Nicht betriebliche Ausgaben in den VAE

Für die Körperschaftsteuer in den VAE müssen Unternehmen ihre Aufwendungen steuerlich einordnen. Nicht jede verbuchte Zahlung mindert den steuerpflichtigen Gewinn. Rein private Ausgaben eines Inhabers sind grundsätzlich keine abzugsfähigen Betriebskosten.

Ausgangspunkt ist der betriebliche Zweck. Die Ausgaben müssen nach den einschlägigen Regeln der Geschäftstätigkeit zuzuordnen sein; gesetzliche Ausschlüsse und besondere Abzugsbeschränkungen sind zusätzlich zu beachten. Offizielle Informationen der FTA enthalten die ausführlichen Regelungen.

Wichtige Voraussetzungen des Kostenabzugs

Das Corporate-Tax-System unterscheidet laufende betriebliche Aufwendungen, private Anteile und besonders geregelte Kostenarten.

Wichtige Grundsätze sind:

• Rein private Lebenshaltungskosten mindern den steuerpflichtigen Unternehmensgewinn grundsätzlich nicht.
• Gemischt veranlasste Ausgaben müssen sachgerecht aufgeteilt werden.
• Fehlen geeignete Nachweise, kann die FTA den geltend gemachten Abzug ablehnen.
• Vorsteuer auf rein private Ausgaben ist grundsätzlich nicht abzugsfähig.
• Zahlungen für private Zwecke eines Inhabers können gesondert als Entnahme, Ausschüttung oder Vorgang mit einer verbundenen Person einzuordnen sein.

Eine richtige Klassifizierung ist entscheidend. Fehler können Korrekturen der Bemessungsgrundlage und weitere Folgen auslösen.

Der allgemeine Grundsatz des Betriebsausgabenabzugs

Die handelsrechtliche Ergebnisermittlung bildet grundsätzlich den Ausgangspunkt. Anschließend werden die für die Steuerberechnung erforderlichen Anpassungen vorgenommen.

Für einen laufenden Steuerabzug ist insbesondere zu prüfen, ob die Ausgabe:

• Der betrieblichen Tätigkeit dient.
• Nicht der Erzielung steuerbefreiter Einkünfte zuzuordnen ist.
• Eine nachvollziehbare wirtschaftliche Grundlage hat und besondere gesetzliche Voraussetzungen erfüllt.
• Durch geeignete Unterlagen belegt ist.
• Keinem ausdrücklichen Abzugsverbot unterliegt.

Bei gemischten Aufwendungen ist der betriebliche Anteil sachgerecht zu bestimmen. Nur der steuerlich zulässige Teil kann die Bemessungsgrundlage mindern.

Was sind nicht betriebliche Ausgaben?

Rein private Aufwendungen lassen sich nicht allein dadurch in Betriebskosten umwandeln, dass die Gesellschaft sie bezahlt.

Typische Beispiele sind:

• Private Einkäufe eines Inhabers oder Geschäftsführers.
• Miete und Unterhalt einer rein privat genutzten Wohnung.
• Urlaubs- und Familienreisen ohne betrieblichen Anlass.
• Persönliche Gesundheits- und Ausbildungskosten ohne betriebliche Vergütungsgrundlage.
• Geldbußen wegen persönlicher Rechtsverstöße.
• Die Anschaffung von Vermögenswerten ausschließlich zur privaten Nutzung.
• Kosten für Familienangehörige ohne tatsächliches Beschäftigungs- oder anderes betriebliches Rechtsverhältnis.
• Rein private Veranstaltungen, die vom Geschäftskonto bezahlt werden.
• Private Versicherungspolicen ohne betrieblichen Zusammenhang.

Jede Zahlung ist anhand ihres tatsächlichen Anlasses zu prüfen. Ein automatischer Steuerabzug wäre nicht sachgerecht.

Private Ausgaben von Inhabern oder Geschäftsführern

Die unzutreffende Verbuchung privater Zahlungen als Betriebskosten schafft steuerliche Risiken.

Betroffen sein können beispielsweise Zahlungen für:

• Die private Wohnung eines Inhabers.
• Einen ausschließlich privat genutzten Pkw.
• Private Flugtickets der Familie.
• Die Schulausbildung der Kinder ohne betriebliche Vergütungsgrundlage.
• Private Einkäufe oder Haushaltspersonal.
• Urlaub und private Feiern.

Solche Zahlungen sind nicht automatisch laufende Betriebskosten. Ihre Behandlung hängt davon ab, ob etwa eine private Forderung, Ausschüttung oder tatsächlich vereinbarte und steuerlich zulässige Vergütung vorliegt.

