Geschenke und Bewirtung im Vereinigten Königreich

Geschenke, Kundenbewirtung und Spenden gehören für viele britische Unternehmen zum Alltag. Steuerlich sind es jedoch unterschiedliche Kategorien. Dieser Überblick erläutert die wesentlichen Voraussetzungen und trennt den Betriebsausgabenabzug von der Besteuerung bei Beschäftigten und den VAT-Regeln.

Der allgemeine steuerliche Ausgangspunkt

Ausgaben können den steuerpflichtigen Gewinn mindern, wenn die allgemeinen Abzugsvoraussetzungen erfüllt sind und kein besonderes Abzugsverbot greift. Eine betriebliche Motivation allein reicht deshalb nicht bei jeder Ausgabe aus.

Besondere Beschränkungen gelten insbesondere für:

• Die Bewirtung und Unterhaltung von Kunden.
• Bestimmte Geschenke.
• Ausgaben ohne ausreichend belegten betrieblichen Zweck.

Die offiziellen HMRC-Regeln erläutern die Abgrenzung und die jeweiligen Voraussetzungen.

Geschenke an Geschäftspartner

Bei einem Geschenk wird grundsätzlich eine Leistung ohne entsprechende Gegenleistung zugewendet. Für den steuerlichen Abzug bestehen besondere Ausnahmen und Ausschlüsse.

Wann die Kosten abzugsfähig sein können

Bei kleinen Werbegeschenken darf die Summe der erfassten Geschenke an denselben Empfänger im maßgeblichen Zeitraum 50 GBP nicht übersteigen. Für Gesellschaften ist dabei der Abrechnungszeitraum maßgeblich, für nicht körperschaftlich organisierte Betriebe das Steuerjahr. Bargeld fällt nicht unter diese Ausnahme.

Außerdem sind insbesondere folgende Bedingungen zu beachten:

• Das Geschenk selbst muss eine deutlich erkennbare Werbung für das Unternehmen tragen. Lebensmittel, Getränke, Tabak und gegen Waren einlösbare Gutscheine fallen nicht unter diese Ausnahme.
• Das Geschenk darf nicht in Wahrheit die Vergütung für eine Leistung ersetzen; solche Zahlungen sind nach ihrer tatsächlichen Funktion einzuordnen.

Wann der Abzug ausgeschlossen ist

Sind die Voraussetzungen der Werbegeschenk-Ausnahme nicht erfüllt, greift regelmäßig das Abzugsverbot für Geschenke. Eine Überschreitung der 50-GBP-Grenze oder eine ausgeschlossene Geschenkart verhindert den Abzug nach dieser Ausnahme.

Fehlende erkennbare Werbung oder ein nicht belegter betrieblicher Anlass können den Abzug ebenfalls ausschließen. Ob eine andere gesetzliche Ausnahme einschlägig ist, muss getrennt geprüft werden.

Geschenke an Beschäftigte

Geschenke an Beschäftigte sind von Kundengeschenken zu unterscheiden. Die Kosten können beim Arbeitgeber abzugsfähig sein, während beim Beschäftigten zugleich steuerpflichtiger Arbeitslohn oder ein Benefit entsteht.

Für bestimmte kleine Vorteile gilt die Trivial-Benefits-Ausnahme: höchstens 50 GBP je Vorteil, kein Bargeld oder Bargeldgutschein, keine vertragliche Verpflichtung und keine Belohnung für die Arbeitsleistung. Bei Direktoren einer Close Company kommt grundsätzlich eine Jahresgrenze von 300 GBP für die erfassten Vorteile hinzu.

Spenden an gemeinnützige Organisationen

Qualifizierende Spenden können bei einer Gesellschaft die Corporation Tax mindern. Je nach Art der Zuwendung gelten unterschiedliche Voraussetzungen und Berechnungsregeln.

Grundsätze und Voraussetzungen

Der Empfänger muss die einschlägigen Voraussetzungen für eine begünstigte Charity oder andere zugelassene Organisation erfüllen. Auch Gegenleistungen und Bedingungen der Zuwendung sind zu prüfen; nicht jede kleine Gegenleistung schließt eine Spendenentlastung automatisch aus.

Begünstigt sein können insbesondere:

• Geldspenden.
• Waren und Ausrüstung unter den jeweiligen Regeln.
• Bestimmte Vermögenswerte, darunter Grundstücke.

Eine echte Spende ist von Sponsoring oder einem Leistungsaustausch zu unterscheiden. Die steuerliche Behandlung folgt der tatsächlichen Vereinbarung, nicht allein der Bezeichnung als Spende.

Wann der Abzug ausgeschlossen ist

Fehlen die gesetzlichen Voraussetzungen, ist eine Spendenentlastung nicht möglich. Bei Gegenleistungen sind die zulässigen Grenzen und die Verbindung zum Unternehmen zu prüfen; ein pauschales Verbot jeder Gegenleistung wäre zu weitgehend.

Erhält das Unternehmen beispielsweise Werbung oder andere geschäftliche Leistungen, kann Sponsoring vorliegen. Ob und wie die Zahlung dann als betrieblicher Aufwand abzugsfähig ist, richtet sich nach den dafür geltenden Regeln.

