von Nachforderungen und Sanktionen verringern.

Zusammenfassung

In den USA besteht keine allgemeine Mehrwertsteuer auf Bundesebene. Für Sales Tax gelten bundesstaatliche Regeln. Prüfen Sie daher zunächst Nexus, Art und Umfang Ihrer Verkäufe sowie mögliche Marktplatz-Ausnahmen. Daraus ergeben sich die Registrierungs- und Erklärungspflichten. Wir unterstützen Sie gern bei Ihren Fragen.