VAT-Registrierung im Vereinigten Königreich

Bei der britischen Umsatzsteuer, der Value Added Tax (VAT), kommt es auf die richtigen Fristen und Verfahren an. Wann ist eine Registrierung vorgeschrieben, wann lohnt sie sich freiwillig und welche Änderungen müssen Unternehmen melden? Dieser Überblick erklärt die Voraussetzungen, die Anmeldung und die spätere Abmeldung.

Wann die VAT-Registrierung vorgeschrieben ist

Eine Registrierung ist insbesondere in folgenden Fällen erforderlich:

• Überschreiten der Umsatzgrenze: Übersteigt der steuerpflichtige Umsatz in den jeweils vergangenen zwölf Monaten 90.000 GBP, muss der Registrierungsantrag binnen 30 Tagen nach Ende des Monats gestellt werden, in dem die Grenze überschritten wurde. Die Registrierung wirkt grundsätzlich ab dem ersten Tag des zweiten folgenden Monats.
• Absehbares Überschreiten: Steht fest, dass allein in den kommenden 30 Tagen mehr als 90.000 GBP steuerpflichtiger Umsatz entstehen, gilt ein anderer Fristbeginn: Die Anmeldung muss bis zum Ende dieser 30 Tage erfolgen und wirkt ab dem Tag, an dem die Überschreitung absehbar wurde.
• Unternehmen ohne britische Niederlassung: Für nicht im Vereinigten Königreich ansässige Unternehmer kann bereits die erste dort steuerpflichtige Lieferung oder sonstige Leistung eine Registrierung auslösen. Eine ausländische Gründung allein entscheidet darüber nicht: Leistungsort, tatsächliche Niederlassung und mögliche Ausnahmen, etwa ein Reverse-Charge-Verfahren, sind zu prüfen.

Freiwillige Registrierung ist auch unterhalb der Umsatzgrenze möglich. Sie kann sinnvoll sein, wenn hohe abzugsfähige Vorsteuerbeträge entstehen oder Geschäftspartner einen VAT-Status voraussetzen. Der zusätzliche Verwaltungsaufwand und die Folgen für die Preise gehören in die Entscheidung.

Was zum steuerpflichtigen Umsatz zählt

Maßgeblich ist der Wert der Umsätze, die für die britische VAT weder steuerbefreit noch außerhalb ihres Anwendungsbereichs liegen. Dazu gehören insbesondere:

• Umsätze zum regulären, ermäßigten oder Nullsteuersatz.
• Vermietete oder verliehene Waren sowie betriebliche Gegenstände, die privat verwendet, getauscht, in Zahlung genommen oder verschenkt werden, soweit die einschlägigen Regeln sie erfassen.
• Bestimmte aus dem Ausland bezogene Leistungen mit Reverse Charge, Umsätze mit inländischem Reverse Charge und erfasste Bauleistungen für das eigene Unternehmen.

Für die Praxis: Die Umsatzgrenze lässt sich nur anhand der einzelnen Geschäftsvorfälle richtig prüfen. Eine bloße Addition aller ausgestellten Rechnungen reicht dafür nicht immer aus.

Folgen einer verspäteten Registrierung

Bei einer verspäteten Anmeldung kann die britische Steuerbehörde HMRC:

• VAT für steuerpflichtige Umsätze ab dem Datum nachfordern, ab dem die Registrierung hätte gelten müssen.
• Zusätzliche Sanktionen festsetzen. Dabei spielen unter anderem die nicht gezahlte Steuer, das Verhalten und die Offenlegung gegenüber HMRC eine Rolle.

Empfehlung: Prüfen Sie den rollierenden Umsatz regelmäßig und planen Sie größere Aufträge vor Vertragsabschluss in die Prognose ein.

Ausnahmen von der Registrierung

Wer ausschließlich steuerbefreite oder nicht in den Anwendungsbereich fallende Umsätze ausführt, muss sich grundsätzlich nicht registrieren; Sonderfälle sind gesondert zu prüfen. Bei einer ansonsten bestehenden Registrierungspflicht kommen außerdem Anträge an HMRC in Betracht:

• Eine Ausnahme bei nur vorübergehendem Überschreiten der Grenze, wenn sich der anschließende Umsatzrückgang ausreichend belegen lässt.
• Eine Befreiung von der Registrierung bei überwiegend oder ausschließlich zum Nullsatz besteuerten Umsätzen, sofern HMRC dem Antrag zustimmt.

