VAT-Registrierung in den VAE: Voraussetzungen und Ablauf

In den Vereinigten Arabischen Emiraten gilt die Value Added Tax seit 1. Januar 2018. Ihr regulärer Satz beträgt 5 %. Ob ein Unternehmen sich registrieren muss, hängt von den gesetzlichen Voraussetzungen und seinen tatsächlichen Umsätzen ab.

Registrierung, Aufzeichnungen und Steuererklärungen sind eigenständige Pflichten. Eine verspätete Anmeldung oder andere Pflichtverletzungen können Sanktionen auslösen.

Wichtige Eckwerte der VAT in den VAE

Für die erste Einordnung sind vor allem die Umsatzgrenzen, der Ansässigkeitsstatus und die Art der Tätigkeit wichtig.

Die wesentlichen Eckwerte sind:

• Regulärer VAT-Satz: 5 %.
• Reguläre Pflichtregistrierungsgrenze für ansässige Unternehmen: mehr als 375.000 AED nach den maßgeblichen Umsatz- und Einfuhrregeln.
• Freiwillige Registrierung bei Überschreiten von 187.500 AED an maßgeblichen Umsätzen, Einfuhren oder steuerpflichtigen Ausgaben unter den gesetzlichen Voraussetzungen.
• Die Anmeldung erfolgt über EmaraTax.
• Nach erfolgreicher Registrierung wird eine Tax Registration Number (TRN) vergeben.

Registrierte Unternehmen müssen die ihnen zugeteilten Erklärungspflichten erfüllen. Auch Gesellschaften in einer Free Zone können VAT-pflichtig sein.

Was ist VAT?

VAT ist eine indirekte Steuer auf Lieferungen und Dienstleistungen. Bei vielen steuerbaren Umsätzen in den VAE gilt der reguläre Satz; daneben bestehen Nullsätze, Befreiungen und Vorgänge außerhalb des Anwendungsbereichs. Offizielle Informationen der FTA enthalten die ausführlichen Regelungen.

Nach der Registrierung sind insbesondere erforderlich:

• Die Berechnung der geschuldeten VAT auf steuerpflichtige Umsätze.
• Die Ausstellung vorgeschriebener Steuerrechnungen, also Tax Invoices.
• Geeignete steuerliche Aufzeichnungen.
• Die fristgerechte Abgabe der zugeteilten Erklärungen.
• Die rechtzeitige Zahlung der fälligen Steuer.

Ein Vorsteuerabzug kommt nur bei erfüllten Voraussetzungen in Betracht. Der betriebliche Bezug allein genügt nicht, wenn besondere Abzugsbeschränkungen gelten.

Wer muss sich registrieren?

Bei ansässigen Unternehmen sind grundsätzlich mehr als 375.000 AED maßgebliche steuerbare Lieferungen und Einfuhren in den letzten zwölf Monaten oder eine entsprechende Erwartung für die nächsten 30 Tage entscheidend. Der Antrag ist innerhalb von 30 Tagen nach Entstehen der Registrierungspflicht zu stellen. Für nicht ansässige Anbieter können steuerbare Umsätze ohne Mindestgrenze zur Registrierung führen, wenn keine andere Person in den VAE die Steuer schuldet.

Nach den gesetzlichen Berechnungsregeln können insbesondere einzubeziehen sein:

• Steuerbare Warenlieferungen.
• Steuerbare Dienstleistungen.
• Die jeweils einzubeziehenden Einfuhren von Waren und Leistungen.
• Umsätze zum regulären Satz von 5 %.
• Umsätze zum Nullsatz.

Die Prüfung richtet sich nicht nach dem Gewinn. Auch ein verlustbringendes Unternehmen kann die Registrierungsvoraussetzungen erfüllen.

Freiwillige Registrierung

Eine freiwillige Registrierung kann bei Überschreiten von 187.500 AED unter den gesetzlichen Voraussetzungen möglich sein. Dabei können neben Umsätzen und Einfuhren auch maßgebliche steuerpflichtige Ausgaben relevant sein.

Eine freiwillige Registrierung kann beispielsweise zu prüfen sein, wenn:

• Erhebliche begünstigte Betriebsausgaben mit VAT anfallen.
• Das Unternehmen überwiegend mit Geschäftskunden arbeitet.
• Ein belegbarer Ausbau der Geschäftstätigkeit geplant ist.
• Ein berechtigter Vorsteuerabzug in Betracht kommt.

