Firma in Estland gründen: Auszahlungen und steuerlich anerkannte Ausgaben

Eine Gesellschaft in Estland kann die dortigen Regeln zur Besteuerung ausgeschütteter Gewinne nutzen. Das bedeutet jedoch keine allgemeine Steuerfreiheit privater Entnahmen. Entscheidend sind der tatsächliche Zweck einer Zahlung, ihre Dokumentation und die jeweils geltenden Vorschriften. Dieser Beitrag erläutert auch historische Sätze für 2024 und Änderungen ab 2025.

Welche Ausgaben werden besteuert?

Wir unterscheiden Arbeitsentgelt, geldwerte Vorteile, Dividenden und nachgewiesene betriebliche Ausgaben. Diese Zahlungsarten haben unterschiedliche Voraussetzungen und dürfen nicht beliebig gegeneinander ausgetauscht werden.

Steuern auf geldwerte Vorteile in Estland

§ 48 des Einkommensteuergesetzes regelt geldwerte Vorteile, die ein Arbeitgeber im Zusammenhang mit einer Beschäftigung gewährt. Dazu können vergünstigte Waren, Dienstleistungen, Sachleistungen und bestimmte Kostenübernahmen gehören.

Die Einordnung richtet sich nach dem tatsächlichen Vorteil und den gesetzlichen Vorschriften. Eine Kostenübernahme oder Erstattung ist nicht schon deshalb steuerfrei, weil sie nicht als gewöhnliches Gehalt ausgezahlt wird.

Auf der Website der estnischen Steuerbehörde finden Sie Erläuterungen zur Berechnung der Steuern auf geldwerte Vorteile.

Welche Personen können erfasst sein?

Die Vorschriften betreffen insbesondere Arbeitnehmer und weitere gesetzlich gleichgestellte Personen.

• Mitglieder eines Leitungs- oder Kontrollorgans;
• weitere nach § 48 gleichgestellte natürliche Personen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
• Personen, die aufgrund eines Werk-, Auftrags- oder sonstigen schuldrechtlichen Vertrags arbeiten oder Leistungen erbringen;
• bestimmte Angehörige und nahestehende Personen der gesetzlich erfassten Beschäftigten;
• unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch Beschäftigte eines Unternehmens derselben Unternehmensgruppe.
• Der geldwerte Vorteil wird grundsätzlich beim Arbeitgeber besteuert.
• Diese Besteuerung wird dem Beschäftigten nicht wie gewöhnlicher individueller Arbeitslohn zugerechnet.
• Für die Erklärung und Zahlung der entsprechenden Steuern ist der Arbeitgeber verantwortlich.

Beispiele für mögliche geldwerte Vorteile:

• die vollständige oder teilweise Übernahme privater Wohnkosten eines Beschäftigten;
• die kostenlose oder verbilligte private Nutzung von Arbeitgebervermögen, etwa eines Firmenwagens;
• Versicherungsbeiträge zugunsten eines Beschäftigten, soweit keine Ausnahme gilt;
• Reisekostenerstattungen oberhalb der steuerfreien Grenzen;
• Darlehen mit einem Zinsvorteil gegenüber dem jeweils gesetzlich maßgeblichen Vergleichswert;
• die Überlassung von Waren oder Leistungen unter dem maßgeblichen Marktwert;
• der Erlass einer Forderung gegenüber einer erfassten Person;
• die Übernahme privater, nicht betrieblich veranlasster Ausbildungskosten;
• Mitarbeiteroptionen unter Berücksichtigung der Dreijahresregel und gesetzlicher Ausnahmen;
• Freizeitveranstaltungen für Beschäftigte, soweit sie nicht unter eine konkret anwendbare Ausnahme fallen.