So läuft die Registrierung ab

Die Anmeldung erfolgt normalerweise online. Welche Angaben erforderlich sind, hängt von der Rechtsform ab:

• Limited Company: Die Gesellschaftsnummer, die Bankverbindung, die Unique Taxpayer Reference (UTR), der Jahresumsatz und eine Prognose des steuerpflichtigen Umsatzes für zwölf Monate. Hinzu kommen gegebenenfalls Angaben zu Corporation Tax, PAYE und Self Assessment.
• Einzelunternehmer und Personengesellschaften: Die National Insurance Number, ein Identitätsnachweis, die Bankverbindung, die UTR, soweit vorhanden, sowie Angaben zu Umsatz, Steuererklärungen und relevanten Einkommensnachweisen. Anmeldung auf Papier mit VAT1 Für bestimmte Sonderfälle sieht HMRC ein Papierverfahren vor, etwa bei einzelnen Befreiungsanträgen oder besonderen Registrierungen. Ob VAT1 und weitere Formulare nötig sind, richtet sich nach dem konkreten Fall und der aktuellen HMRC-Anleitung.

Nach der VAT-Registrierung

Das Unternehmen erhält eine neunstellige VAT-Nummer. Sie gehört auf seine VAT-Rechnungen. Die Registrierungsbestätigung nennt das Wirksamkeitsdatum und Angaben zur ersten Erklärung und Zahlung. Anschließend müssen die erforderlichen Zugänge und die Buchhaltung eingerichtet werden.

Unternehmen, die unter die Vorgaben von Making Tax Digital (MTD)fallen, müssen geeignete Software und digitale Aufzeichnungen sicherstellen. Die Einbindung in das Verfahren ersetzt diese organisatorische Vorbereitung nicht. Wichtig: Vor Erhalt der VAT-Nummer dürfen noch keine Rechnungen mit gesondertem VAT-Ausweis ausgestellt werden. Preise können bereits an die Steuerpflicht angepasst werden; nach Erhalt der Nummer sind erforderliche VAT-Rechnungen nachzureichen.

Änderungen der Registrierungsdaten

Änderungen an Unternehmensname, Hauptadresse, zuständigem Steuerberater oder den maßgeblichen Angaben einer Personengesellschaft sind HMRC grundsätzlich binnen 30 Tagen zu melden. Welche Meldung über das Onlinekonto, Companies House oder VAT2 erfolgt, hängt von der Änderung ab. Neue Bankdaten müssen HMRC mindestens 14 Tage im Voraus erreichen. Bei Zahlung per Direct Debit ist zusätzlich die Bank einzubeziehen. HMRC warnt vor Änderungen in den fünf Bankarbeitstagen vor oder nach dem Fälligkeitstermin der VAT-Erklärung, weil sonst doppelte Abbuchungen entstehen können.

Abmeldung von der VAT im Vereinigten Königreich

Entfällt die Registrierungsberechtigung, etwa nach Ende der steuerpflichtigen Tätigkeit, ist die Abmeldung grundsätzlich binnen 30 Tagen zu beantragen. Unter den einschlägigen Voraussetzungen ist sie auch freiwillig bei einem steuerpflichtigen Umsatz unter 88.000 GBP möglich; für bestimmte ausländische Unternehmer gilt das nicht. Je nach Fall erfolgt der Antrag online, mit VAT7 oder über das Verfahren für VAT-Gruppen. HMRC bestätigt die Abmeldung und ihr Wirksamkeitsdatum; eine feste Bearbeitungsdauer ist nicht garantiert. Ab diesem Datum darf keine VAT mehr berechnet werden. Die Aufzeichnungen bleiben grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren. Eine letzte Erklärung ist erforderlich; auf vorhandene Waren und andere Vermögenswerte kann noch VAT anfallen.

Übertragung der VAT-Registrierung

Bei einem Inhaberwechsel oder einer Änderung der Rechtsform kann die bisherige VAT-Nummer unter bestimmten Voraussetzungen übertragen werden. Dazu dient VAT68; der neue Rechtsträger muss ebenfalls registriert werden. Alternativ wird die alte Registrierung beendet und eine neue eingerichtet. Die Folgen einer Übertragung sollten vorab geprüft werden.

Warenverkehr mit der EU und Nordirland

Für Geschäfte mit der EU gelten besondere Regeln:

• Bei Fernverkäufen von Waren aus Nordirland an EU-Verbraucher können die EU-Regeln für Fernverkäufe und den Union-OSS greifen. Je nach Fall kommen OSS oder Registrierungen in den betreffenden Mitgliedstaaten in Betracht.
• Für bestimmte Warenbewegungen zwischen Nordirland und der EU ist eine britische VAT-Nummer mit dem Präfix XI erforderlich. Diese Sonderregel gilt für den erfassten Warenverkehr und lässt sich nicht pauschal auf Dienstleistungen übertragen.
• Vor der Beendigung solcher Warenbewegungen und einer Abmeldung müssen offene Pflichten zu OSS, EC Sales Lists und VAT-Erstattungen geklärt werden.

Überblick

VAT-Registrierung im Vereinigten Königreich beeinflusst Preise, Erklärungen und steuerliche Risiken. Entscheidend sind eine laufende Prüfung der 90.000-GBP-Grenze, die richtige Einordnung der Umsätze und die jeweils geltende Anmeldefrist. So lassen sich Nachzahlungen und vermeidbare Sanktionen begrenzen.