Mögliche Einordnungen sind:

• Eine Forderung der Gesellschaft gegenüber dem Inhaber.
• Eine zulässige Gewinnausschüttung.
• Eine vereinbarte Vergütung oder Sachleistung an den Geschäftsführer.
• Ein Vorgang mit einer verbundenen Person.
• Ein nicht abzugsfähiger Aufwand.

Maßgeblich sind die tatsächlichen Verhältnisse, geeignete Belege und die erforderlichen gesellschaftsrechtlichen Entscheidungen.

Gemischt veranlasste Aufwendungen

Werden Leistungen sowohl betrieblich als auch privat genutzt, sind die Anteile nach einer sachgerechten und belegbaren Methode zu trennen.

Typische Fälle sind:

• Ein auch privat genutztes Fahrzeug des Geschäftsführers.
• Mobilfunk und Internet.
• Räume mit betrieblicher und privater Nutzung.
• Eine Reise mit geschäftlichem und privatem Teil.
• Technische Geräte für Arbeit und Privatgebrauch.

Für Corporate Tax kann grundsätzlich nur der nachgewiesene steuerlich zulässige betriebliche Anteil berücksichtigt werden. VAT folgt eigenen Regeln und kann weitergehende Abzugsverbote enthalten.

Ein frei geschätzter Prozentsatz genügt nicht. Die Methode sollte zum Vertrag, zum wirtschaftlichen Bedarf und zur tatsächlichen Nutzung passen.

Reisen und Dienstreisen

Betrieblich veranlasste Reisekosten können bei erfüllten Voraussetzungen abzugsfähig sein.

Als Nachweise kommen etwa in Betracht:

• Ein nachvollziehbarer Reiseplan.
• Korrespondenz mit Kunden.
• Einladungen zu Messen oder Konferenzen.
• Fahrkarten, Flugtickets und Hotelrechnungen.
• Ein betrieblicher Reisebericht.
• Verträge oder Besprechungsprotokolle.

Wird eine Dienstreise privat verlängert, müssen die jeweiligen Kostenanteile abgegrenzt werden. Der private Teil ist grundsätzlich nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Fahrzeugkosten

Für Corporate Tax ist die tatsächliche betriebliche Nutzung maßgeblich; private Anteile sind auszusondern. Anschaffungskosten sind von laufenden Kosten und Abschreibungen zu trennen. Ein möglicher VAT-Abzug ist unabhängig davon zu prüfen.

Zu den Fahrzeugkosten können gehören:

• Miete oder Leasing.
• Kraftstoff und Wartung.
• Versicherung und Parkgebühren.
• Abschreibungen nach den anwendbaren Bilanzierungs- und Steuerregeln.

Ein Fahrtennachweis mit Datum, Strecke und geschäftlichem Anlass kann die Zuordnung unterstützen.

Bei überwiegend privater Nutzung lässt sich ein vollständiger betrieblicher Abzug regelmäßig nicht begründen. Die Aufteilung muss mit den tatsächlichen Verhältnissen übereinstimmen.

Wohnkosten

Die rein private Wohnung eines Inhabers ist grundsätzlich keine Betriebsausgabe. Tatsächliche Mitarbeiterleistungen oder betrieblich erforderliche Unterbringung können anders zu beurteilen sein.

Je nach Sachverhalt kann ein Abzug zu prüfen sein bei:

• Vertraglich vereinbarter Mitarbeiterunterbringung.
• Der Unterbringung eines dienstlich entsandten Spezialisten.
• Einer tatsächlich vereinbarten und angemessenen Wohnleistung als Teil der Geschäftsführervergütung.
• Erforderlicher Personalunterbringung am Arbeitsort.

Ein Vertrag allein garantiert den Abzug nicht. Die Leistung muss tatsächlich erbracht, betrieblich begründet und gegebenenfalls fremdüblich sein sowie korrekt verbucht werden.

Aufwendungen für Beschäftigte

Nicht jede Leistung mit persönlichem Nutzen ist automatisch nicht abzugsfähig. Ein tatsächliches und steuerlich zulässiges Vergütungspaket kann betriebliche Aufwendungen begründen.

Dazu können beispielsweise zählen:

• Eine betriebliche Krankenversicherung.
• Visa und Emirates ID, soweit betrieblich veranlasst.
• Berufliche Weiterbildung.
• Betriebliche Kommunikation und Dienstflüge.
• Betrieblich begründete Unterkunft und Beförderung.

Die Kosten sind anhand des tatsächlichen Beschäftigungsverhältnisses und der vereinbarten Leistungen zu dokumentieren. Für VAT können trotz eines Corporate-Tax-Abzugs andere Beschränkungen gelten.

