Nicht betrieblich veranlasste Ausgaben in den USA

Unternehmer fragen häufig, welche Geschäftsausgaben sie abziehen können. Die richtige Zuordnung ist entscheidend. Fehler können zu Steuernachforderungen und Sanktionen des IRS führen.

Entscheidend ist der wirtschaftliche Gehalt der Ausgabe. Der IRS prüft den Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit. Private und familiäre Ausgaben mindern den Gewinn nicht. Offizielle Informationen des IRS enthalten die vollständigen Regeln.

Was sind nicht betriebliche Ausgaben?

Personal Expenses sind Ausgaben ohne geschäftlichen Zweck. Sie sind für das Unternehmen weder üblich noch erforderlich.

Zu den privaten Ausgaben gehören:

• Lebensmitteleinkäufe für die Familie.
• Private Kleidung und Wohnungsmiete.
• Urlaub und Familienreisen.
• Haushaltsgeräte und private Gesundheitsausgaben.
• Ausbildungen ohne Bezug zum Unternehmen.
• Private Abonnements und Ausgaben für Kinder.
• Private Geschenke und Geldbußen.

Solche Ausgaben sind steuerlich nicht abzugsfähig. Sie stehen nicht im Zusammenhang mit der Erzielung von Einnahmen.

Business Expenses und Personal Expenses

Der IRS unterscheidet zwei Ausgabenkategorien. Die Zuordnung bestimmt die steuerliche Behandlung.

Business Expenses stehen im Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit und können den steuerpflichtigen Gewinn mindern. Personal Expenses dienen nicht der Erzielung von Einnahmen und sind nicht abzugsfähig.

Der IRS beurteilt den Zweck der Ausgabe. Die Zahlungsweise spielt keine Rolle. Bezahlt der Eigentümer einer LLC seinen Urlaub über das Geschäftskonto, bleibt die Ausgabe privat.

Ein indirekter Bezug zur Arbeit reicht nicht aus. Ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Unternehmen muss bestehen. Die Anforderungen des IRS müssen erfüllt sein.

Ordinary and Necessary: das Kriterium des IRS

Eine betriebliche Ausgabe muss das entsprechende Kriterium erfüllen: Sie muss üblich und erforderlich sein.

Eine Ordinary Expense ist eine branchenübliche, allgemein anerkannte Ausgabe. Eine Necessary Expense ist für die Geschäftstätigkeit nützlich und angemessen.

Jede Ausgabe wird einzeln beurteilt. Dabei werden die Besonderheiten der jeweiligen Tätigkeit berücksichtigt. Allgemeingültige Regeln gibt es nicht.

Warum private Ausgaben nicht abgezogen werden können

Das Steuersystem erlaubt, Einnahmen um Ausgaben zu mindern, die mit ihrer Erzielung zusammenhängen.

Eine Ausgabe muss der Geschäftstätigkeit dienen, etwa der Kundenbetreuung, der Warenherstellung oder der Erbringung von Dienstleistungen. Andernfalls mindert sie die Bemessungsgrundlage nicht.

Nicht abzugsfähige Ausgaben

Bestimmte Ausgabenkategorien werden nicht berücksichtigt. Sie geben besonders häufig Anlass zu Fragen des IRS.

Private Lebenshaltungskosten

Zu den privaten Lebenshaltungskosten gehören:

• Lebensmittel und Haushaltswaren.
• Möbel und Haushaltsgeräte.
• Familienausgaben und private Abonnements.
• Alltagskleidung.
• Körperpflegeprodukte.

Die Arbeit von zu Hause ändert die Einordnung nicht. Haushaltskosten werden dadurch nicht zu betrieblichen Ausgaben.

Kleidung und äußeres Erscheinungsbild

Normale Kleidung gilt nicht als Business Expense. Auch Geschäftsanzüge und Schuhe sind nicht abzugsfähig. Kosmetik und Friseurdienstleistungen sind ebenfalls ausgeschlossen.

Ausnahmen können für folgende Kategorien gelten:

• Spezielle Uniformen.
• Medizinische Berufskleidung.
• Schutzkleidung.
• Berufskleidung, die sich nicht für den Alltag eignet.

Diese Gegenstände dienen ausschließlich geschäftlichen Zwecken. Daher können die Kosten abzugsfähig sein.

Private Reisen und Urlaub

Erholungskosten mindern den Gewinn nicht. Urlaub und Familienreisen sind ausgeschlossen. Hotels und Freizeitunterhaltung sind nicht abzugsfähig.

Bei gemischten Reisen müssen die Kosten aufgeteilt werden. Der geschäftliche Anteil ist nachzuweisen. Eine Dokumentation ist erforderlich.

Wohnkosten

Wohnungsmiete zählt zu den privaten Ausgaben. Das gilt auch für Hypothekenzahlungen und Nebenkosten. Reparaturen am privaten Eigenheim sind nicht abzugsfähig.

