Betriebsfremde Ausgaben in Estland

In Estland wird der Gewinn einer gewöhnlichen Gesellschaft grundsätzlich bei seiner Ausschüttung besteuert. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Ausgabe bis zu einer Ausschüttung steuerfrei bleibt. Für betriebsfremde Ausgaben und weitere gesetzlich bestimmte Vorgänge bestehen eigene Steuerregeln.

Ausgaben ohne betrieblichen Zusammenhang können unmittelbar steuerpflichtig sein. Private Vorteile für Vorstandsmitglieder oder Mitarbeitende, Geschenke und bestimmte Sanktionen sind dabei nach den jeweils einschlägigen Vorschriften einzuordnen. Es handelt sich nicht automatisch bei jedem dieser Vorgänge um dieselbe Art einer Gewinnausschüttung.

Grundregel für betriebsfremde Ausgaben

Nach §§ 51 und 52 des estnischen Einkommensteuergesetzes können betriebsfremde Aufwendungen und Zahlungen einer estnischen Gesellschaft steuerpflichtig sein. Entscheidend sind der tatsächliche Vorgang und eine mögliche vorrangige Besteuerung nach anderen Vorschriften.

Wichtige Eckpunkte:

• Steuer: grundsätzlich 22/78 des steuerpflichtigen Aufwands.
• Erklärung und Zahlung: grundsätzlich bis zum 10. des Folgemonats.
• Einordnung: betriebsfremde Ausgabe oder Zahlung; nicht pauschal „verdeckte Dividende“.

Die Besteuerung kann wirtschaftlich einer Ausschüttungsbesteuerung ähneln, beruht aber auf dem jeweils zutreffenden gesetzlichen Tatbestand. EMTA: Besteuerung betriebsfremder Ausgaben.

Wann fehlt der betriebliche Zusammenhang?

Maßgeblich ist, ob die Ausgabe durch die wirtschaftliche Tätigkeit der Gesellschaft veranlasst ist. Ein unmittelbarer Erlös aus jeder einzelnen Ausgabe ist dafür nicht erforderlich.

Zu prüfen sind beispielsweise:

• private Kleidung, Lebensmittel oder Möbel ohne betrieblichen Zweck;
• Vermögensgegenstände für private Zwecke, etwa eine Wohnung oder ein Fahrzeug. Bei Vorteilen für Mitarbeitende gelten gegebenenfalls die Regeln für Sachbezüge;
• gesetzlich bestimmte Geldbußen, Strafen und Zinsen. Nicht jede vertragliche Sanktion oder jeder Zins ist automatisch gleich zu behandeln;
• Ausgaben ohne ordnungsgemäße Belege;
• nicht nachvollziehbar begründete Vermögensabgänge.

Auch eine tatsächlich geleistete Zahlung kann steuerlich problematisch sein, wenn der betriebliche Zweck oder die notwendige Dokumentation fehlt.

Den betrieblichen Zweck belegen

EMTA beurteilt den tatsächlichen wirtschaftlichen Zusammenhang. Deshalb sind neben dem Beleg auch Anlass und Verwendung der Ausgabe wichtig.

Sie sollten nachvollziehbar erläutern können, wozu die Ausgabe im Unternehmen dient. Dass sie nicht sofort Einnahmen erzeugt oder sich wirtschaftlich als ungeschickt erweist, macht sie allein noch nicht betriebsfremd.

Gemischte Nutzung von Vermögensgegenständen

Bei teilweise betrieblicher Nutzung kann grundsätzlich nur der betriebsfremde Anteil nach den entsprechenden Vorschriften steuerpflichtig sein. Für bestimmte Sachverhalte, insbesondere Firmenwagen, gelten besondere Regeln.

Das folgende Verhältnis dient nur als Beispiel für die Dokumentation einer gemischten Nutzung:

• Ein Fahrzeug wird zu 60 % für betriebliche Fahrten genutzt.
• 40 % entfallen auf private Fahrten.
• Daraus folgt nicht pauschal, dass beim Firmenwagen einfach 40 % der Kosten zu versteuern sind. Für private Nutzung eines Arbeitgeber-Pkw gelten regelmäßig besondere Sachbezugsregeln, unter anderem anhand der Motorleistung.

Welche Aufzeichnungen und Nachweise erforderlich sind, richtet sich nach dem konkreten Verfahren. Eine angenommene Quote ersetzt weder die zutreffende steuerliche Einordnung noch die notwendigen Belege.