Geschäfte mit verbundenen Personen

Bei Zahlungen an Inhaber, Geschäftsführer und andere verbundene Personen sind die anwendbaren besonderen Vorschriften zu beachten.

Insbesondere sollten geprüft werden:

• Der tatsächliche betriebliche Anlass.
• Die Angemessenheit der Vergütung im Fremdvergleich.
• Die vertragliche Grundlage der Zahlung.
• Die richtige Erfassung in der Buchhaltung.
• Die einschlägigen Verrechnungspreis- und Connected-Person-Regeln.

Überhöhte Mieten an einen Inhaber oder nicht begründete Erstattungen privater Aufwendungen können zu steuerlichen Korrekturen führen.

Vollständig nicht abzugsfähige Aufwendungen

Das Gesetz schließt bestimmte Aufwendungen vom Abzug aus. Ihre Verbuchung als Aufwand ändert daran nichts.

Dazu gehören nach den jeweiligen Voraussetzungen insbesondere:

• Bestechungsgelder und andere rechtswidrige Zahlungen.
• Gesetzliche Geldbußen und Sanktionen; betrieblicher Schadenersatz oder Zahlungen wegen Vertragsverletzung sind davon zu unterscheiden.
• Spenden oder vergleichbare Zuwendungen an nicht entsprechend begünstigte Empfänger.
• Aufwendungen zur Erzielung steuerbefreiter Einkünfte.
• Verluste und Aufwendungen ohne betrieblichen Zusammenhang.
• Die Körperschaftsteuer der VAE selbst.
• Gewinnausschüttungen und andere nicht abzugsfähige Inhaberzahlungen; tatsächliche Vergütungen sind nach den einschlägigen Regeln getrennt zu prüfen.

Soweit solche Beträge den handelsrechtlichen Gewinn gemindert haben, ist bei der Steuerberechnung eine entsprechende Hinzurechnung erforderlich.

VAT auf nicht betriebliche Ausgaben

Corporate Tax und VAT müssen getrennt geprüft werden. Eine Aufwandsbuchung oder ein Körperschaftsteuerabzug begründet nicht automatisch einen Vorsteueranspruch.

Vorsteuer setzt grundsätzlich eine abzugsberechtigte Verwendung voraus. Steuerbefreite Tätigkeiten und private Zwecke können den Abzug begrenzen. Bei Fahrzeugen, die zur privaten Nutzung verfügbar sind, kann ein vollständiges VAT-Abzugsverbot greifen, auch wenn für Corporate Tax ein betrieblicher Anteil nachgewiesen wird.

Ein Vorsteuerabzug kann insbesondere ausgeschlossen sein bei:

• Rein privaten Einkäufen.
• Waren zur ausschließlichen privaten Nutzung.
• Ausgaben ohne Zusammenhang mit einer abzugsberechtigten Geschäftstätigkeit.
• Bestimmten Bewirtungs- und Unterhaltungsleistungen an Geschäftskontakte.
• Fehlenden vorgeschriebenen Steuerrechnungen oder anderen erforderlichen Nachweisen.

Für VAT bestehen besondere Beschränkungen bei Bewirtung und bestimmten Mitarbeiterleistungen mit gesetzlich geregelten Ausnahmen. Dies ist vom Corporate-Tax-Abzug zu unterscheiden: Bei begünstigten Repräsentationskosten für Geschäftspartner sind grundsätzlich nur 50 % abzugsfähig; private Aufwendungen werden dadurch nicht begünstigt.

Die buchhalterische Behandlung

Ein steuerlich nicht abzugsfähiger Aufwand kann handelsrechtlich erfasst sein. Bei der steuerlichen Überleitung muss er gegebenenfalls wieder hinzugerechnet werden.

Eigene Konten oder eindeutige Kennzeichnungen helfen für:

• Private Zahlungen zugunsten von Inhabern.
• Nicht abzugsfähige Aufwendungen.
• Nur teilweise abzugsfähige Aufwendungen.
• Ausgaben mit noch fehlenden Belegen.
• Geschäfte mit verbundenen Personen.
• Nicht abzugsfähige Vorsteuer.

Eine nachvollziehbare Trennung erleichtert die Steuererklärung und den Abgleich mit der Buchhaltung.

Nachweise und Unterlagen

Die für den geltend gemachten Abzug erforderlichen Unterlagen müssen nach den jeweils geltenden Fristen aufbewahrt werden. Ohne belastbaren Nachweis kann der Abzug scheitern.

Wichtige Unterlagen sind beispielsweise:

• Verträge und geeignete Rechnungen, einschließlich erforderlicher Tax Invoices.
• Bankbelege über Zahlungen.
• Interne Begründungen und betriebliche Anordnungen.
• Dienstreiseberichte.
• Teilnehmerlisten betrieblicher Veranstaltungen.
• Fahrten- und Nutzungsnachweise für Fahrzeuge.
• Berechnungen zur Aufteilung gemischter Kosten.
• Arbeitsverträge und Vergütungsrichtlinien.