Eine Ausnahme kann über die Home Office Deduction bestehen. Dabei müssen sämtliche gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sein. Es handelt sich um eine eigenständige Abzugskategorie.

Gesundheits- und Familienausgaben

Private Gesundheitsausgaben sind keine betrieblichen Ausgaben. Kosten für Kinder und die Betreuung von Angehörigen sind ausgeschlossen. Ausbildungskosten der Kinder sind nicht abzugsfähig.

Bestimmte Gesundheitsausgaben können anders berücksichtigt werden, etwa als Itemized Deductions, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Dies sind persönliche Abzüge und keine Geschäftsausgaben.

Geldbußen und Strafzuschläge

Geldbußen wegen Gesetzesverstößen sind nicht abzugsfähig. Strafzuschläge und ähnliche Sanktionen sind ebenfalls ausgeschlossen. Diese Regel gilt ausnahmslos.

Ausgaben mit geschäftlicher und privater Nutzung

Manche Ausgaben dienen sowohl geschäftlichen als auch privaten Zwecken. Sie müssen aufgeteilt werden.

Zu den gemischten Ausgaben gehören:

• Auto und Mobiltelefon.
• Internet und Computer.
• Häusliches Arbeitszimmer und Reisen.
• Weiterbildung und Ausstattung.
• Bestimmte Abonnements.

Der Steuerpflichtige berücksichtigt nur den geschäftlichen Anteil. Dieser muss mit dem Unternehmen zusammenhängen. Ohne Dokumentation kann der IRS den Abzug vollständig ablehnen.

Fahrzeugkosten

Ein Auto wird häufig für unterschiedliche Zwecke genutzt. Eine Aufteilung ist erforderlich.

Zu den geschäftlichen Fahrten gehören:

• Kundentermine.
• Fahrten zwischen Einsatzorten.
• Warenlieferungen und die Ausführung von Aufträgen.
• Dienstliche Besorgungen.

Als private Fahrten gelten:

• Der Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
• Familienfahrten und Urlaub.
• Fahrten für private Alltagsbesorgungen.

Als Nachweis empfiehlt sich ein Mileage Log, also ein Fahrtenbuch. Darin werden Datum, Strecke, Zweck und Kilometerzahl festgehalten. Dies ist bei einer Prüfung besonders wichtig.

Home Office Deduction

Die Arbeit von zu Hause berechtigt nicht automatisch zum Abzug. Die Voraussetzungen sind streng.

Der Raum muss regelmäßig und ausschließlich geschäftlich genutzt werden. Berücksichtigt wird nur ein Teil der Ausgaben, entsprechend dem Flächenanteil des Arbeitszimmers.

Nebenkosten sind nicht vollständig abzugsfähig. Berücksichtigt wird nur der entsprechende Anteil. Die Berechnung muss nachvollziehbar sein.

Mobilfunk und Internet

Telefon und Internet dienen oft unterschiedlichen Zwecken. Der jeweilige Nutzungsanteil muss ermittelt werden.

Wird dieselbe Rufnummer geschäftlich und privat genutzt, muss der geschäftliche Anteil bestimmt werden. Entfallen 70 % auf das Unternehmen, wird nur dieser Anteil berücksichtigt.

Eine eigene Geschäftsnummer ist sinnvoll. Auch ein separater Internettarif ist empfehlenswert. Das erleichtert die Buchhaltung und verringert Risiken.

Ausbildung und berufliche Weiterbildung

Weiterbildungskosten können abzugsfähig sein, wenn sie mit der aktuellen Tätigkeit zusammenhängen.

Die Ausbildung für einen neuen Beruf ist nicht abzugsfähig. Private Kurse zur Persönlichkeitsentwicklung sind ausgeschlossen. Eine Ausbildung ohne Geschäftsbezug wird nicht anerkannt.

Verpflegungs- und Repräsentationskosten

Private Verpflegungskosten sind nicht abzugsfähig. Dies ist die Grundregel.

Geschäftsessen werden unter bestimmten Voraussetzungen berücksichtigt. Das Treffen muss einem geschäftlichen Zweck dienen. Die Teilnehmer sind festzuhalten und Belege erforderlich.

Ausgaben des Eigentümers einer LLC

Eine LLC macht Ausgaben nicht automatisch abzugsfähig. Dies ist ein verbreiteter Irrtum.

Zahlungen an den Eigentümer können eingestuft werden als:

• Owner’s Draw.
• Distribution.
• Loan to Owner.
• Compensation.
• Nicht zulässige Business Expense.

Die regelmäßige Übernahme privater Ausgaben erschwert die Buchhaltung. Der IRS kann zusätzliche Fragen stellen. Die Trennung der Finanzen ist besonders wichtig.

Ausgaben des Eigentümers einer S Corporation

Für eine S Corporation gelten strengere Regeln. Zahlungen können steuerlich umqualifiziert werden.