Keine zusätzliche Besteuerung desselben Vorgangs

Wurde ein Vorgang bereits nach einer vorrangigen Vorschrift des Einkommensteuergesetzes besteuert, wird er grundsätzlich nicht nochmals als betriebsfremde Ausgabe mit Einkommensteuer belastet.

Statt einer zusätzlichen Besteuerung nach §§ 51 und 52 sind insbesondere diese Einordnungen zu beachten:

• Sachbezüge an Mitarbeitende nach § 48, etwa die private Nutzung eines Arbeitgeber-Pkw;
• Geschenke und Bewirtung nach § 49, soweit dessen Voraussetzungen vorliegen;
• Ausschüttungen nach § 50, wenn es sich tatsächlich um solche Zahlungen handelt.

Das verhindert eine zusätzliche Einkommensteuer auf denselben bereits erfassten Vorgang. Bei Sachbezügen können trotzdem Einkommensteuer und Sozialsteuer nebeneinander anfallen, da dies unterschiedliche Abgaben sind.

Betrieblich veranlasste Ausgaben

Eine Ausgabe kann betrieblich veranlasst sein, ohne unmittelbar einen einzelnen Verkauf auszulösen. Wichtig sind der Zusammenhang mit der Tätigkeit und geeignete Nachweise.

Dazu können gehören:

• beruflich veranlasste Weiterbildung;
• funktionale Arbeits- oder Schutzkleidung;
• Bewirtungs- und Repräsentationsaufwendungen nach den dafür geltenden Regeln und Freibeträgen.

Für entsprechende Bewirtungskosten beträgt der Freibetrag grundsätzlich 50 Euro je Kalendermonat zuzüglich 2 % der maßgeblichen individuell sozialsteuerpflichtigen Zahlungen. Die Berechnung erfolgt innerhalb des Kalenderjahres kumuliert. Die 2 % allein bilden die Grenze daher nicht vollständig ab.

Ausgaben erklären

Die steuerpflichtigen Vorgänge werden in der TSD mit dem jeweils passenden Anhang erklärt. Für betriebsfremde Ausgaben und Zahlungen ist grundsätzlich Anhang 6 maßgeblich.

Die Anhänge sind nach dem tatsächlichen Vorgang zu unterscheiden:

• Anhang 5: insbesondere Geschenke, Spenden und Bewirtung;
• Anhang 6: betriebsfremde Ausgaben und Zahlungen;
• Anhang 7: Ausschüttungen und bestimmte Eigenkapitalzahlungen. Sachbezüge gehören dagegen in Anhang 4.

Die Einordnung bestimmt den richtigen Anhang und die Berechnung. Prüfen Sie dafür die aktuellen Ausfüllhinweise zur TSD.

Praktische Konsequenz

Eine private Anschaffung über die Gesellschaft kann zusätzliche Steuern auslösen. Welche Steuern entstehen, hängt insbesondere davon ab, wer den Vorteil erhält und wie der Vorgang rechtlich einzuordnen ist.

Bei der Kostenplanung sind gegebenenfalls zu berücksichtigen:

• Einkommensteuer mit 22/78 des steuerpflichtigen Nettobetrags; das sind rund 28,21 % dieses Betrags, nicht pauschal 22 %;
• bei einem Sachbezug zusätzlich 33 % Sozialsteuer auf den Vorteil zuzüglich der darauf entfallenden Einkommensteuer.

Dadurch kann die Gesamtbelastung deutlich über einer bloßen Einkommensteuerrechnung liegen. Vor einer privaten Nutzung sollte die zutreffende Behandlung geklärt werden.

Worauf es ankommt

Eine nachvollziehbare Zuordnung und verlässliche Unterlagen helfen, steuerliche Fehler zu vermeiden.

Beachten Sie insbesondere:

• Bewahren Sie die Belege auf.
• Halten Sie den betrieblichen Zweck fest.
• Trennen Sie betriebliche und private Nutzung.
• Nutzen Sie die Gesellschaft nicht ungeprüft für private Ausgaben.

Zusammenfassung

Entscheidend ist nicht allein, ob eine Ausgabe tatsächlich bezahlt wurde. Auch ihr Zweck, der Empfänger eines Vorteils und die Dokumentation sind wichtig. Aus diesen Umständen ergibt sich die steuerliche Einordnung. Ein belegbarer betrieblicher Zusammenhang ist die Grundlage einer sachgerechten Behandlung.