Steuersätze und historische Vergleichswerte:

2024: Einkommensteuer 20/80 und Sozialsteuer von 33 Prozent auf Vorteil zuzüglich Einkommensteuer; insgesamt 66,25%

2025: Einkommensteuer 22/78 und Sozialsteuer von 33 Prozent auf Vorteil zuzüglich Einkommensteuer; insgesamt 70,51 %

Gehalt und Vergütung aus Werk- oder Auftragsverträgen

Steuersätze und historische Vergleichswerte:

2024: Historischer Vergleich 2024: Sozialsteuer grundsätzlich 33 Prozent, Einkommensteuer 20 Prozent und gegebenenfalls Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge. Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile haben unterschiedliche Bemessungsgrundlagen. (kein pauschaler Gesamtsteuersatz)

2025: Ab 2025 beträgt die Einkommensteuer grundsätzlich 22 Prozent; Sozialsteuer und die jeweils einschlägigen Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge sind getrennt zu berechnen. Die Rentenbeiträge können je nach gewähltem Satz abweichen. (kein pauschaler Gesamtsteuersatz)

Ob Gehalt oder eine andere zulässige Leistung wirtschaftlich günstiger ist, lässt sich nur anhand einer vollständigen Berechnung beurteilen. Eine Vergütung für Arbeit darf nicht allein aus Steuergründen als andere Zahlungsart bezeichnet werden.

 Dividenden:

Für eine Dividendenausschüttung sind unter anderem folgende gesellschaftsrechtliche Voraussetzungen zu prüfen:

• die ordnungsgemäße Kapitalausstattung und die für die Gesellschaft geltenden Einzahlungs- und Registerpflichten;
• ein aufgestellter und genehmigter Jahresabschluss;
• ein ausschüttungsfähiger Gewinn des abgelaufenen Jahres oder zulässige Gewinnvorträge sowie die Wahrung der Zahlungsfähigkeit;
• die gesetzlich vorgeschriebene Eigenkapitaldeckung nach der Ausschüttung;
• ein entsprechender Beschluss der Gesellschafter.

Steuersätze und historische Vergleichswerte:

2024: regulär 20/80, entsprechend 25 Prozent des Nettobetrags; für bestimmte regelmäßige Ausschüttungen galten 14/86 und gegebenenfalls eine zusätzliche Quellensteuer von 7 Prozent. Dies sind historische Regeln.

Seit 2025: 22/78, entsprechend rund 28,21 Prozent des Nettobetrags.

Welche Ausgaben können ohne zusätzliche Besteuerung anerkannt werden?

Echte betriebliche Ausgaben sind von privaten Entnahmen zu unterscheiden. Ihre Zahlung ist keine steuerfreie Auszahlung beliebiger Unternehmensmittel an den Eigentümer.

Eine saubere Buchhaltung hilft, betriebliche Kosten richtig zu erfassen und Ausnahmen nachvollziehbar anzuwenden. Dafür müssen Zweck, Belege und gegebenenfalls ein privater Anteil dokumentiert sein.

Für ein estnisches Unternehmerkonto gelten andere Regeln: Ausgaben werden dort grundsätzlich nicht wie bei einer Gesellschaft vom besteuerten Zahlungseingang abgezogen.

Auch ein Einzelunternehmer, in Estland FIE, unterliegt eigenen Einkommen- und Sozialsteuerregeln. Er kann zulässige Betriebsausgaben berücksichtigen; für ein besonderes Konto bestehen unter Voraussetzungen Regeln zur Steuerstundung. Ein allgemeines Verbot, Gewinne wieder zu investieren, besteht nicht.

Grundsätzlich führen nachgewiesene, tatsächlich betriebliche Ausgaben einer Gesellschaft nicht allein aufgrund ihrer Zahlung zu einer Besteuerung wie bei einer Gewinnausschüttung. Sonderregeln, Umsatzsteuer und private Nutzung sind gesondert zu prüfen.

Rechnungen und andere Belege müssen den tatsächlichen Geschäftsvorgang bestätigen. Entscheidend ist ein nachvollziehbarer Zusammenhang mit der Unternehmenstätigkeit.