Die Entscheidung sollte die erwarteten Vorteile und die laufenden Erklärungs-, Aufzeichnungs- und Zahlungspflichten berücksichtigen.

VAT bei Free-Zone-Gesellschaften

Eine Free-Zone-Gründung bedeutet keine allgemeine VAT-Befreiung. Die jeweiligen Registrierungs- und Umsatzregeln sind auch dort zu prüfen.

Für bestimmte Designated Zones bestehen Sonderregeln, insbesondere bei Warenbewegungen unter den vorgeschriebenen Bedingungen. Daraus folgt keine pauschale Steuerfreiheit sämtlicher Lieferungen und Dienstleistungen. Die ausführlichen Informationen des Finanzministeriums erläutern die Grundzüge des Systems.

Wann ist keine Registrierung erforderlich?

Ob eine Anmeldung entfällt, richtet sich nach dem gesamten Sachverhalt. Ein einzelner Umstand reicht nicht in jedem Fall aus.

Bei der Prüfung sind insbesondere relevant:

• Ein Unterschreiten der anwendbaren Umsatzgrenze, sofern für den Anbieter überhaupt eine solche Grenze gilt.
• Das Fehlen maßgeblicher steuerbarer Umsätze oder anderer registrierungsrelevanter Tatbestände.
• Tätigkeiten außerhalb des VAT-Anwendungsbereichs, soweit keine anderen Vorgänge die Registrierungspflicht begründen.

Grenzüberschreitende Geschäftsmodelle erfordern besondere Sorgfalt. Ausländische Kunden oder ein Free-Zone-Sitz allein beantworten die Registrierungsfrage nicht.

Erforderliche Unterlagen

Für den Antrag müssen die einschlägigen Angaben und Belege vorbereitet werden. Die FTA kann je nach Unternehmensform und Sachverhalt zusätzliche Nachweise anfordern.

Zum üblichen Unterlagenpaket können gehören:

• Gewerbelizenz (Trade License).
• Gründungs- und Vertretungsunterlagen der Gesellschaft.
• Pass und gegebenenfalls Emirates ID der maßgeblichen Inhaber oder Vertretungsberechtigten.
• Angaben und Belege zur Tätigkeit.
• Bankangaben beziehungsweise eine Bankbestätigung, soweit anwendbar; diese ist nicht in jedem Fall eine zwingende Voraussetzung.
• Nachweise zu tatsächlichen oder belegbar erwarteten Umsätzen beziehungsweise den geltend gemachten Ausgaben.

Mit der Vorbereitung sollte rechtzeitig begonnen werden, damit fehlende Unterlagen die Antragstellung nicht verzögern.

So läuft die Registrierung ab

Die Antragstellung erfolgt digital über EmaraTax nach dem jeweils vorgeschriebenen Zugangsverfahren.

Der grundsätzliche Ablauf umfasst:

• Die Einrichtung und Aktivierung des erforderlichen Kontos.
• Die Anlage des Steuerpflichtigenprofils und das Ausfüllen des VAT-Antrags.
• Das Hochladen der erforderlichen Unterlagen.
• Die Prüfung durch die Federal Tax Authority (FTA).
• Die Bereitstellung der Registrierung und TRN nach Genehmigung.

Die FTA nennt für einen vollständig eingereichten Antrag eine geschätzte Bearbeitungszeit von 20 Geschäftstagen. Das ist keine Zusage einer Anmeldung innerhalb weniger Tage; Rückfragen können die Dauer beeinflussen.

Was ist die TRN?

Die Tax Registration Number ist die nach erfolgreicher VAT-Registrierung zugeteilte Steuerregistrierungsnummer.

Das registrierte Unternehmen muss insbesondere:

• Vorgeschriebene Steuerrechnungen ausstellen.
• VAT ab dem zutreffenden Wirksamkeitsdatum der Registrierung berechnen.
• Die erforderlichen Steuererklärungen abgeben.
• Die vorgeschriebenen Geschäftsunterlagen aufbewahren.
• Die jeweiligen Zahlungsfristen beachten.

Die TRN gehört zu den vorgeschriebenen Angaben einer VAT-Steuerrechnung. Für Rechnungsarten und Ausnahmen gelten die jeweiligen gesetzlichen Anforderungen.