Eine Rechnung belegt nicht immer den betrieblichen Anlass. Zweck, Empfänger und tatsächliche Verwendung sollten ebenfalls nachvollziehbar sein.

Welche Vorgänge besondere Aufmerksamkeit verdienen

Bestimmte Zahlungen erfordern eine besonders klare Zuordnung und Dokumentation. Daraus folgt nicht, dass jeder solche Vorgang automatisch unzulässig ist.

Sorgfältig abzustimmen sind insbesondere:

• Zahlungen an Inhaber und Geschäftsführer.
• Hohe Aufwendungen ohne erkennbare Vertragsgrundlage.
• Bargeldabhebungen und Kartenzahlungen.
• Kosten für Immobilien und Fahrzeuge.
• Reisen von Familienangehörigen.
• Persönliche Einkäufe.
• Ausgaben ohne vorgeschriebenen Rechnungsnachweis.
• Abweichungen zwischen Bankbewegungen und Buchhaltung.

Allgemeine Zahlungsbeschreibungen wie „sonstige Ausgaben“ ersetzen keine nachvollziehbaren Belege und keine betriebliche Zuordnung.

Wie sich steuerliche Risiken verringern lassen

Klare Abläufe helfen, Fehler früh zu erkennen. Eine regelmäßige Abstimmung ist meist einfacher als eine spätere Rekonstruktion.

Sinnvolle Maßnahmen sind:

• Die Trennung privater und geschäftlicher Karten.
• Das Vermeiden privater Zahlungen über Geschäftskonten.
• Eine klare Richtlinie für Auslagenerstattungen.
• Angemessene Karten- und Freigabelimits.
• Die Dokumentation des betrieblichen Zahlungszwecks.
• Nachvollziehbare Aufzeichnungen zu Geschäften mit verbundenen Personen.
• Die regelmäßige Prüfung von Geschäftsführerausgaben.
• Die Korrektur unzulässig abgezogener Vorsteuer nach den geltenden Verfahren.
• Die steuerliche Abstimmung vor Abgabe der Erklärung.

Ein geordneter Prozess verbessert die Nachvollziehbarkeit und erleichtert Rückfragen der FTA.

Häufige Fragen

Die folgenden Fragen helfen bei der praktischen Zuordnung. Der konkrete Sachverhalt bleibt entscheidend.

Darf eine private Ausgabe vom Geschäftskonto bezahlt werden?

Eine Zahlung ist technisch möglich, wird dadurch aber nicht zur Betriebsausgabe. Sie muss nach ihrem tatsächlichen Rechtsgrund, etwa als Forderung oder Ausschüttung, richtig erfasst werden.

Kann der betriebliche Anteil einer gemischten Ausgabe abgezogen werden?

Für Corporate Tax kommt der nachgewiesene zulässige betriebliche Anteil in Betracht. Private Anteile und besondere Abzugsverbote sind zusätzlich zu berücksichtigen.

Kann die Wohnungsmiete eines Geschäftsführers berücksichtigt werden?

Das kann bei einer tatsächlichen, angemessenen und betrieblich begründeten Vergütungsleistung möglich sein. Ein rein privater Mietaufwand wird durch eine bloße Vertragsklausel nicht automatisch abzugsfähig.

Ist Vorsteuer auf private Einkäufe abzugsfähig?

Grundsätzlich nicht. Erforderlich sind eine abzugsberechtigte Verwendung und die übrigen gesetzlichen Voraussetzungen.

Was ist zu tun, wenn eine private Zahlung bereits als Aufwand verbucht wurde?

Der Vorgang muss anhand seines tatsächlichen Rechtsgrunds berichtigt werden. Hat er den steuerlichen Gewinn zu Unrecht gemindert, sind die erforderlichen Hinzurechnungen und gegebenenfalls Erklärungskorrekturen vorzunehmen.

Wird eine Ausgabe durch die Zahlung mit einer Firmenkarte betrieblich?

Nein. Entscheidend sind Anlass und tatsächliche Verwendung, nicht das Zahlungsmittel.

Zusammenfassung

Nicht betriebliche Aufwendungen mindern den steuerpflichtigen Gewinn grundsätzlich nicht. Besondere Risiken entstehen bei privaten Inhaberzahlungen und unbelegten Mischkosten. Unternehmen sollten die Zahlungsarten trennen, den betrieblichen Anlass dokumentieren und nicht abzugsfähige Beträge richtig in der steuerlichen Überleitung erfassen.

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