Beispiele für betriebliche Ausgaben

1. Materialien und Dienstleistungen: Kosten für tatsächlich im Unternehmen eingesetzte Waren und Dienstleistungen können betrieblich veranlasst sein. Der Beleg allein macht einen privaten Kauf jedoch nicht zur Betriebsausgabe.
2. Bürokosten: Dazu können Miete, Nebenkosten und Büromaterial gehören, soweit sie die betriebliche Nutzung betreffen.
3. Arbeitsmittel und Büroausstattung: Möbel, Geräte, Computer und andere benötigte Arbeitsmittel sind entsprechend ihrer Nutzung und den Rechnungslegungsvorschriften zu erfassen.
4. Betrieblich veranlasste Weiterbildung: Kurse, Schulungen und Seminare können übernommen werden, wenn ein nachvollziehbarer Zusammenhang mit den beruflichen Aufgaben besteht.
5. Werbung und IT-Leistungen: Dazu gehören etwa Onlinewerbung, die Erstellung einer Unternehmenswebsite, Softwareentwicklung und betriebliche IT-Unterstützung.
6. Trinkwasser: Die Bereitstellung von Trinkwasser am Arbeitsplatz kann unter den entsprechenden Voraussetzungen eine betriebliche Ausgabe sein.
7. Abschreibung von Vermögenswerten: Abschreibungen verteilen Anschaffungskosten nach den Rechnungslegungsvorschriften über die Nutzungsdauer. Sie dürfen nicht künstlich zur Ergebnissteuerung festgelegt werden. Bei einer estnischen Gesellschaft senken sie nicht automatisch eine laufende Steuer auf den Jahresgewinn. Die ursprünglich geplante zweiprozentige Gewinnkomponente der Sicherheitssteuer wurde vor ihrer Anwendung aufgehoben und darf hier nicht als geltende Steuer dargestellt werden.

Berufs- und Schutzkleidung

Unter den entsprechenden Voraussetzungen können Aufwendungen für Berufs- oder Schutzkleidungals betriebliche Ausgaben anerkannt werden. Entscheidend sind ihre tatsächliche Funktion, Nutzung und die Anforderungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes.

Ein gewöhnlicher Anzug, Mantel oder eine Jacke wird nicht automatisch durch ein Firmenlogo oder eine Tätigkeit rund um die Uhr zu steuerfreier Arbeitskleidung. Auch Eigentümer und Geschäftsführer müssen den betrieblichen Zweck und eine mögliche Privatnutzung prüfen. Bei zweifelhaften Anschaffungen ist eine klare Abgrenzung sinnvoller als die Annahme einer pauschalen Steuerfreiheit.

Wann ist eine Ausgabe tatsächlich betrieblich veranlasst?

§ 32 Absatz 2 des Einkommensteuergesetzes enthält den Grundsatz zur Abziehbarkeit betrieblicher Ausgaben insbesondere für Einzelunternehmer. Bei einer Gesellschaft sind unter anderem die Regeln zu nicht betrieblich veranlassten Ausgaben zu berücksichtigen. Die konkrete Rechtsgrundlage und der Zusammenhang mit der Tätigkeit müssen stimmen.

Besondere Regeln gelten für bestimmte Ausgaben des Arbeits- und Gesundheitsschutzes,wenn die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu können gehören: arbeitsmedizinische Untersuchungen,Erste-Hilfe-Ausrüstung und die erforderliche Erstattung einer Sehhilfe für Bildschirmarbeit. Eine Gefährdungsbeurteilung und passende Nachweise können erforderlich sein.

Erstattung von Auslagen

Nach § 12 Absatz 3 können ordnungsgemäß belegte Erstattungen fremder Aufwendungen unter den gesetzlichen Voraussetzungen kein steuerpflichtiges Einkommen der natürlichen Person darstellen. Diese Regel setzt einen tatsächlichen Erstattungsgrund voraus und ersetzt nicht die besonderen Vorschriften für geldwerte Vorteile und Leistungen mit eigenen Voraussetzungen oder Höchstgrenzen.

Hat ein Gesellschafter einen privat angeschafften Computer, ein Telefon oder Möbel, die das Unternehmen benötigt, kann ein echter Kaufvertrag mit der Gesellschaft in Betracht kommen. Er sollte die Gegenstände, den Eigentumsübergang und den Marktwert am Verkaufstag.

festhalten. Die Veräußerung tatsächlich privat genutzter beweglicher Gegenstände kann steuerfrei sein. Das gilt nicht automatisch für regelmäßigen Handel, eigens zum Weiterverkauf erworbene Waren oder überhöhte Zahlungen an einen Gesellschafter.