Der Vorsteuerabzug

Zulässige Vorsteuer kann die Ausgangssteuer mindern. Dazu müssen sowohl die Verwendung für begünstigte Tätigkeiten als auch die übrigen Abzugsvoraussetzungen erfüllt sein.

Zu prüfen sind insbesondere:

• Eine geeignete Steuerrechnung oder der für den konkreten Vorgang vorgeschriebene Nachweis.
• Die Verwendung für eine Tätigkeit, die zum Vorsteuerabzug berechtigt.
• Die Zahlungs-, Nachweis- und sonstigen Voraussetzungen sowie mögliche gesetzliche Abzugsverbote.

Ein zulässiger Abzug kann die Zahllast verringern. Er entsteht nicht automatisch allein durch die Registrierung.

Das Reverse-Charge-Verfahren

Bei bestimmten grenzüberschreitenden Sachverhalten, etwa maßgeblichen Einfuhren oder importierten Leistungen, kann ein Reverse-Charge-Verfahren greifen. Ob der Empfänger die Steuer selbst erklären muss, richtet sich nach den jeweiligen Voraussetzungen.

Ausgangs- und Vorsteuer können sich nur bei entsprechendem Abzugsrecht ausgleichen. Bei privaten Anteilen, befreiten Tätigkeiten oder Abzugsverboten kann eine tatsächliche Belastung verbleiben.

Folgen von Pflichtverletzungen

Die FTA kann administrative Sanktionen nach den jeweils geltenden Vorschriften festsetzen. Art und Höhe richten sich nach der konkreten Pflichtverletzung.

Betroffen sein können beispielsweise:

• Eine verspätete Registrierung.
• Verspätet abgegebene Steuererklärungen.
• Nicht fristgerecht gezahlte Steuer.
• Unrichtige Angaben in Erklärungen.
• Fehlende vorgeschriebene Unterlagen.

Eine regelmäßige Überwachung der maßgeblichen Umsätze hilft, die Registrierungspflicht rechtzeitig zu erkennen.

Praktische Empfehlungen

Eine sorgfältige Vorbereitung erleichtert den Antrag und die anschließende laufende Erfüllung der Pflichten.

Vor der Anmeldung empfiehlt sich:

• Die Berechnung des maßgeblichen steuerbaren Umsatzes.
• Die Zusammenstellung der Tätigkeits- und Umsatznachweise.
• Die Einrichtung geeigneter Buchführungsprozesse.
• Die Abstimmung der rechtlichen Unternehmensdaten.
• Die Prüfung des zugeteilten Steuerzeitraums nach der Registrierung.

Rechtzeitige Anmeldung und nachvollziehbare Aufzeichnungen erleichtern die Zusammenarbeit mit der FTA und verringern vermeidbare Fehler.

Häufige Fragen

Die folgenden Fragen helfen bei der ersten Einordnung. Die Voraussetzungen sind dennoch anhand des konkreten Geschäftsmodells zu prüfen.

Muss ein Unternehmen unmittelbar nach der Gründung registriert werden?

Nicht automatisch. Bei ansässigen Unternehmen sind insbesondere die rückblickende und die vorausschauende Grenzprüfung maßgeblich. Bei nicht ansässigen Anbietern können andere Regeln ohne Mindestumsatz greifen.

Ist eine freiwillige Registrierung möglich?

Ja, bei erfüllten Voraussetzungen und mehr als 187.500 AED maßgeblichen Umsätzen, Einfuhren oder steuerpflichtigen Ausgaben im einschlägigen Zeitraum.

Sind alle Free-Zone-Gesellschaften von VAT befreit?

Nein. Auch sie können registrierungs- und steuerpflichtig sein. Die Sonderregeln für Designated Zones sind keine allgemeine Befreiung.

Kann Vorsteuer zurückgefordert werden?

Das kommt bei abzugsberechtigter Verwendung und erfüllten gesetzlichen Voraussetzungen in Betracht. Eine Erstattung oder vollständige Verrechnung ist nicht für jede Ausgabe garantiert.

Zusammenfassung

Die VAT-Registrierung ist bei erfüllten Voraussetzungen eine verbindliche Pflicht. Vor dem Antrag sollten Umsätze, Einfuhren, gegebenenfalls Ausgaben und die tatsächliche Tätigkeit geprüft werden. Von Anfang an geordnete Aufzeichnungen helfen, die anschließenden Erklärungs- und Zahlungspflichten einzuhalten.

Wir unterstützen Sie bei der VAT-Registrierung in den VAE