Der IRS kann Zahlungen einstufen als:

• Gehalt.
• Gewinnausschüttung.
• Darlehen.
• Taxable Fringe Benefit.

Dies führt zu zusätzlichen Steuern. Auch Payroll Taxes können anfallen. Sanktionen und Berichtigungen von Erklärungen sind möglich.

Ausgaben des Eigentümers einer C Corporation

Für eine C Corporation gelten besondere Regeln. Zahlungen an Aktionäre werden geprüft.

Solche Zahlungen können anerkannt werden als:

• Dividenden.
• Vergütung.
• Darlehen.
• Constructive Dividend.

Eine Constructive Dividend ist ein wirtschaftlicher Vorteil ohne förmlichen Dividendenbeschluss. Sie hat steuerliche Folgen, die berücksichtigt werden müssen.

Folgen der Zahlung privater Ausgaben über das Geschäftskonto

Der IRS kann je nach Situation verschiedene Maßnahmen ergreifen.

Mögliche Folgen sind:

• Versagung des steuerlichen Abzugs.
• Nachforderung von Steuern und Zinsen.
• Sanktionen.
• Umqualifizierung der Zahlung.
• Anforderung weiterer Unterlagen.
• Prüfung der ordnungsgemäßen Buchführung.

Eine systematische Vermischung der Ausgaben ist riskant und kann erhebliche Probleme verursachen.

Private Ausgaben und die Steuererklärung

Manche Ausgaben können bei der persönlichen Besteuerung berücksichtigt werden. Sie sind jedoch keine Business Deductions.

Zu den persönlichen Abzügen gehören:

• Gesundheitsausgaben.
• Hypothekenzinsen.
• Steuern der Bundesstaaten und Kommunen.
• Spenden für gemeinnützige Zwecke.
• Bestimmte Bildungsvergünstigungen.

Hierbei handelt es sich um Personal Deductions oder Tax Credits. Sie unterscheiden sich von betrieblichen Abzügen. Auch die Voraussetzungen sind unterschiedlich.

Erforderliche Unterlagen

Der geschäftliche Charakter muss belegt werden. Ohne Nachweise ist kein Abzug möglich.

Folgende Unterlagen sollten aufbewahrt werden:

• Kassenbelege und Rechnungen.
• Kontoauszüge und Verträge.
• Abrechnungen von Zahlungsdienstleistern.
• Mileage Log.
• Terminkalender und Korrespondenz.
• Beschreibungen des geschäftlichen Zwecks der Ausgaben.
• Berechnungen des geschäftlichen Anteils gemischter Ausgaben.

Die Dokumentation schützt bei einer Prüfung. Fehlende Nachweise führen zur Ablehnung des Abzugs.

Private und geschäftliche Ausgaben trennen

Um Risiken zu verringern, ist ein systematisches Vorgehen erforderlich. Die Trennung der Finanzen bildet die Grundlage.

Empfehlenswert sind folgende Schritte:

• Ein separates Geschäftskonto nutzen.
• Eine eigene Geschäftskarte verwenden.
• Private Ausgaben nicht mit Unternehmensmitteln bezahlen.
• Ausgaben regelmäßig erfassen.
• Belege aufbewahren.
• Den geschäftlichen Zweck der Ausgaben dokumentieren.
• Gemischte Ausgaben gesondert erfassen.
• Einen Buchhalter hinzuziehen.

Die Trennung der Finanzen ist ein Grundsatz einer verlässlichen Buchhaltung. Sie verringert das Risiko von Auseinandersetzungen mit dem IRS.

Häufige Fehler

Unternehmer machen typische Fehler. Sie können zu Sanktionen und Steuernachforderungen führen.

Zu den häufigsten Fehlern gehören:

• Private Ausgaben als betriebliche Ausgaben abziehen.
• Familienausgaben über das Geschäftskonto bezahlen.
• Die geschäftliche und private Fahrzeugnutzung nicht trennen.
• Die gesamten Telefonkosten ohne Aufteilung berücksichtigen.
• Normale Kleidung als Berufskleidung abziehen.
• Die Home Office Deduction falsch anwenden.
• Kein Mileage Log führen.
• Owner’s Draw und Business Expense verwechseln.
• Die Ausbildung für einen neuen Beruf abziehen.
• Keine Belege aufbewahren.
• Annehmen, dass eine LLC jede Ausgabe abzugsfähig macht.

Wer diese Fehler kennt, kann sie vermeiden. Regelmäßige Kontrollen verringern Risiken.

Fazit

Private Ausgaben mindern den Unternehmensgewinn in den USA nicht. Der IRS beurteilt den Zweck und den wirtschaftlichen Gehalt. Die Zahlungsweise ist unerheblich. Auch die Zahlung über das Geschäftskonto ändert die Einordnung nicht. Gemischte Ausgaben müssen nachweisbar aufgeteilt werden. Nur der belegte geschäftliche Anteil ist abzugsfähig.

Wir beraten Sie gern!