Leistungen nach der Firmengründung: Voraussetzungen und Höchstgrenzen

Welche Leistung für Ihr Unternehmen passt, hängt von ihrer tatsächlichen Verwendung, dem Empfängerkreis und den gesetzlichen Nachweisen ab. Höchstgrenzen ersetzen diese Voraussetzungen nicht.

1. Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers

Bei betrieblicher Nutzung der Wohnung können bestimmte tatsächliche Kosten nach einem sachgerechten Nutzungsanteil erstattet werden, etwa:

• notwendige Instandhaltung im betrieblichen Umfang;
• Betriebsmöbel.
• Strom, Wasser, Heizung, Internet und Telefon;
• anteilige Sicherheits- und Reinigungsleistungen.

Vereinbarung, Aufteilungsmaßstab und Belege müssen nachvollziehbar sein. Mietzahlungen an eine Privatperson sind von einem bloßen Kostenersatz zu unterscheiden und können steuerpflichtige Mieteinnahmen sein. Private Darlehenstilgungen und Einzahlungen in eine allgemeine Instandhaltungsrücklage sind nicht ohne Weiteres steuerfreier Kostenersatz.

2. Erstattung für berufliche Fahrten mit einem persönlichen Pkw

Für berufliche Fahrten mit einem persönlichen Pkw kann eine steuerfreie Erstattung möglich sein. Dafür gelten insbesondere folgende Voraussetzungen:

• Der Empfänger muss zu dem gesetzlich vorgesehenen Personenkreis gehören, etwa Arbeitnehmer oder Mitglied eines Leitungs- oder Kontrollorgans.
• Der gewöhnliche Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist grundsätzlich keine berufliche Fahrt. Für gesetzlich geregelte Ausnahmen sind die besonderen Voraussetzungen zu prüfen.
• Das Fahrzeug darf nicht dem Arbeitgeber gehören oder von ihm besessen werden. Die Nutzungsberechtigung und die beruflichen Fahrten müssen ordnungsgemäß nachgewiesen sein.

Seit 2025 beträgt die steuerfreie Erstattung für nachgewiesene berufliche Fahrten mit einem persönlichen Pkw bis zu 0,50 Euro je Kilometer . Der frühere Satz betrug 0,30 Euro. Die monatliche Höchstgrenze liegt bei 550 Euro je Arbeitgeber; die frühere Monatsgrenze betrug 335 Euro. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenverzeichnis ist erforderlich; die Erstattung wird jährlich mit INF 14 erklärt.

In unserem Beitrag zur privaten Nutzung von Firmenwagen finden Sie weitere Erläuterungen zur Besteuerung.Private Nutzung von Firmenwagen in Estland

3. Tagegeld bei Auslandsdienstreisen

Bei betrieblichen Auslandsreisen können berechtigte Beschäftigte und Organmitglieder Tagegeld innerhalb der gesetzlichen Grenzen erhalten. Reiseanlass, Dauer und Berechtigung sind zu dokumentieren. Belege für Flug, Unterkunft und andere Reisekosten werden zusätzlich benötigt; private Kosten bleiben davon getrennt.

Für steuerfreie Auslandstagegelder gelten die folgenden historischen und ab 2025 geänderten Höchstbeträge:

• 50 Euro je Tag bis Ende 2024; seit 2025 bis zu 75 Euro für die ersten 15 Tage, höchstens für 15 Tage je Kalendermonat.
• 32 Euro je Tag bis Ende 2024; seit 2025 bis zu 40 Euro für weitere Tage.

Die steuerfreie Tagegeldregel gilt für die gesetzlich erfassten Arbeitnehmer und Organmitglieder. Für selbstständige Auftragnehmer darf sie nicht ohne Prüfung übernommen werden.

