Buchhaltung und Belege während der Pandemie

Während der damaligen pandemiebedingten Ausnahmesituation in Estland führte unser Unternehmen Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten und zur Organisation der Betreuung ein. Die Mitteilung bat die Kunden um Verständnis für die folgenden Regeln.

Bei Kunden mit unbezahlten Rechnungen sollte die Bearbeitung vorübergehend ausgesetzt werden.

Die Buchhaltungskräfte wechselten ins Homeoffice.

Für die digitale Belegverarbeitung sollten die Kunden einen Zugang zur Buchhaltungssoftware erhalten und die dafür erforderliche Lizenz bezahlen.

Die Mitteilung sah keine Erhöhung der eigentlichen Buchhaltungspreise vor. Die Kosten der Softwarelizenz sollten jedoch von den Kunden übernommen werden.

Damals genannter Lizenzpreis: 99 Euro zuzüglich Umsatzsteuer für sechs Monate.

Damals genannter Lizenzpreis: 179 Euro zuzüglich Umsatzsteuer für zwölf Monate. 

Zusätzlich wurden folgende Kosten für die digitale Belegverarbeitung genannt:

5 Euro pro Monat zuzüglich Umsatzsteuer

zuzüglich 0,35 Euro pro Dokument und Umsatzsteuer.

Das beschriebene Verfahren bot folgende Vorteile:

1. Belege konnten mit der Smartphone-App fotografiert werden.

2. Papierbelege mussten nicht mehr persönlich an die Buchhaltung übergeben werden, sondern konnten beim Kunden geordnet aufbewahrt werden.

3. Die Erfassung der Rechnungen in der Buchhaltung sollte einfacher und schneller werden. Die zusätzlichen Softwarekosten sollten durch einen geringeren Bearbeitungsaufwand ausgeglichen werden; das hing vom tatsächlichen Arbeitsumfang ab.

Für die Übermittlung der Belege wurden folgende Wege beschrieben:

1. Als PDF per E-Mail an eine individuelle Rechnungsadresse. Vorgesehen war eine Rechnung je E-Mail. So ließ sich gegebenenfalls eine Weiterleitung an die richtige Adresse einrichten.
2. Über das Kundenportal konnten auch mehrere Dokumente hochgeladen werden.
3. Alternativ konnten Belege mit der Smartphone-App fotografiert werden.

Die zuständige Buchhaltungskraft sollte den Ablauf erläutern. Der Unternehmensleiter bot außerdem Unterstützung bei Einrichtung und Nutzung an. Die genannten Preise und Abläufe gehörten zur damaligen Mitteilung; für eine heutige Zusammenarbeit gelten die aktuell vereinbarten Bedingungen.