Bewirtung und Unterhaltung von Geschäftskontakten

Kundenbewirtung unterliegt besonderen Abzugsbeschränkungen. Deshalb sollte sie in der Buchhaltung klar von Mitarbeiterveranstaltungen und anderen Ausgaben getrennt werden.

Was als Business Entertainment gilt

Dazu gehören insbesondere unentgeltliche Bewirtung und andere Formen der Gastfreundschaft gegenüber Kunden und Geschäftskontakten, etwa Essen, Getränke oder Freizeitveranstaltungen.

Typische Beispiele sind:

• Eintrittskarten und andere Freizeitangebote.
• Unternehmensveranstaltungen mit Kunden.
• Unterhaltung und Bewirtung von Geschäftspartnern.

Die Behandlung von Kundenbewirtung

Kundenbewirtung mindert den steuerpflichtigen Gewinn grundsätzlich nicht. Das besondere Abzugsverbot kann auch dann greifen, wenn das Treffen geschäftlich sinnvoll ist.

Ein betrieblicher Anlass hebt das Abzugsverbot daher nicht von selbst auf. Ob eine gesetzliche Ausnahme oder ein anders einzuordnender entgeltlicher Umsatz vorliegt, ist gesondert zu beurteilen.

Die Abgrenzung zu Mitarbeiterveranstaltungen

Aufwendungen für echte Mitarbeiterveranstaltungen können beim Unternehmen abzugsfähig sein. Davon getrennt wird geprüft, ob beim Beschäftigten ein steuerpflichtiger Vorteil entsteht.

Die Steuerbefreiung für bestimmte jährlich wiederkehrende Mitarbeiterveranstaltungen setzt unter anderem voraus, dass die Veranstaltung allen Beschäftigten beziehungsweise den berechtigten Beschäftigten eines Standorts offensteht. Die einschlägigen Veranstaltungen dürfen zusammen höchstens 150 GBP je Teilnehmer kosten. Das ist eine Freigrenze für den Vorteil, kein allgemeiner Betriebsausgabenfreibetrag.

Wird die 150-GBP-Grenze für eine Veranstaltung überschritten, kann der gesamte entsprechende Vorteil steuerpflichtig werden, nicht nur der Mehrbetrag. Die Abzugsfähigkeit beim Arbeitgeber entfällt dadurch nicht automatisch; bei mehreren Veranstaltungen ist die Anwendung der Befreiung gesondert zu prüfen.

VAT gesondert beurteilen

Für die VAT gelten eigene Regeln, die nicht mit den einkommen- oder körperschaftsteuerlichen Grenzen gleichgesetzt werden dürfen.

Vorsteuer aus der Bewirtung britischer Kunden ist grundsätzlich vom Abzug ausgeschlossen. Für angemessene betriebliche Bewirtung ausländischer Kunden können Ausnahmen mit weiteren VAT-Folgen gelten. Bei Mitarbeiterbewirtung ist der Abzug unter den einschlägigen Voraussetzungen möglich; Mischveranstaltungen müssen aufgeteilt werden.

Zusätzlich ist zu beachten:

• Eine kostenlose Warenabgabe kann eine VAT-Pflicht auslösen, wenn die Voraussetzungen einer unentgeltlichen Wertabgabe erfüllt sind.
• Bei betrieblichen Warengeschenken ist die eigene VAT-Grenze von 50 GBP ohne VAT je Empfänger innerhalb von zwölf Monaten zu beachten. Sie unterscheidet sich von der ertragsteuerlichen Werbegeschenk-Regel und der Trivial-Benefits-Ausnahme.
• Für Sachspenden gelten je nach Gegenstand und Empfänger besondere VAT-Regeln.

Praktische Hinweise

Ordnen Sie die Zahlung als Geschenk, Spende, Sponsoring oder Bewirtung ein, bevor Sie den steuerlichen Abzug bestimmen. Der tatsächliche Anlass und die Beteiligten sollten aus den Unterlagen hervorgehen.

Rechnungen, Empfänger, Anlass und gegebenenfalls Gegenleistungen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein. Eine falsche Einordnung kann den Abzug gefährden und zusätzliche Pflichten auslösen.

Für die laufende Buchhaltung empfiehlt sich:

• Die Kategorie der Ausgabe vorab festzulegen.
• Die jeweils zutreffende 50-GBP-Grenze und ihren eigenen Bezugszeitraum zu überwachen.
• Den steuerlichen Status des Spendenempfängers zu prüfen.
• Kundenbewirtung grundsätzlich nicht als abzugsfähigen Aufwand anzusetzen.
• Die Belege und erforderlichen Zusatzangaben vollständig aufzubewahren.

Bei Fragen unterstützen wir Sie bei der Einordnung.

Zusammenfassung

Geschenke, Spenden und Bewirtung werden steuerlich unterschiedlich behandelt. Entscheidend sind der tatsächliche Zweck, die begünstigte Person und die speziellen Voraussetzungen für den jeweiligen Abzug.

Bei erfüllten Voraussetzungen gilt insbesondere:

• Bestimmte Geschenke können innerhalb der einschlägigen Grenzen abzugsfähig sein.
• Qualifizierende Spenden können die Corporation Tax mindern.
• Kundenbewirtung ist grundsätzlich nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Eine zutreffende Einordnung und nachvollziehbare Belege helfen, die steuerlichen Folgen frühzeitig zu erkennen und Fehler zu vermeiden.