4. Bewirtungs- und Repräsentationsaufwendungen

Für die angemessene Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern können unter bestimmten Voraussetzungen Aufwendungen für Verpflegung, Unterkunft, Transport und Unterhaltung innerhalb einer Freigrenze anerkannt werden.

• Der steuerfreie Grundbetrag betrug bis Ende 2024 32 Euro monatlich und beträgt seit 2025 grundsätzlich 50 Euro monatlich.
• Hinzu kommen 2 Prozent der im maßgeblichen Zeitraum sozialsteuerpflichtigen Zahlungen ; dies ist keine pauschale Grenze je Mitarbeiter. Maßgeblich sind die gesetzlichen Berechnungs- und Jahresausgleichsregeln.

Die Repräsentationsregel betrifft Gäste und Geschäftspartner, nicht ohne Weiteres Beschäftigte oder Vorstandsmitglieder. Die Erklärung erfolgt in Anlage 5 der TSD.

5. Werbegeschenke

Geschenke mit einem nachgewiesenen Werbezweck können innerhalb der gesetzlichen Wertgrenze steuerfrei sein. Die frühere Grenze betrug 10 Euro ohne Umsatzsteuer je Gegenstand; seit 2025 sind es 21 Euro.Der Werbezweck und der Wert müssen belegt sein. Wird die Grenze überschritten, wird grundsätzlich der gesamte maßgebliche Wert besteuert, nicht nur der übersteigende Teil.

Bei gesonderten Kosten für Logoaufdruck und Verpackung ist zu prüfen, wie sie nach den einschlägigen Regeln in die Werbegeschenkbewertung eingehen. Die Behandlung ist von der Umsatzsteuerfrage zu unterscheiden.

6. Geschenke und Spenden

Geschenke und Spenden einer Gesellschaft können Einkommensteuer auslösen: historisch 20/80, seit 2025 grundsätzlich 22/78 des Nettobetrags. Für Spenden an gesetzlich begünstigte Empfänger bestehen eigene Grenzen. Als alternative Berechnungsgrundlagen kommen unter den gesetzlichen Voraussetzungen infrage: 10 Prozent des maßgeblichen Gewinns des Vorjahres oder 3 Prozent der maßgeblichen sozialsteuerpflichtigen Zahlungen.

7. Gesundheitsförderung

Seit 2018 gibt es eine Steuerbegünstigung für bestimmte Gesundheits- und Sportaufwendungen. Seit 2025 beträgt der maßgebliche Jahreshöchstbetrag 400 Euro je Beschäftigten.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können dazu gehören:

• Teilnahmegebühren für öffentliche Sportveranstaltungen;
• regelmäßige Nutzung von Sport- und Trainingseinrichtungen;
• bestimmte Gesundheitsleistungen einschließlich zulässiger Massagen durch entsprechend qualifizierte Anbieter;
• zulässige Kosten unternehmenseigener Sporteinrichtungen.

Die Leistung muss zur begünstigten Kategorie gehören, belegt sein und den vorgesehenen Beschäftigten zu gleichen Bedingungen angeboten werden. Eine pauschale Steuerfreiheit beliebiger Wellness- oder Gesundheitsausgaben besteht nicht.

8. Weiterbildung

Der Arbeitgeber kann tatsächlich beruflich veranlasste Weiterbildungen übernehmen. Dazu können gehören:

• berufliche Fortbildungen;
• fachbezogene Schulungen, Seminare und Konferenzen;
• notwendige Reise- und Übernachtungskosten im Zusammenhang mit der Weiterbildung.

Der Zusammenhang mit der Tätigkeit muss nachvollziehbar sein. Für private Ausbildung oder Vorteile gelten gegebenenfalls andere Regeln.

Zusammenfassung

Wer diese Voraussetzungen und Grenzen kennt, kann betriebliche Leistungen nachvollziehbar gestalten. Belege, richtige Empfängerkreise und die Trennung privater Kosten bleiben unverzichtbar. Bei Zweifeln oder ungewöhnlichen Fällen sollte die konkrete Gestaltung mit einem erfahrenen Buchhalter oder Steuerberater geprüft werden.